Veelgestelde vragen

Op deze pagina staan veelgestelde vragen én de antwoorden daarop. Om te beginnen de vragen die gaan over het aanmaken van een account en het aanvragen van toegang tot een product. Ook de antwoorden op vragen over de AGB-code, standaardisatie en het registeren van de wachttijden ggz lees je hier.

Blijf op de hoogte

Altijd op de hoogte blijven van al onze nieuwtjes? Meld je dan nu aan voor onze nieuwsbrief.

Terug naar support

Aanleveren UBO

  • Waar staat de afkorting UBO voor?

    UBO staat voor Ultimate Benificial Owner en is de uiteindelijke verantwoordelijke persoon (maximaal 4) van een organisatie.

  • Wie is in mijn organisatie de UBO?

    De UBO is een belanghebbend natuurlijk persoon die direct of indirect 25% belang heeft in (het vermogen van) de organisatie. Bijvoorbeeld een direct belang in aandelen of certificaten. Indirect belanghebbenden zijn de personen die het bezit of de controle hebben over 25% of meer van:

    • de stemrechten in de algemene vergadering
    • een belang als begunstigde van het vermogen
    • een bijzondere zeggenschap over het vermogen
    • een recht op een aandeel in de gemeenschap
    • een recht op een aandeel in de winst
    • de stemrechten bij de besluitvorming over het wijzigen van de personenvennootschapsovereenkomst.
  • Waarom moet ik de UBO van mijn organisatie doorgeven aan zorgverzekeraars?

    Zorgverzekeraars zijn wettelijk verplicht om van alle ondernemingen aan wie zij geld overmaken vast te stellen wie de UBO is of zijn. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

  • Hoe geef ik de UBO voor mijn organisatie door?

    U kunt de UBO registreren door middel van het invullen van dit webformulier.

  • Wat gebeurt er als ik de UBO van mijn organisatie niet doorgeef?

    Banken en verzekeraars zijn verplicht om de UBO vast te stellen. Als zorgverzekeraars niet weten wie de UBO van een organisatie is, dan mogen zij volgens de Sanctiewet 1977 en andere sanctieregelingen geen geld overmaken naar die organisatie. Ook mogen zorgverzekeraars geen geld overmaken aan UBO’s die schuldig zijn bevonden aan het witwassen van geld of financieren van terrorisme en als gevolg daarvan op de Nationale sanctielijst staan. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

  • Waarom stuurt Vektis mij een e-mail?

    Zorgverzekeraars hebben Vektis gevraagd namens hen de UBO centraal op te vragen bij zorgorganisaties en door te zetten aan alle zorgverzekeraars. Het voordeel daarvan is dat je de UBO maar 1 keer hoeft aan te leveren en niet bij elke zorgverzekeraar afzonderlijk.

  • Wanneer moet ik de UBO doorgeven aan Vektis?

    U kunt het hele jaar door je zorgverzekeraar verzocht worden de UBO aan te leveren. U kunt daarvoor gebruik maken van dit webformulier. Als er gedurende het jaar UBO-gegevens wijzigen, geef dit dan via hetzelfde webformulier aan ons door.

  • Ik heb een mailing gekregen van een (branche)organisatie, maar niet van Vektis. Wat moet ik doen?

    Als u van Vektis geen mail of brief hebt ontvangen is er geen actie nodig. Vektis stuurt alleen een mail als de UBO nodig en/of onbekend is.

  • Ik heb geen mail of brief gehad van Vektis. Wat moet ik doen?

    Vektis stuurt alleen een mail of brief als de UBO niet bekend is en je deze moet aanleveren. Als u van Vektis geen mail of brief hebt ontvangen, dan is er geen actie nodig.

  • Ik heb geen bevestiging ontvangen na het registreren van mijn UBO. Is de registratie goed aangekomen?

    Heeft u na het verzenden een bevestiging op je scherm gekregen dat de verklaring is ontvangen? Dan is dit de bevestiging dat het goed is gegaan. Weet u niet zeker of u een bevestiging gezien hebt? Klik dan nogmaals op de link in het formulier. Is de verklaring verstuurd, dan krijgt u dit op het scherm te zien. Wij kunnen helaas niet op een andere manier voor u controleren of de UBO verklaring goed ontvangen is.

  • Ik heb een herinnering ontvangen, maar ik heb de UBO al aangeleverd.

