“Van 57 dagen naar 7 minuten mede dankzij AGB Services”

Voorheen duurde het 57 dagen om klant te worden bij Famed. Dit kwam onder andere doordat er allerlei checks moeten plaatsvinden in openbare bronnen op het gebied van contracten, registraties en handtekeningen. Sinds Famed het proces geautomatiseerd heeft kan het in minder dan een kwartier, onder meer dankzij een koppeling met het AGB-register van Vektis.

Famed is specialist in medical factoring. Dat houdt in dat zij het administreren, factureren en innen van declaraties uit handen nemen van zorgaanbieders. Frans Kloosterman is business developer bij Famed. “Een jaar geleden ontstond de droom om het proces dat een zorgaanbieder moet doorlopen voordat hij klant is bij Famed te automatiseren. We wilden het mogelijk maken om binnen een kwartier en via de website klant te worden. Dit proces nam voorheen maar liefst 57 dagen in beslag doordat er allerlei checks moeten plaatsvinden in openbare bronnen op het gebied van contracten, registraties en handtekeningen. Denk aan het controleren van de BIG-registratie, de AGB-code, de registratie bij de Kamer van Koophandel en kredietscores bij EDR-DAS. En niet te vergeten het bezoeken van de potentiële klant, het opstellen van de offerte en het contract en het fysiek ondertekenen van alle documenten door de verschillende ondertekenaars.”

Het proces

“Als 1e gingen we aan de slag met de vraag welk proces we precies wilden automatiseren. We hebben onszelf bij elke stap afgevraagd waarom we de dingen doen die we doen en of elke stap wel nodig was.” Aan het woord is Floor van Wakeren, net als Frans werkzaam als business developer bij Famed. “Dit leverde een blauwdruk op voor het nieuwe proces. Daar is een demo van gemaakt en die hebben we getoetst bij onze klanten. Dit was heel leerzaam en gaf ons input voor het verfijnen van het proces.”

Kloosterman: “Met het nieuwe proces en de demo in de hand konden we starten met bouwen. Een maatwerkklus vanwege de vele koppelingen die we moesten leggen. In het voorjaar van 2018 gaven we het startsein voor de bouw, in oktober in datzelfde jaar was het ‘klaar’.”

    "Dankzij een koppeling met AGB Services kunnen we nu in 1 oogopslag zien aan welke zorginstelling of -vestiging een zorgaanbieder is gekoppeld." - Frans Kloosterman en Floor van Wakeren

Koppeling met AGB Services

Alle checks in de openbare bronnen en met banken vinden nu geautomatiseerd plaats. Ook met het AGB-register van Vektis. Dankzij een koppeling met AGB Services kunnen we nu in 1 oogopslag zien aan welke zorginstelling of -vestiging een zorgaanbieder is gekoppeld. Alleen doordat de klant zijn/haar AGB-ondernemingscode invoert op onze website. Met dit soort informatie is de overeenkomst zo opgesteld. Zelfs de ondertekening gaat digitaal. De verificatie verloopt via iDIN, een soort DigiD. Alle stappen en klantinformatie worden ook automatisch in ons crm-systeem opgeslagen.”

Van Wakeren vult aan: “57 dagen zijn 7 minuten geworden. Famed is de enige factoring partij waarbij het zo gemakkelijk is om klant te worden. En daar zijn we hartstsikke trots op.”

“We werken nog aan een 2e koppeling met Vektis. Deze is gericht op het geautomatiseerd invullen van de einddatum van een AGB-code of het ontkoppelen van een zorgverlener en een vestiging. Hierdoor kunnen we declaraties tijdig afwijzen. Ook dat gaat ons een hoop tijdwinst opleveren”, besluit Kloosterman.

Lastenverlichting

Marcel de Rouw is productmanager referentieproducten bij Vektis: “Mooi om te zien dat het gebruik van AGB services direct leidt tot administratieve lastenverlichting en niet alleen bij Famed als afnemer, maar ook bij de zorgaanbieder zelf. De zorgaanbieder die klant van Famed wordt, hoeft alleen z’n AGB-code op te geven en de rest gaat bijna vanzelf. Hoe efficiënt is dat!”

Famed heeft ongeveer 4.500 zorgaanbieders als klant: 2.500 mondzorgspecialisten en 2.000 ‘overige’ zorgaanbieders, zoals huisartsen, opticiens en audiciens, apothekers en paramedici. Zij verwerken 42 miljoen declaraties per jaar, goed voor een bedrag van 1,6 miljard euro. 1,1 miljard euro daarvan wordt uitgekeerd. Famed verstuurt jaarlijks 7 miljoen nota’s naar particulieren om de resterende halve miljard euro’s te innen.