Veelgestelde vragen

Het aanmaken van een account doe je hier. Na het aanmaken ontvang je een e-mail van ons. In die e-mail staat een link, waarmee je het account activeert. Tijdens het activeren geef je een wachtwoord en beveiligingsvraag op. Nadat je een account hebt aangemaakt, heb je in de meeste gevallen nog toegang nodig tot onze producten. Deze toegang vraag je voor ieder product apart aan.

Nee, accounts worden op persoonlijk niveau uitgegeven en geregistreerd. Uit beveiligingsoogpunt is het niet toegestaan om met meerdere personen gebruik te maken van 1 account.

Je kan zelf je wachtwoord herstellen in een paar eenvoudige stappen. Dit gaat als volgt:

1. Ga naar de pagina voor het herstellen van je wachtwoord: https://vektis.okta-emea.com/signin/forgot-password

2. Geef je gebruikersnaam op. In de meeste gevallen is dit je e-mailadres. Heb je bij het registreren van je account een AGB-code opgegeven? Dan is je gebruikersnaam je AGB-code.

3. Klik op ‘Resetten via e-mail’.

4. Je ontvangt nu een e-mail van ons.

Hierin staat een link, waarmee je jouw wachtwoord kan herstellen. Geen e-mail ontvangen? Controleer dan je spamfolder.Als je de link in de e-mail opent, wordt er gevraagd om je beveiligingsvraag te beantwoorden. Als je deze goed beantwoordt, kan je een nieuw wachtwoord invoeren.

Als je een aantal maal met een verkeerd wachtwoord inlogt word je account geblokkeerd. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om een nieuwe inlogpoging te doen. Je account wordt na 30 minuten automatisch weer gedeblokkeerd. Weet je jouw wachtwoord niet meer? In de vraag hierboven lees je hoe je jouw wachtwoord herstelt.

Om gebruik te maken van een product vraag je éénmalig toegang aan tot dat product. Op deze pagina staat hoe je dat doet.

Heb je toegang gekregen?

Op deze pagina (hyperlink: https://www.vektis.nl/inloggen-en-producten-aanvragen) vind je een overzicht van alle producten, met per product een link naar de inlogpagina. Je inlognaam is het e-mailadres waarmee je de account hebt geregistreerd. Is je account geregistreerd op een AGB-code? Dan is de inlognaam jouwagbcode@vektis.nl. Bijvoorbeeld: 01234567@vektis.nl.

Heb je met je account toegang tot meerdere producten? Dan hoef je maar 1 keer bij een product in te loggen. Je kan daarna gebruik maken van de andere producten waar je toegang toe hebt, zonder opnieuw in te loggen.

Heb je een ander e-mailadres, maar staat je Vektis-account nog geregistreerd op je oude e-mailadres? Dan is het belangrijk dat je dit aan ons doorgeeft. Je kan het e-mailadres dat bij je account geregistreerd staat wijzigen door een e-mail te sturen naar accountbeheer@vektis.nl.

Dit is helaas niet mogelijk. Deze persoon vraagt in dat geval zelf een nieuwe account aan. Dit geldt ook wanneer je e-mailadres wijzigt doordat je werkzaam bent voor een nieuwe organisatie. Zie ook de vraag hieronder.

Nee. Als je in dienst treedt van een andere organisatie krijg je ook een nieuw account. Je oude account dient daarom te worden verwijderd. Je doet dit door een e-mail te sturen naar accountbeheer@vektis.nl. Vervolgens vraag je een nieuwe account aan.

Wil je jouw account verwijderen? Stuur hiervoor een e-mail naar accountbeheer@vektis.nl. Geef daarbij aan wat de reden is van het verwijderen van het account.

Je vraagt een AGB-code aan met behulp van een aanvraagformulier. Er zijn 4 verschillende aanvraagformulieren, voor 4 verschillende situaties. Het is belangrijk dat je het formulier gebruik dat op jouw situatie van toepassing is:

• Heb je nog geen persoonlijke AGB-code, maar heeft de onderneming waar je werkt wel een AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
• Heb je nog geen persoonlijke AGB-code en heeft de onderneming waar je werkt ook geen AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
• Heeft de onderneming nog geen AGB-code, maar de zorgverleners die daar werken wel? Gebruik dan dit formulier.
• Wil je een vestiging toevoegen aan een onderneming die al een AGB-code heeft? Gebruik dan dit formulier.

Nadat je het aanvraagformulier hebt ingediend, is je aanvraag nog niet compleet. Meer informatie over het verdere verloop van je aanvraag en de actuele doorlooptijd daarvan vind je hier.

NB Een AGB-code wordt niet zomaar verstrekt. Hiervoor dien je te voldoen aan de vastgestelde criteria voor de gekozen zorgsoort en kwalificatie. Deze criteria noemen we de erkenningen. Per kwalificatie kunnen de vereiste erkenningen verschillen.

De zorgsoort is het type zorg dat geleverd wordt. Een voorbeeld hiervan is fysiotherapie. Binnen de gekozen zorgsoort wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende specialismes. Denk hierbij aan kinderfysiotherapie of manuele therapie. Om je te helpen bij de keuze van de juiste zorgsoort kan je gebruikmaken van het Beheer en onderhoud document. Hierin staat beschreven welke zorgsoorten er zijn, en welke kwalificaties (specialisaties) daarbij horen. Per kwalificatie wordt hierin aangegeven welke erkenning(en) noodzakelijk zijn. Deze beschrijving begint op pagina 76 en eindigt op pagina 125.

Het is per aanvraag mogelijk om voor één zorgsoort en één kwalificatie tegelijk een AGB-code aan te vragen. Er kunnen niet meerdere zorgsoorten worden toegevoegd aan een AGB-code. Voor iedere zorgsoort wordt een aparte AGB-code uitgegeven. Wil je meerdere kwalificaties toevoegen aan je AGB-registratie? Dat kan nadat je een AGB-code hebt. Het aanvragen van een extra kwalificatie doe je hier.

In het aanvraagformulier wordt altijd gevraagd welke relatie de nieuwe AGB-code heeft met een bestaande onderneming, vestiging of zorgverlener. Een AGB-code staat namelijk nooit op zichzelf. In de AGB Webzoeker kan je de juiste AGB-code vinden voor het leggen van de relatie. Heeft je onderneming geen vestiging?