    Een jaar na de laatste aanlevering van de UBO-gegevens, sturen wij een email met het verzoek om nogmaals de UBO-gegevens aan te leveren. Zo hebben zorgverzekeraars de meest recente gegevens. Ook als de UBO-gegevens niet zijn gewijzigd, is het raadzaam de UBO-gegevens opnieuw aan te leveren. Zo weten zorgverzekeraars dat zij met de meest recente gegevens werken. 

  • Ik heb niet direct met een zorgverzekeraars te maken, moet ik alsnog de UBO aanleveren?

    Ook wanneer je niet direct met een zorgverzekeraars te maken hebt, kun je wel indirect met ze te maken hebben. Patiënten die je hebt behandeld leveren voor vergoeding van hun factuur een declaratie in bij de zorgverzekeraars. Om deze facturen uit te betalen, controleren zorgverzekeraars wie de UBO is van de onderneming waar de behandeling uitgevoerd is. Is er geen UBO bekend? Dan kan de zorgverzekeraar besluiten niet over te gaan tot betaling.

    Zorgverzekeraars zijn wettelijk verplicht om van alle ondernemingen aan wie zij geld overmaken vast te stellen wie de UBO is of zijn. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

  • Het lukt mij niet om het webformulier te gebruiken. Is er een alternatief?

    Indien het niet lukt om het webformulier te gebruiken, kunt u de UBO's aanleveren door middel van dit formulier. 

    Je kunt het ingevulde formulier sturen naar ubo@vektis.nl. Wij horen daarbij ook graag tegen welk probleem u opliep bij het invullen van het webformulier.

  • Ik heb het formulier verstuurd, maar deze was nog niet compleet/er zat een fout in. Waar kan ik dit aanpassen?

    U kunt het webformulier opnieuw invullen met de juiste gegevens. Wij zullen de aangepaste gegevens delen met de zorgverzekeraars.

  • Mijn onderneming is niet meer actief en toch heb ik een e-mail ontvangen.

    Ondernemingen die minder dan een jaar geleden in het AGB-register zijn beëindigd, ontvangen ook een e-mail om de UBO-gegevens aan te leveren. Het kan namelijk zijn dat een zorgverzekeraar met terugwerkende kracht nog uitbetalingen van declaraties zal doen. Hiervoor hebben zij de meest recente UBO-gegevens nodig.

  • Ik heb een eenmanszaak, moet ik dan ook de UBO doorgeven?

    Zorgverzekeraars willen de natuurlijke rechtspersoon van een (zorg)onderneming weten, ook wanneer het een eenmanszaak betreft. Vandaar ook de UBO uitvraag voor eenmanszaken. 

    Zorgverzekeraars zijn wettelijk verplicht om van alle ondernemingen aan wie zij geld overmaken vast te stellen wie de UBO is of zijn. Een UBO is de persoon die eigenaar is van de onderneming of zeggenschap heeft. Dit is er minimaal 1 en kunnen er maximaal 4 zijn. Als zorgverzekeraars niet weten wie de UBO van een organisatie is, dan mogen zij wettelijk gezien geen geld overmaken naar die organisatie. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

  • Ik heb geen e-mail ontvangen, maar mijn zorgverzekeraar geeft aan dat de UBO niet bekend is. Wat moet ik doen?

    Als de zorgverzekeraar uw UBO niet heeft, dan mogen zij niet uitbetalen. Vul het formulier in op ubo.vektis.nl en werk uw email-adres in het AGB-register bij. Zo kunnen wij u ook in de toekomst goed bereiken.

  • Wat is het verschil tussen een direct en indirect belang?

    Van een indirect belang is sprake als uw organisatie onderdeel is van een holding of stichting. Voorbeeld: als de belanghebbende van uw organisatie een holding is, zijn wij op zoek naar de natuurlijke personen die de uiteindelijk belanghebbenden zijn van deze holding. Deze natuurlijke personen hebben dan een indirect belang in uw organisatie. Zijn de natuurlijk personen die de uiteindelijk belanghebbenden zijn, direct aan uw organisatie verbonden? Dan spreken we van een direct belang.

  • Waarom moet ik mijn UBO-gegevens zowel bij de KvK als bij Vektis registeren?

    Zorgverzekeraars hebben nog geen koppeling met het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Daarom draagt Vektis zorg voor het uitvragen van de UBO namens de zorgverzekeraars. Het voordeel daarvan is dat u de UBO('s) niet bij elke zorgverzekeraar afzonderlijk hoeft op te geven.

Kom je er niet uit?

Kom je er niet uit?