Wegwijzer voor elektronisch declareren

HELP, IK MOET ELEKTRONISCH DECLAREREN!

Hoe als zorgaanbieder te handelen bij de overgang naar elektronisch declareren.

Regelmatig worden (nieuwe) zorgaanbieders door zorgverzekeraars er op gewezen, dat men declaraties elektronisch moet indienen. Het indienen verloopt via het landelijk declaratieportaal van VECOZO. Vereist is dat de declaratieberichten voldoen aan één van de declaratiestandaarden van Vektis.

Met enige regelmaat ontvangt de Helpdesk EI van Vektis vragen over wat een zorgaanbieder kan en moet doen om elektronisch te kunnen declareren. Om hierover meer duidelijkheid te verschaffen geven wij een beknopte beschrijving van de stappen die men kan of noodzakelijkerwijs moet nemen om tot elektronisch declareren over te gaan.

Bent u een nieuwe zorgaanbieder? Of declareert u nog via papier? De volgende stappen zijn dan door u te nemen:
stap 1 keuze en aanschaf van software
stap 2 aanvragen van AGB-code bij Vektis
stap 3 aanmelden bij VECOZO

Stap 1 Keuze en aanschaf van software

Om elektronische declaraties conform de Vektisstandaard te kunnen versturen dient u te beschikken over daarvoor geschikte software. Voor de diverse zorgsoorten in de Nederlandse gezondheidszorg zijn er verschillende gespecialiseerde softwareleveranciers in de markt. Hoe een welafgewogen selectie te maken?

• U kunt te rade gaan bij vakgenoten. Heeft iemand al goede ervaringen met een bepaald softwarepakket?
• U kunt zich wenden tot een brancheorganisatie waar u lid van bent. Wellicht kan men u van advies dienen.
• Om enige richting te geven is een overzicht van Vektis met softwareleveranciers te raadplegen. Dit overzicht bestaat uit een tabel met codes voor softwareleveranciers en software.

Deze codes worden optioneel gebruikt voor de vulling van twee velden in de header (soort kopregel) van een declaratiebericht. De desbetreffende softwareleveranciers reiken zelf de gegevens aan aan Vektis. Vektis neemt vervolgens de gegevens op in de codetabel. Dit geschiedt nog vrijblijvend. Daarom is deze lijst niet volledig. Het verschaft een indicatie welke partijen er met welke software voor welke zorgsoorten een rol spelen in het declaratieverkeer.

Deze codetabel heeft als code COD805-VEKT en is genaamd ‘Code Informatiesysteem Softwareleverancier’. Klik hier voor de codetabel. In de kolom Toelichting staat beschreven voor welke soort zorgverlening de software bedoeld is.

• Aan de hand van één of meerdere leveranciersnamen kunt u op internet meer informatie en eventueel contactgegevens verkrijgen.
• Eisen bij de keuze van software.

Van belang is in ieder geval er zeker van te zijn dat de software voldoet aan één van de of desgewenst meerdere declaratiestandaarden van Vektis. Ook belangrijk is te weten of de software ook retourberichten, die afkomstig zijn van zorgverzekeraars, kan inlezen. Ook mag functionaliteit om een zogenaamd COV-bericht te genereren niet ontbreken. Met behulp van dit bericht kunt u het verzekeringsrecht van uw cliënten controleren. Met deze controle verloopt het declaratieproces soepeler.

Als het goed is heeft de softwareleverancier de programmatuur zowel getoetst via het testportaal van Vektis als ketentests met één of meer zorgverzekeraars.

• De software is niet gratis en wordt meestal aangeschaft op licentiebasis. De kosten hiervan zijn voor u als zorgaanbieder voor eigen rekening. Er zijn ook oplossingen die alleen het aanmaken van de declaratie ondersteunen. Deze software is waarschijnlijk goedkoper en gemakkelijker te doorgronden.

Nota bene: met het oog op de onafhankelijke positie verstrekt Vektis geen voorkeursadviezen voor bepaalde leverancier-softwarecombinaties.

Stap 2 Aanvragen van AGB-code bij Vektis

Voor het aanmaken van een declaratiebericht en het indienen ervan bij VECOZO is een AGB-code vereist. Indien u als nieuwe zorgaanbieder hier nog niet over beschikt, vraagt u deze aan bij Vektis. Vektis beheert het AGB-register. Dit bevat allerlei gegevens van zorgverleners, praktijken en instellingen in de Nederlandse gezondheidszorg. Elke natuurlijke persoon en rechtspersoon krijgt een eigen AGB-code toebedeeld. Informatie over het aanvragen van een AGB-code vindt u via de website AGBcode.nl.
Het opzoeken van eigen AGB-gegevens of die van een andere zorgverlener kunt u doen via de zogenaamde AGB-webzoeker van Vektis. De webzoeker bevat ook een vraagbaak.

Stap 3 Aanmelden bij VECOZO, het landelijk declaratieportaal

Om elektronische declaratieberichten te kunnen indienen bij VECOZO is een certificaat benodigd. Het VECOZO-certificaat verschaft ondermeer de garantie dat uw bericht op een beveiligde manier aankomt bij het declaratieportaal. Voor uw eerste aanmelding bij VECOZO is een AGB-code, uitgegeven door Vektis, nodig. Uw aanmelding en het aanvragen van een certificaat geschiedt door het invullen van een webformulier. Informatie over het certificaat zelf is te vinden op de website van VECOZO. Hoe u het VECOZO-certificaat ophaalt en installeert staat in de handleiding onder het kopje ‘Installeren certificaat’. Verdere informatie over mogelijkheden voor ondersteuning van zorgaanbieders bij het declaratieproces kunt u vinden bij VECOZO. Per e-mail kunt u ook met vragen terecht bij de helpdesk van VECOZO: support@vecozo.nl.

Stap 4 Declareren

Uw softwareleverancier kan u helpen bij de installatie en het gebruik van de software.

U declareert al elektronisch, maar u wordt gevraagd dit te doen volgens een recentere versie van de declaratiestandaard.
Als de leverancier van uw huidige declaratieprogrammatuur nog geen contact met u heeft opgenomen, kunt u hem zelf benaderen en informeren naar een upgrade van de software. De softwareleverancier behoort te beschikken over declaratiesoftware volgens de meest actuele versie van een EI-standaard van Vektis.
Ook is het mogelijk de ‘markt’ opnieuw te verkennen en te kijken naar een andere softwareleveranciercombinatie. In dit geval volgt u de hiervoor beschreven stap 1.

Voor vragen over de EI-standaarden zelf en het gebruik ervan kunt u terecht bij de Helpdesk EI: helpdesk-ei@vektis.nl.

tekstversie 4 juni 2008

Voor een te downloaden pdf-versie van bovenstaande tekst klik hier.