Voor het aanvragen van de AGB-code is het noodzakelijk om de vestiging bij te schrijven in de Kamer van Koophandel. Dit kan je doen met behulp van het Formulier 9A inschrijving vestiging rechtspersoon van de KvK. Is de vestiging toegevoegd aan de KvK-registratie? Dan kan je alsnog je aanvraag indienen.

In de meeste gevallen komt dit doordat de verplichte velden niet of niet correct zijn ingevuld. Controleer alle verplichte velden, deze herken je aan een *. Soms staan er onnodige spaties in een veld. Loop de velden langs en verwijder deze. Het indienen van het formulier zou nu geen probleem moeten zijn.

Na het indienen van de aanvraag is deze nog niet compleet. Je ontvangt van ons een e-mail met instructies om je aanvraag af te ronden. Wij hebben nog nodig:

1. Een handtekening onder je ingevulde aanvraag. Het ingevulde aanvraagformulier vind je in de bijlage van de instructie e-mail.
2. Iedere erkenning die je hebt opgegeven gaan wij verifiëren. Stuur daarom waar mogelijk een inschrijfbewijs mee van de door jou geselecteerde erkenningen. Een overzicht van de erkenningen die je hebt geselecteerd bij je aanvraag staan op het formulier dat je ondertekent. Is je inschrijving in een online register te verifiëren? Dan hebben wij aan het registratienummer dat je in de aanvraag hebt opgegeven voldoende.
   
   Stuur deze informatie, onder vermelding van een correspondentienummer, naar aanvraag@agbcode.nl. Na ontvangst gaan wij de aanvraag beoordelen. De gemiddelde doorlooptijd voor het afhandelen van een aanvraag vind je hier.

Veel wijzigingen kan je eenvoudig doorgeven via het VECOZO portaal. Hiervoor heb je een VECOZO-certificaat nodig. Heb je deze niet? Dan kan je jouw wijziging ook doorgeven via ons digitale wijzigingsformulier. Op deze pagina lees je hoe je dit doet.

De actuele doorlooptijd voor het verwerken van een wijziging staat hier.

Vanaf het moment van wijzigen in de AGB database duurt het minimaal 1 werkdag voordat de wijziging zichtbaar is in de webzoeker van het AGB-register. Wijziging(en) worden dagelijks aangeleverd bij de zorgverzekeraar(s). Afhankelijk van wanneer zij deze gegevens bijwerken in hun systemen, is de wijziging na minimaal 1 werkdag ook zichtbaar bij de zorgverzekeraar.

Om de kwaliteit van het AGB-register te garanderen voeren we regelmatig kwaliteitscontroles- en acties uit. Hiervoor heeft het AGB-register koppelingen met andere registers, zoals het KvK- of het BIG-register. Wijzigingen in deze registers hebben gevolgen voor je AGB-registratie. Om de actualiteit van het register verder te verbeteren, worden er steeds meer koppelingen met kwaliteitsregisters of beroepsorganisaties gelegd.

Ook het uitvoeren van kwaliteitscontroles in onze database kan leiden tot een wijziging in je AGB-registratie. We stellen hiermee vast of je AGB-registratie voldoet aan de vastgestelde criteria, waardoor je bij het gebruik hiervan niet tegen verdere problemen oploopt.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat iemand die hiervoor gemachtigd is, direct bij Vektis of via het VECOZO-portaal, een wijziging heeft doorgegeven. Is de wijziging die is doorgevoerd onjuist? Neem dan contact met ons op.

Van iedere wijziging in de registratie wordt de AGB-houder op de hoogte gesteld. Dit gebeurt op het e-mailadres dat bij de AGB-code geregistreerd staat. Als er iets wijzigt in je AGB-registratie, ontvang je een totaaloverzicht van je registratie. Hierdoor kan je de actuele stand van zaken bekijken. Wil je weten welk gegeven gewijzigd is? Bij een wijziging wordt een gegeven nooit overschreven. In plaats daarvan wordt het oude gegeven beëindigd, en het nieuwe gegeven opgevoerd. Het oude gegeven blijft daarmee zichtbaar in het overzicht. In het totaaloverzicht kan je zien welke gegevens er zijn beëindigd, en welke er actief zijn. Een gegeven dat niet meer actief is heeft altijd een einddatum in het overzicht.

Het AGB-register heeft een directe koppeling met het KvK-register. Een beëindiging van je KvK-registratie leidt daarom ook tot een beëindiging van je AGB-code. Wil je deze weer heropenen? Er zijn er twee mogelijkheden:

1. Is het beëindigde KvK-nummer weer actief?
   Als je het KvK-nummer dat bij je AGB-code geregistreerd staat weer heropent, kunnen wij je huidige AGB-registratie ook heropenen. Je hoeft hiervoor geen nieuwe aanvraag in te dienen. Wij verifiëren hiervoor online of je KvK-registratie weer actief is. Wil je dit? Neem dan per e-mail of telefonisch contact met ons op. Onze contactgegevens vind je hier.
2. Heb je een nieuw KvK-nummer?
   Als je een nieuw KvK-nummer hebt, dan moet je een nieuwe AGB-code aanvragen. Het is helaas niet mogelijk om met je nieuwe KvK-nummer je beëindigde AGB-code te heropenen. Het aanvragen van een AGB-code doe je hier.

Om je AGB-registratie te beëindigen hebben wij een beëindigingsformulier van je nodig. Deze dien je in te vullen en te ondertekenen. Een kopie van het ondertekende formulier stuur je naar info@agbcode.nl. De gemiddelde doorlooptijd voor het verwerken van een beëindiging is 5 werkdagen. Je ontvangt per e-mail een bevestiging wanneer de AGB-code is beëindigd.

Als je AGB-registratie beëindigt, betekent dit dat je AGB-code(s) een einddatum krijgt. Een AGB-code wordt nooit definitief verwijderd uit het systeem. Je VECOZO-certificaat blijft na beëindiging nog 6 maanden actief.

Je kan tot en met de datum waarop de registratie is beëindigd, nog steeds declaraties indienen met de beëindigde AGB-code.

