Voor de toegang tot de besloten delen van de diensten en producten gaat Vektis met de organisaties die hiervan gebruik wensen te maken een overeenkomst aan waarin de voorwaarden voor de toegang en het gebruik zijn geregeld. De individuele gebruikers van die organisaties kunnen vervolgens, via een door henzelf aangemaakt persoonlijk account dan toegang krijgen tot de diensten en producten1 waar zij toe geautoriseerd2 zijn.
Om de overeenkomst met de organisatie waarvoor je, als individuele gebruiker, werkzaam bent uit te kunnen voeren, moet je eerst een persoonlijke account aanmaken en enkele persoonsgegevens verstrekken aan Vektis.
1 Op het moment waarop deze privacyverklaring is opgesteld, kunnen nog niet al de diensten en producten van Vektis die hiervoor in aanmerking komen, via het hier bedoelde persoonlijke Vektis-account worden ontsloten. In de toekomst zal Vektis dit aantal verder uitbreiden en streven naar een 'single sign on'. Vektis zal bij uitbreiding dit steeds tijdig afstemmen met de afnemende organisaties en voor zover dit van toepassing is via de privacyverklaring je opnieuw informeren.
2 Of een gebruiker toegang mag ontvangen tot een besloten deel van een specifieke dienst en/of specifiek product wordt bepaald door de toegangscriteria die Vektis opstelt en welke zijn weergegeven in de productvoorwaarden die Vektis met de organisatie waarvoor je werkzaam bent, is overeengekomen. (Zie ook voetnoot 1.)
Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van de hier bedoelde persoonsgegevens?
Vektis C.V. (Sparrenheuvel 18, 3708 JE ZEIST) is, in de zin van de wet, de (verwerkings)verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die nodig is in verband met de persoonlijke Vektis-accounts.
Vektis draagt er zorg voor de persoonsgegevens die zij hiervoor verwerkt passend worden beveiligd en er vertrouwelijk met deze gegevens wordt omgegaan.
Binnen Vektis is mevrouw E. Kortes-Dondorp (Elsemieke) als functionaris voor de gegevensbescherming aangewezen. Je kunt bij vragen over de verwerking van de persoonsgegevens contact opnemen met haar via het e-mailadres compliance@vektis.nl.
Het aanmaken van een persoonlijk Vektis-account
Zoals in voorgaande is aangegeven is voor de toegang tot een besloten deel van een dienst en/of product is het aanmaken van een persoonlijk Vektis-account op naam van jezelf als de individuele gebruiker vereist.
Als je een persoonlijk Vektis-account aanmaakt en aangeeft in te stemmen met deze privacyverklaring, verklaar je daarmee nadrukkelijk:
1. dat je toestemming hebt ontvangen van de organisatie waarvoor je werkzaam bent (en waaronder je betreffend Vektis-account aanmaakt) om toegang te vragen tot en gebruik te maken van de diensten en producten van Vektis voor deze organisatie;
2. dat je op de hoogte bent van het feit dat de organisatie waarvoor je werkzaam bent (en waaronder je betreffend Vektis-account aanmaakt) ingestemd hebt met de productvoorwaarden die Vektis met het oog op de toegang tot en het gebruik van de diensten en producten heeft opgesteld en dat je deze voorwaarden, voor zover dit op jou als individuele gebruiker van toepassing is of wordt, ook in acht zult nemen;
3. dat je op de hoogte bent dat Vektis de persoonsgegevens die je (of de organisatie waarvoor je werkzaam bent), in dit kader aan Vektis verstrekt voor de hierna benoemde verwerkingsdoeleinden verwerkt en dat je met deze verwerking tot wederopzegging instemt;
4. dat je door Vektis op de hoogte bent gesteld van de rechten die jou op grond van de privacywetgeving toekomen, te weten:
- het recht op informatie: dat je voorafgaand aan het aanmaken van het persoonlijk Vektis-account de mogelijkheid hebt ontvangen schriftelijk kennis te nemen van de inhoud van deze privacyverklaring (versie 1-0, model 06-2017), waarin de relevante informatie over de verwerking van de persoonsgegevens is verwoord;
- het recht om bij Vektis inzage te vragen van de persoonsgegevens die Vektis in dit verband van je verwerkt;
- het recht om de persoonsgegevens die Vektis van jou verwerkt in digitaal formaat te mogen ontvangen;
- het recht om rectificatie of gegevenswissing ('recht op vergetelheid') van je persoonsgegevens te vragen;
- het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens, die Vektis in dit verband uitvoert, te laten beperken of jouw toestemming voor de verwerking in te trekken;
- het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens die Vektis in dit verband uitvoert;
- het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder over de door Vektis in dit verband uitgevoerde verwerking.