Je heropent je AGB-registratie door een nieuwe aanvraag in te dienen. Bij het afhandelen van jouw aanvraag controleren wij of je al een AGB-code had. Als je voldoet aan de criteria voor de AGB-code die jij wilt, heropenen we jouw code weer. Dien hier een nieuwe aanvraag in. Daar lees je ook meer over het aanvraagproces, de doorlooptijd en de criteria waar je aan moet te voldoen.

Het AGB-register is hét identificerende register in de zorg, met de AGB-code als unieke sleutel. Met een AGB-code wordt declareren, zorginkoop, het contracteren en het 'gidsen' van zorg (via bijvoorbeeld zorgzoekers) mogelijk gemaakt. 

Het AGB-register kent 3 types zorgpartijen: ondernemingen, vestigingen en zorgverleners. Een zorgverlener is in AGB altijd gerelateerd aan één of meerdere vestiging(en) waar hij/zij werkzaam is. Een vestiging is altijd weer gerelateerd aan een onderneming. Via je AGB-code is relevante informatie zichtbaar zoals de bevoegdheid, die aangeeft welke zorg geleverd kan worden.

De kwaliteit en actualiteit van het AGB-register wordt geborgd door koppelingen met bronregisters. Voorbeelden hiervan zijn het KvK-register en het BIG-register. Wijzigingen in de registratie bij deze registers hebben een directe invloed op de gekoppelde AGB-registratie. Ondanks deze koppelingen, blijft de eigenaar van de AGB-code uiteindelijk wel zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de eigen AGB-registratie.

Voor het ontvangen van informatie uit het AGB-register zijn de AGB-services ingericht. Bekijk het overzicht van deze services. Wil je aansluiten op de service Informatie Raadplegen? Meer informatie, zoals een functionele beschrijving en een overeenkomst, vind je hier.

Via de AGB-webzoeker vind je meer informatie over een AGB-registratie. Niet alle informatie is openbaar; privacygevoelige informatie wordt hier niet getoond. Je kan zoeken op AGB-code, naam of adres.

In het AGB-register leggen we algemene informatie vast over je praktijk, zoals NAW-gegevens en de bevoegdheden. Daarnaast is voor een optimale zorginkoop nodig dat zorgverzekeraars over aanvullende informatie beschikken, zoals informatie over de toegankelijkheid en bereikbaarheid van de praktijk, kwalificaties van het personeel enzovoort. Deze informatie is ook van belang voor de vermelding in zorgzoekers en -vinders, zodat patiënten weten hoe en wanneer zij bij de praktijk terecht kunnen.

Centrale vastlegging maakt het mogelijk dat alle zorgverzekeraars over deze gegevens beschikken. Bovendien hoef je de informatie niet per zorgverzekeraar afzonderlijk aan te leveren. Dit verlaagt de administratieve lasten en dat scheelt dus tijd. Met deze centrale vragenlijst wordt ook 1 van de knelpunten uit (Ont)regel de Zorg aangepakt, namelijk de verschillende uitvragen van de service-aspecten.

Met de vragenlijst wordt generieke en niet-concurrentiële informatie opgevraagd over je praktijk. Het kan voorkomen dat een zorgverzekeraar je, in verband met de zorginkoop, nog een aantal specifieke vragen stelt. Het gaat dan om vragen die niet generiek zijn voor alle zorgverzekeraars en die voor een specifieke zorgverzekeraar wel van belang zijn. Zorgverzekeraars doen dit alleen als het echt nodig is.

We hebben te maken met wet- en regelgeving omtrent privacy, waarin is bepaald dat degene waarvan de gegevens worden vastgelegd en gebruikt, akkoord moeten gaan met het feit dat dit gebeurt. Daarom wordt voor deze aanvullende gegevens ook akkoord gevraagd op algemene voorwaarden. Zonder akkoord kan de zorgverzekeraar geen beschikking krijgen over de aanvullende gegevens.

Het niet invullen van de vragenlijst heeft consequenties. Zorgverzekeraars baseren de afspraken die zij met je (willen) maken op de gegevens zoals die in het AGB-register en de aanvullende vragenlijst vermeld staan. Ook zorgzoekers en –vinders maken gebruik van deze informatie, om een zo reëel mogelijk beeld van de praktijk te vermelden. Als zorgaanbieder hoef je deze gegevens via deze vragenlijst maar 1 keer aan te leveren en dus niet bij alle zorgverzekeraars apart op te geven.

Wanneer je de vragenlijst niet invult, dan beschikken de zorgverzekeraars niet over de noodzakelijke informatie om de zorginkoop en contractering met je praktijk goed uit te voeren. Het gevolg hiervan kan zijn dat zorgverzekeraars je geen of een onvolledig/onjuist contract (kunnen) aanbieden en dat zij hun verzekerden niet (kunnen) informeren over jouw praktijk. Daarnaast is je praktijk niet juist/onvolledig vindbaar in zorgzoekers en –vinders.

In het AGB-register leggen we algemene informatie vast over de praktijk, zoals NAW-gegevens en de bevoegdheden. Daarnaast is voor een optimale zorginkoop nodig dat zorgverzekeraars over aanvullende informatie beschikken, zoals informatie over de toegankelijkheid en bereikbaarheid van de praktijk, kwalificaties van het personeel enzovoort. Deze informatie is ook van belang voor de vermelding in zorgzoekers en -vinders, zodat patiënten weten hoe en wanneer zij bij je terechtkunnen. Via Vektis worden de gegevens beschikbaar gesteld aan zorgverzekeraars. Zo beschikken deze partijen over dezelfde actuele informatie. Zorgverzekeraars mogen deze gegevens alleen gebruiken ten behoeve van zorginkoop en het informeren van hun verzekerden, zoals contractueel overeengekomen tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieder.

Wij verwerken de gegevens binnen 1 werkdag. Heb je vragen over  de status van de verwerking, neem dan contact met ons op via info@agbcode.nl.

Je kunt het formulier insturen als niet alle vragen ingevuld zijn. Het is echter wel beter om het formulier volledig in te vullen. Hiermee voorkom je dat zorgverzekeraars het contract met je praktijk baseren op onjuiste of onvolledige gegevens en hun verzekerden niet goed informeren.

De ingevulde gegevens worden tussentijds automatisch opgeslagen. Deze gegevens worden tot 12 uur bewaard. Als de 12 uur verstreken zijn zonder verzending worden de gegevens automatisch verwijderd.

Let op: De vragenlijst bestaat uit meerdere pagina’s. De gegevens worden alleen opgeslagen als u in de vragenlijst naar de volgende pagina gaat.

Hier zit geen beperking op, de vragenlijst kan steeds opnieuw worden ingevuld en verzonden.

Om de administratie voor jou te beperken heeft Vektis al veel stappen voorbereid:

• Wij zorgen ervoor dat je AGB-registratie gekoppeld is aan bronnen zoals het BIG-register en de Kamer van Koophandel. Je hoeft je AGB-registratie daardoor alleen te controleren op juistheid en volledigheid. Omdat wij je benaderen via e-mail is het belangrijk dat je een juist e-mailadres opgeeft.
• De overige gegevens vul je aan door het invullen van een vragenlijst. Het controleren en aanvullen van de informatie duurt ongeveer 15 minuten. Het openen en invullen van de vragenlijst etalagegegevens bij VECOZO kan alleen door de contactpersoon van een onderneming. Dit doe je door in te loggen met je persoonlijke VECOZO-certificaat. Heb je hier vragen over? Neem dan contact op met VECOZO.
• In volgende jaren hoef je de gegevens alleen nog te controleren en waar nodig bij te werken. Vektis vult alle eerder geregistreerde informatie automatisch in.
• Je ontvangt elk jaar een herinneringsmail van Vektis met de vraag om de gegevens te controleren en zo nodig aan te passen.
• Vektis deelt de gegevens met alle relevante zorgverzekeraars. Je hoeft hiervoor zelf geen actie (meer) te ondernemen.

Om de contractering met zorgverzekeraars op tijd af te kunnen ronden, is het van belang dat je de vragenlijst vóór 1 mei 2019 invult.

Na 1 mei kun je op ieder moment wijzigingen doorgeven. Bijvoorbeeld wanneer de openingstijden zijn gewijzigd of de praktijk verhuisd. Zorgverzekeraars worden automatisch op de hoogte gesteld van wijzigingen die je doorvoert. Dit is handig, bijvoorbeeld wanneer de overeenkomst tussen je praktijk en de zorgverzekeraar tussentijds aangepast wordt. Zo beschikt de zorgverzekeraar altijd over de meest actuele gegevens. Wijzigingen kun je doorgeven door in te loggen op het Self Service Portaal van VECOZO via www.vecozo.nl.

Dit is een gezamenlijk initiatief van alle zorgverzekeraars en paramedische beroepsorganisaties (EN, KNGF, NVD, NVH, NVLF en VvOCM, zie ook het Paramedisch Platform Nederland).

Vektis coördineert de uitvraag aanvullende vragenlijst paramedi. Je registreert de antwoorden bij VECOZO via het Self Service Portaal (dienst aanvullende gegevens, ‘Etalagegegevens'. De informatie wordt bij Vektis opgeslagen in een aparte database. Samen met gegevens uit het AGB-register wordt deze informatie beschikbaar gesteld.

Heb je vragen over het invullen van de vragenlijst of problemen met inloggen bij VECOZO?

• Op het VECOZO-portaal staat een uitgebreide beschrijving over hoe je de gegevens kunt invullen.
• Heb je vragen over het inloggen, kijk dan hier.

Heb je vragen over het waarom van deze vragenlijst of over AGB? Neem dan contact op met Vektis. Bel naar 030 8008 380 of stuur een mail naar info@agbcode.nl.

Iedere zorgaanbieder die is aangesloten bij VECOZO heeft een contactpersoon opgegeven. Die contactpersoon ontvangt altijd een persoonlijk VECOZO-certificaat. De contactpersoon heeft alleen met zijn/haar persoonlijke certificaat toegang tot de dienst AGB-wijzigen.

Is het certificaat niet meer geldig of heb je dit niet meer? Kijk bij de veelgestelde vragen van VECOZO over certificaten voor de verschillende mogelijkheden en de te ondernemen stappen.

Je kunt het formulier insturen als niet alle vragen ingevuld zijn. Het is echter wel beter om het formulier volledig in te vullen. Hiermee voorkom je dat zorgverzekeraars het contract met je praktijk baseren op onjuiste of onvolledige gegevens en hun verzekerden niet goed informeren.

De bij VECOZO bekende ingelogde contactpersoon voor de praktijk is bevoegd de vragenlijst in te vullen.

Meer informatie hierover vind je op de website van VECOZO.

De ingevulde gegevens worden tussentijds automatisch opgeslagen. Deze gegevens worden tot 12 uur bewaard. Als de 12 uur verstreken zijn zonder verzending worden de gegevens automatisch verwijderd.

Let op: De vragenlijst bestaat uit meerdere pagina’s. De gegevens worden alleen opgeslagen als u in de vragenlijst naar de volgende pagina gaat.

De vragenlijst moet voor alle AGB-codes ingevuld worden. De VECOZO-contactpersoon van de onderneming kan alle aanvullende gegevens van de onderliggende vestigingen met een AGB-code aanvullen vanuit het overzicht van je onderneming.

Voor de vestigingen waar geen AGB-code staat vermeld, zijn de aanvullende gegevens vooralsnog alleen via de onderneming te benaderen.

Hier zit geen beperking op, de vragenlijst kan steeds opnieuw worden ingevuld en verzonden.

Om de administratie voor jou te beperken heeft Vektis al veel stappen voorbereid:

• Wij zorgen ervoor dat je AGB-registratie gekoppeld is aan bronnen zoals het BIG-register en de Kamer van Koophandel. Je hoeft je AGB-registratie daardoor alleen te controleren op juistheid en volledigheid. Omdat wij je benaderen via e-mail is het belangrijk dat je een juist e-mailadres opgeeft.
• De overige gegevens vul je aan door het invullen van een vragenlijst. Het controleren en aanvullen van de informatie duurt ongeveer 15 minuten. In volgende jaren hoef je de gegevens alleen nog te controleren en waar nodig bij te werken. Vektis vult alle eerder geregistreerde informatie automatisch in.
• Je ontvangt elk jaar een herinneringsmail van Vektis met de vraag om de gegevens te controleren en zo nodig aan te passen.
  Vektis deelt de gegevens met alle relevante zorgverzekeraars. Je hoeft hiervoor zelf geen actie (meer) te ondernemen.
• Vektis deelt de gegevens met alle relevante zorgverzekeraars. Je hoeft hiervoor zelf geen actie (meer) te ondernemen.