Consequentie(s) bij het gebruikmaken van uw rechten
Je hebt op grond van de wet het recht om gebruik te maken van de rechten die zijn benoemd zijn onder punt 4 hierboven. Vektis heeft echter je persoonsgegevens nodig om de overeenkomst die Vektis heeft gesloten met de organisatie waarvoor je werkzaam bent uit te kunnen voeren en je daarmee toegang te verstrekken tot één of meerdere diensten en/of producten. Bij het gebruikmaken van een recht benoemd onder 4 sub c (met het oog op 'dataportabiliteit') tot en met sub f, heeft dit mogelijk het gevolg dat dit de toegang tot en het gebruik van de diensten en/of producten via je persoonlijke Vektis-account daarmee onmogelijk voor je wordt.
Indien je gebruik wenst te maken van een aan jou toekomend recht kun je contact opnemen met Vektis via het e-mailadres: accountbeheer@vektis.nl. Wij vragen je vriendelijk in voorkomende situaties er zorg voor te dragen dat Vektis over voldoende informatie van jou beschikt waaruit Vektis met voldoende zekerheid kan opmaken dat wie je zegt te zijn ook bent en wij op basis daarvan jouw verzoek in behandeling kunnen nemen.
Storingen en/of incidenten kun je ook telefonisch melden op telefoonnummer 030 - 8008 300.
Voor welke doeleinden verwerkt Vektis je persoonsgegevens?
Vektis verwerkt je persoonsgegevens in hoofdzaak:
- om de overeenkomst die zij sluit, wenst te sluiten of heeft gesloten met de organisatie waarvoor je werkzaam bent (en voor zover dit aan je persoonlijk Vektis-account gerelateerd is) uit te kunnen voeren (art. 6 lid 1 sub b Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)); en
- ten behoeve van de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Vektis of een derde (art. 6 lid 1 sub b AVG), zoals het afhandelen van (beveiligings)incidenten, fraudepreventie en met het oog op haar netwerkbeveiliging.
Concreet betekent dit dat Vektis je persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden verwerkt:
1. het aanmaken en het beheer van je account;
2. het proces van authenticatie, met betrekking tot de toegang tot en het gebruik van een dienst en/of product;
3. het autorisatie- en accountbeheer, met betrekking tot de toegang tot en het gebruik van een dienst en/of product;
4. het informeren van jou en de organisatie waarvoor je werkzaam bent (en voor zover dit aan jouw persoonlijk Vektis-account gerelateerd is) over relevante (niet-commerciële) zaken, zoals de doorontwikkeling en levering van een dienst en/of product waar de organisatie, waarvoor je werkzaam (en voor zover dit aan jouw persoonlijk Vektis-account gerelateerd is), toegang tot heeft of wenst te ontvangen;
5. het melden, opsporen en/of verhelpen van storingen en/of incidenten die zich voordoen of hebben voorgedaan bij de diensten en/of producten waarop deze productvoorwaarden van toepassing zijn verklaard, alsmede al de communicatie in dit verband;
6. de uitvoering van de overeenkomst met de organisatie waarvoor je werkzaam bent/was (en voor zover dit aan jouw persoonlijk Vektis-account gerelateerd is) en correspondentie over (voorgenomen) wijzigingen daarop;
7. het afhandelen van verzoeken van jou als je een beroep doet op een aan haar toekomend recht.
Aan wie verstrekt Vektis uw persoonsgegevens?
Vektis verstrekt je persoonsgegevens, die zij in dit kader verwerkt, uitsluitend aan
• de functionarissen die binnen Vektis (en voor zover dit van toepassing is aan verwerker(s)) voor zover die belast zijn met de verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van de hiervoor benoemde doeleinden;
• de vertegenwoordigingsbevoegde(n) van de organisatie waarvoor je werkzaam bent (en voor zover dit aan uw persoonlijk Vektis-account gerelateerd is) en voor zover deze verstrekking noodzakelijk is en past binnen de doeleinden waarvoor Vektis jouw persoonsgegevens heeft verzameld;
• een daartoe bevoegde instantie: naar aanleiding van een gegeven ambtelijk bevel of wettelijk voorschrift, dan wel ter vrijwaring van een gerechtvaardig belang van Vektis, de organisatie waarvoor u werkzaam bent (en voor zover dit aan jouw persoonlijk Vektis-account gerelateerd is) of (op verzoek van) de betrokkene.
Hoelang bewaart Vektis jouw persoonsgegevens?
Uitgangspunt is dat Vektis je persoonsgegevens gedurende zeven jaar bewaart, gerekend van het moment dat je jouw account niet meer actief hebt gebruikt. Vektis hanteert deze termijn met het oog op het bepaalde in art. 2:10 BW, waarin organisaties als Vektis worden verplicht van (aan overeenkomsten gerelateerde zaken) gedurende zeven jaren te bewaren.
Welke persoonsgegevens verwerkt Vektis van je als je een persoonlijk Vektis-account aanmaakt?
Vektis verwerkt de persoonsgegevens die je opgeeft bij het aanmaken van je persoonlijke Vektis-account respectievelijk die zij verkrijgt via de contactpersoon van de organisatie waarvoor je werkzaam bent en waarvoor je toegang tot de diensten en producten van Vektis vraagt.