Om de contractering met zorgverzekeraars op tijd af te kunnen ronden, is het van belang dat je de vragenlijst vóór 1 juni 2019 invult.

Na 1 juni kun je op ieder moment wijzigingen doorgeven. Bijvoorbeeld wanneer de openingstijden zijn gewijzigd of de praktijk verhuisd. Zorgverzekeraars worden automatisch op de hoogte gesteld van wijzigingen die je doorvoert. Dit is handig, bijvoorbeeld wanneer de overeenkomst tussen je praktijk en de zorgverzekeraar tussentijds aangepast wordt. Zo beschikt de zorgverzekeraar altijd over de meest actuele gegevens.

Voor het invullen van de vragenlijst moet u inloggen met een account. Uw inlognaam is afhankelijk van de wijze waarop uw account bij ons is geregistreerd.

• Is uw account geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  In dat geval logt u in met uw persoonlijke AGB-code@vektis.nl als gebruikersnaam. Voorbeeld: 01234567@vektis.nl.

• Is uw account niet geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  In dat geval is het e-mailadres waarop uw account geregistreerd staat uw gebruikersnaam.

Bij het registreren van uw account heeft u van ons een e-mail ontvangen waarin uw gebruikersnaam staat.

Er is standaard nog niemand aangewezen die de vragenlijst in mag vullen. Zodra u een Vektisaccount hebt aangemaakt, moet u eenmalig toestemming aanvragen bij de onderneming om de vragenlijst in te mogen vullen. Dit gaat via deze pagina. De onderneming ontvangt vervolgens een e-mail, waarin akkoord kan worden gegaan met het verstrekken van de toestemming.

U vult de vragenlijst in per vestiging. Vul eerst de vragenlijst in van de hoofdvestiging en kopieer de lijst vervolgens naar de vestigingen.

Ga je voor het eerst declareren volgens een EI-standaard van Vektis, dan zijn de volgende aspecten van belang:
1) In jouw software moet de EI-standaard voor de door jou te declareren zorg zijn geïmplementeerd. Als je daar vragen over hebt kun je hiervoor jouw softwareleverancier raadplegen.
2) Elektronisch declaraties worden ingediend via VECOZO. Het indienen van declaraties kan op 2 manieren: handmatig via de website of geautomatiseerd via de webservice.
In het eerste geval levert jouw softwarepakket een bestand als output, waarna je dat bestand in het Elektronisch Declaratieportaal (EDP) van VECOZO kunt uploaden. In het tweede geval dient jouw softwarepakket over de mogelijkheid te beschikken om aan te sluiten op de webservice. Jouw softwareleverancier kan je vertellen welke manier voor jou van toepassing is.
3) Je dient in het bezit te zijn van een VECOZO certificaat. Deze kun je aanvragen op de website van VECOZO.
4) Een elektronische declaratie dien je in bij een zorgverzekeraar, zorgkantoor of een gemeente via het portaal van VECOZO.
Heb je vragen, stuur dan een mail naar standaardisatie@vektis.nl of bel ons: 030-8008300. Je kunt ook contact met VECOZO opnemen.

Snel een retourcode vinden, informatie over het retourproces en de meest voorkomende retourcodes vind je op onze webpagina Retourinformatie.  

Informatie over de criteria op basis waarvan een nieuwe versie en subversie van een EI-standaard wordt uitgegeven vind je hier.

De standaarden van Vektis zijn ’EI-standaarden‘. Deze beschrijven de definitie van elektronisch bericht tussen twee partijen. EI staat voor externe integratie van elektronische systemen: een bericht dat conform een EI-standaard door een computerprogramma is opgesteld kan via VECOZO worden verstuurd naar een andere computer. Op basis van deze standaard spreken beide computers dezelfde taal. De standaard bestaat uit een aantal documenten die in samenhang de definitie bevatten. Onderdeel daarvan zijn de controle- en bedrijfsregels die het bericht op technische en deels functionele inhoud beschrijven.

De standaarden van Vektis ondersteunen vooral het declaratie- en schadelastproces. De declaratiestandaarden ondersteunen het gedigitaliseerd indienen van een declaratie voor geleverde zorg door een zorgverlener bij de betalende instantie. De schadelast standaarden ondersteunen de aanlevering van declaratie-data vanuit zorgverzekeraars en zorgkantoren aan Vektis. Deze data is de brandstof waarop Vektis Intelligence draait; immers zonder data geen inzichten.

Bekijk de infographic en ontdek meer over de rol van de Vektis standaarden in de keten van het elektronische berichtenverkeer.

Bekijk de infographic en ontdek hoe een standaard tot stand komt.

Een wijziging in een standaard of een codelijst vraag je aan via een wijzigingsformulier. Meer informatie hierover lees je hier.

Informatie over gebruik, criteria en procedures codelijsten lees je hier.

Een deel van de Vektis standaarden ondersteunen berichtenverkeer op basis van XML. Daarvoor hanteren wij een aantal ’XML Schema‘ architectuurprincipes.

Bekijk de prestatiecodes in de prestatiecodelijsten op de Vektis TOG website.

Bekijk hier het historisch overzicht met gewijzigde standaarden en codelijsten.

Afwijscodes of afwijsreden zijn andere namen voor ‘retourcodes’ of ‘foutcodes’. Dit zijn de codes die aangeven waarom een declaratie is afgewezen. Je vindt deze codes in de retourcodelijsten COD954 of COD957. Voor meer informatie over declaratieproces en het retourproces daarbinnen, zie de Retourinformatie pagina.

Een wijziging in een Logische Controle Beschrijving (LCB) vraag je aan via het LCB-wijzigingsformulier. Het aanvragen van een nieuwe retourcode voor gebruikt in een LCB gebeurt via het reguliere Wijzigingenbeheer proces. Meer informatie over beide type wijzigingen en het wijzingsformulier vind je hier.

Vektis verzamelt en registreert de wachttijd informatie voor de geestelijke gezondheidszorg en casemanagement dementie. Vervolgens stellen wij het beschikbaar aan diverse partijen in de zorg. Er zijn diverse instellingen, zoals de NZa, de zorgverzekeraars en ook patiëntenorganisaties, die de informatie gebruiken om cliënten sneller naar de juiste zorgaanbieder te begeleiden.

Voor het aanvragen van toegang tot het registreren van de wachttijden en voor het doorgeven van de wachttijden moet u inloggen met een account. Uw inlognaam is afhankelijk van de wijze waarop uw account bij ons is geregistreerd.

• Is uw account geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  
  In dat geval logt u in met uw persoonlijke AGB-code@vektis.nl als gebruikersnaam. Voorbeeld: 01234567@vektis.nl.
  
  
• Is uw account niet geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  In dat geval is het e-mailadres waarop uw account geregistreerd staat uw gebruikersnaam.

Bij het registreren van uw account heeft u van ons een e-mail ontvangen waarin uw gebruikersnaam staat.

Het is niet mogelijk maanden te wijzigen die in het verleden liggen.

Zolang de maand die je wilt wijzigen de huidige maand is, kan je de invoer wijzigen. Let op: elke wijziging overschrijft de vorige invoer.

Als je cliënten doorverwijst betekent dat over het algemeen dat je geen nieuwe cliënten meer aanneemt. In dat geval spreken we van een aanmeldstop. Ook die kun je aangeven in het formulier.

Elke aanbieder, of dat nu een instelling of een vrijgevestigde aanbieder is, dient wachttijden te registreren bij Vektis.nl.

Wanneer de zzp-er niet zelf ggz-zorg of cmd-zorg declareert dan ligt de verplichting voor het aanleveren van de wachttijden bij de instelling of praktijk die de zzp’er inhuurt.

De vrijgevestigde aanbieder hoeft dan zelf geen wachttijden aan te leveren.

Via Vektis Streams kunnen aanbieders van geestelijke gezondheidszorg (ggz) hun wachttijdgegevens vanaf 1 maart 2018 geautomatiseerd aanleveren. Hiermee maken we de registratie nog efficiënter.

Zorgaanbieders die hiervan gebruik willen maken moeten enkele aanpassingen doorvoeren in hun software. Zij kunnen hierover contact met ons opnemen via e-mail. Vermeld ‘wachttijden ggz’ in de onderwerpregel, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je de benodigde informatie snel ontvangt.

Op dit moment wel. Bij Vektis moet je de wachttijden invoeren. Vektis werkt aan een oplossing, waarmee je wachttijd informatie kunt publiceren op jouw website. Zodra die code actief is op jouw site, wordt altijd de stand van je wachttijden getoond, automatisch en zonder dat je dat nog eens hoeft te doen op de site. Vektis laat het wanneer de oplossing beschikbaar is.

Vektis communiceert grotendeels via e-mail met haar klanten. Wij zien dat instellingen regelmatig e-mail adressen gebruiken die verwijzen naar algemene mailboxen. Dat kan de bedoeling zijn, maar het kan ook zijn dat deze gegevens ooit zijn ingevoerd en daarna nooit meer bijgewerkt. Dus zorg ervoor dat de e-mailadressen juist zijn ingevoerd zodat je geen belangrijke berichten mist, zoals reminders voor het invullen van de wachttijden. Met een VECOZO-certificaat kan je hier je e-mailgegevens bekijken en wijzigen.

Ja, alle wachttijd informatie die wordt ingevoerd is publieke en openlijk toegankelijke informatie, net als de wachttijd informatie die je op je eigen website publiceert.

Voor de aanmeldings- en behandelingswachttijd kunt u nu ook NVT invullen. NVT betekent dat u in de afgelopen 2 maanden geen patiënten op intake heeft gehad of in behandeling heeft genomen.

Lever je geen geestelijke gezondheidszorg en/of casemanagement dementie, dan kun je je afmelden door een e-mail te sturen aan afmeldingwti@vektis.nl.

Ja, dat is mogelijk door een e-mail te sturen aan afmeldingwti@vektis.nl. Vermeld duidelijk dat het gaat om afmelding voor e-mails, geef aan of het om ggz of cmd gaat en vermeld het e-mailadres waarop u de herinneringsmails ontvangt.

Stuur hiervoor een e-mail naar referentieproducten@vektis.nl.

Ja, het formulier biedt de mogelijkheid om beide vormen van zorg te selecteren.

Een ggz-aanbieder kan 'actief zijn in' en dus zorg leveren in 1 of meerdere hoofddiagnosegroepen, maar hoeft daar niet persé in gespecialiseerd te zijn. Als je niet gespecialiseerd bent maar wel zorg levert op 1 of meerdere van de hoofddiagnosegroepen, moet je ook de wachttijd informatie registeren.

Wachttijden dienen in principe per vestiging te worden opgevoerd. Als er in een postcode gebied en binnen een straal van maximaal 10 km meerdere vestigingen gelegen zijn, mag de aanlevering gebundeld geschieden onder één vestiging.

Nee, kinder- en jeugdzorg vallen niet onder de Nadere Regeling Transparantie in de GGZ van de NZa.

Jouw ggz-instelling of -praktijk kan meerdere vestigingen hebben die nog niet geregistreerd zijn in het AGB-register. Wachttijden moeten per vestiging worden opgevoerd. Zorg dus dat in het AGB-register de vestigingen goed zijn vastgelegd. Kijk hier om te controleren of de vestigingen zijn vermeld. Als vestigingen toegevoegd moeten worden aan het AGB-register, volg dan deze link, zodat je weet welke gegevens nodig zijn.

Ggz-instellingen en -praktijken publiceren de wachttijden op hun websites. Informatie is daardoor erg versnipperd beschikbaar. Wanneer mensen beschikbare zorg zoeken, is het zeer lastig om een overzicht te krijgen van beschikbare ggz in bijvoorbeeld de eigen regio. Met de centrale wachttijd registratie bij Vektis zijn zorgverzekeraars, patiëntenorganisaties en zorgaanbieders in staat om cliënten efficiënter aan zorg te helpen.

De Regeling transparantie zorgaanbieders casemanagement dementie (NR/REG-1827) is te vinden op de website van de NZa. Advies: Open de website van NZa in Chrome.

De aanleververplichting komt voort uit de Regeling transparantie zorgaanbieders casemanagement dementie (NR/REG-1827). Deze is te vinden op de website van de NZa. Advies: Open deze website met Chrome.

De verplichting ligt bij de zorgaanbieders. Het is mogelijk om de wachttijden via een dementie netwerk aan te leveren.

Het primaire doel van het registreren van wachttijden is om potentiële cliënten te informeren over mogelijke wachttijden (ook wel 'zorggidsen' genoemd).

De gegevens worden regionaal verzameld en gerapporteerd. Dit is in lijn met het leveren van de zorg.

De wachttijden moeten aangeleverd worden voor de 20e van iedere maand. Zie voor meer details de website van Nza.

De wachttijden worden aangeleverd over de voorgaande kalendermaand, dus in december registreert u de wachttijden over november. Registreer het aantal wachtenden op de laatste dag van die kalendermaand.

Er zijn dementie-netwerken die de coördinatie op zich nemen van het aanleveren van wachttijden. Zie de lijst met netwerken op onze website of neem contact hierover op met uw netwerk.

Je blijft zelf, als zorgaanbieder, verantwoordelijk voor de aanlevering.

NB Je bent niet verplicht om de aanlevering te laten lopen via een dementie-netwerk.

De Gemeentezorgspiegel is een besloten digitale omgeving waarin gemeentes en zorgverzekeraars op een efficiënte en betrouwbare manier zorginformatie inwinnen die van belang is bij het bepalen van zorgplannen en inkoopbeleid.

De besloten monitor over zorggebruik op gemeenteniveau is beschikbaar voor zorgverzekeraars, zorgkantoren en gemeentes. Met de inzichten in de Gemeentezorgspiegel wordt de samenwerking tussen deze partijen gestimuleerd en kunnen zij sturen op zorggebruik.

Vektis heeft de Gemeentezorgspiegel ontwikkeld om tegemoet te komen aan de groeiende vraag van gemeentes om zicht te krijgen op de integrale zorgkosten en het zorggebruik. Met de Gemeentezorgspiegel kunt u goed geïnformeerd de gesprekken en onderhandeling aangaan met zorgverzekeraars en zorgaanbieders. De Gemeentezorg-spiegel biedt (in)zicht in zorggebruik en zorgkosten zodat u nog beter het beleid en de acties kunt afstemmen op de lokale behoeftes.

De Gemeentezorgspiegel biedt aan gemeentes, zorgverzekeraars en zorgkantoren:

• stuurinformatie voor beleidsontwikkeling en zorginkoop.
• inzicht in ontwikkelingen in de integrale, domeinoverstijgende zorgbehoefte op wijkniveau. Hiermee kan de zorg op lokaal niveau beter afgestemd worden op de vraag.
• beter inzicht in de zorgaanbiedersmarkt, zodat afspraken gemaakt kunnen worden over het leveren van integrale en/of beter afgestemde zorg.
• een stimulering van de samenwerking tussen deze partijen waardoor de cliënt betere zorg krijgt.
• een integraal inzicht in de gemeentelijke zorg en zorgbehoefte van de burgers. Om dit integrale beeld te realiseren is beschikbaarheid van gemeentelijke gegevens uit het sociaal domein nodig.

De Gemeentezorgspiegel biedt de volgende inzichten in 5 rapporten:

Zorg in de gemeente/wijk

1. Zorg in de gemeente/wijk: Dit rapport biedt integraal inzicht in het zorggebruik in de gemeente met een verdieping naar de wijken, gespiegeld aan landelijke informatie over de verschillende domeinen (Zvw, Wlz, Wmo en Jeugdwet).
2. FKG’s per gemeente: De verdeling van de Wmo-gelden aan de gemeentes gebeurt aan de hand van de Farmaceutische Kosten Groep (FKG) tabellen. Vektis heeft deze doorberekend op wijkniveau.
3. Wachttijden geestelijke gezondheidszorg (ggz): Dit rapport geeft inzicht in de aanmeld- en behandelwachttijden binnen de ggz in uw gemeente.
4. EPA monitor: Dit rapport geeft het aantal patiënten en de kosten weer voor de personen met een ernstige psychiatrische aandoening (EPA) binnen een gemeente tot op wijkniveau.
5. Monitor crisis ggz: Dit rapport biedt inzicht in het aantal crisis diagnose behandelcombinaties (DBC’s) binnen de gemeente gespiegeld aan een andere gemeente of de landelijke cijfers.

Nee, dat kan (nog) niet. In de Gemeentezorgspiegel kunt u uw gemeente vergelijken met het landelijke beeld. Voor de Zvw en Wlz geldt dat dit beeld dekkend is. Voor de Wmo wordt het landelijke beeld stapsgewijs opgebouwd en is Vektis afhankelijk van het aantal gemeentes dat gegevens aanlevert. Binnen uw gemeente kunt u de wijken onderling met elkaar vergelijken en met de cijfers van uw gemeente als totaal. Om een regionaal beeld te krijgen kunnen gemeentes elkaar rechten geven om elkaars gegevens in te zien. Hierdoor kan een groep gemeentes bijvoorbeeld in een Wmo-inkoopregio het regionale beeld zelf samenstellen. Vektis verkent de technische aspecten van een flexibel in te richten rapportageniveau tussen gemeente en landelijk niveau.

Vektis maakt standaard gebruik van de CBS-wijkindeling.

Ja, u kunt de gegevens van uw gemeente downloaden.

Zorgverzekeraars krijgen, net als gemeentes, toegang tot de rapportages in de Gemeentezorgspiegel. Beide partijen hebben bij Vektis gegevens aangeleverd op basis waarvan een integraal beeld over de zorg op gemeente- en wijkniveau kan worden geleverd.

De Gebruikersraad komt 2 keer per jaar bijeen bij Vektis en bepaalt de ontwikkelagenda van de Gemeentezorgspiegel. De Raad bestaat uit diverse functionarissen binnen gemeentes en zorgverzekeraars die aangesloten zijn op de Gemeentezorgspiegel. Hiermee willen wij bereiken dat de Gemeentezorgspiegel zo goed mogelijk aansluit bij de behoeftes van de gebruikers. U kunt zich opgeven voor de Gebruikersraad via intelligence@vektis.nl.

We vragen een kostendekkende vergoeding, afhankelijk van het aantal inwoners binnen uw gemeente. Zie onderstaande tabel:

Gemeentes die zich voor 1 januari 2019 aanmelden voor de Gemeentezorgspiegel ontvangen het 1e jaar 20% welkomstkorting op de tarieven zoals vermeld bij de vraag 'Wat zijn de jaarlijkse abonnementskosten voor de Gemeentezorgspiegel'.

De Gemeentezorgspiegel is in zijn huidige vorm ontwikkeld voor gemeentes uit een separate subsidie. De jaarlijkse abonnementsbijdragen zijn ter dekking van de kosten voor het beheer en de doorontwikkeling van de Gemeentezorgspiegel.

Wanneer u gebruikmaakt van de Gemeentezorgspiegel, dan verwacht Vektis van u dat u gegevens over het sociaal domein binnen uw gemeente aan Vektis beschikbaar stelt. Met deze gegevens stellen wij een integraal beeld over de zorg beschikbaar aan u. Uiteraard heeft het goed beveiligen van alle data en het waarborgen van de privacy onze hoogste prioriteit.

In 2018 starten we met een uitvraag over de Wmo-gegevens. Hiermee vullen we de basisrapportages in de Gemeentezorgspiegel aan. De Gebruikersraad stelt de ontwikkelagenda op voor de Gemeentezorgspiegel. Het is mogelijk dat in de toekomst aanvullende gegevens nodig zijn om de gewenste inzichten aan te bieden. We verwachten bijvoorbeeld dat gegevens vanuit de Jeugdwet op termijn uitgevraagd worden.

Op 15 augustus is de standaard QSD301v1.0 voor het elektronisch aanleveren van geaggregeerde Wmo-gegevens voor de Gemeentezorgspiegel gepubliceerd.

• Uw gegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor de gebruikers van de Gemeentezorgspiegel in een besloten omgeving.
• Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor rapportages in de Gemeentezorgspiegel op gemeente- en wijkniveau.
• Onze werkwijze voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
• Voorwaarden worden contractueel vastgelegd.

Vektis heeft een veilig en besloten platform voor het uitwisselen van data. Instructies en beveiligingscodes worden met u, na het afsluiten van het abonnement, doorgenomen.

De gegevens die een gemeente aanlevert worden door Vektis verwerkt in de Gemeentezorgspiegel van die gemeente. Behalve de zorgverzekeraars heeft niemand anders daar toegang toe. Het eigendom van deze gegevens ligt en blijft bij de gemeente zelf.

De inspanning is sterk afhankelijk van de data-infrastructuur van de gemeente. Vektis vraagt geaggregeerde data over het zorggebruik op wijkniveau, het aantal unieke gebruikers en de gemiddelde kosten.

De data die Vektis nodig heeft wordt in grote lijnen afgeleid van de gegevens die gemeentes ook aanleveren aan het CBS. Vektis biedt ondersteuning aan gemeentes om er zorg voor te dragen dat de aangeleverde gegevens op de juiste wijze worden toegewezen aan de categorieën in de Gemeentezorgspiegel. De aanlevering vindt 2 keer per jaar plaats.

Vektis heeft een standaard voor aanlevering van gegevens over het sociaal domein opgesteld. Deze standaard (QSD301v1.0) voor het elektronisch aanleveren van geaggregeerde Wmo-gegevens voor de Gemeentezorgspiegel is op 15 augustus gepubliceerd.

Vektis maakt gebruik van Wmo-categorieën die goed aansluiten op de iWMO-standaarden. Vektis biedt ondersteuning aan gemeentes voor een vertaaltabel van de betreffende Wmo-prestaties van de gemeente naar de Wmo-categorieën in de Gemeentezorgspiegel (data-ontvangst@vektis.nl). Hierdoor wordt de vergelijking tussen gemeentes mogelijk gemaakt.

Bij populatiegebonden bekostiging bepalen we in overleg met de gemeente hoe deze gegevens zoveel als mogelijk binnen het stramien van aantallen gebruikers en gemiddelde kosten per cliënt aangeleverd kunnen worden.

Heeft u hierover vragen, mail dan naar data-ontvangst@vektis.nl.

Neem contact op met Charlotte Messer als u gebruik wilt maken van de Gemeentezorgspiegel. Stuur een mail naar intelligence@vektis.nl of bel met 030-8008 360 (tussen 09.00-12.00 uur).

Bij het registreren van uw account ontvangt u van ons een e-mail waarin uw gebruikersnaam staat. Bent u uw gebruikersnaam vergeten, neem dan contact op met onze servicedesk via intelligence@vektis.nl of 030-8008 360 (tussen 09.00-12.00 uur).

Elke gemeente die gebruikmaakt van de Gemeentezorgspiegel heeft een contactpersoon benoemd. Deze contactpersoon kan (extra) gebruikers toevoegen en verwijderen.

Wilt u een demonstratie van de Gemeentezorgspiegel? Wij komen graag bij u langs. Wij laten dan de Gemeentezorgspiegel, nog zonder de Wmo- en Jeugdwetgegevens, maar mét de specifieke zorgkosten en het zorggebruik van de Zvw en Wlz van uw gemeente zien. Zo krijgt u een heel duidelijk en aansprekend beeld van wat de Gemeentezorgspiegel voor u kan betekenen.

Neem contact op voor een afspraak via intelligence@vektis.nl of 030-8008360 (tussen 09.00-12.00 uur).

Kijk op onze website, mail of bel met Charlotte Messer voor meer informatie: intelligence@vektis.nl of bel: 030-8008360 (tussen 09.00-12.00).