Veelgestelde vragen

Het aanmaken van een account doe je hier. Na het aanmaken ontvang je een e-mail van ons. In die e-mail staat een link, waarmee je het account activeert. Tijdens het activeren geef je een wachtwoord en beveiligingsvraag op. Nadat je een account hebt aangemaakt, heb je in de meeste gevallen nog toegang nodig tot onze producten. Deze toegang vraag je voor ieder product apart aan.

Nee, accounts worden op persoonlijk niveau uitgegeven en geregistreerd. Uit beveiligingsoogpunt is het niet toegestaan om met meerdere personen gebruik te maken van 1 account.

Je kan zelf je wachtwoord herstellen in een paar eenvoudige stappen. Dit gaat als volgt:

1. Je wachtwoord herstellen doe je hier.

2. Geef je gebruikersnaam op. In de meeste gevallen is dit je e-mailadres. Heb je bij het registreren van je account een AGB-code opgegeven? Dan is je gebruikersnaam je AGB-code.

3. Klik op ‘Resetten via e-mail’.

4. Je ontvangt nu een e-mail van ons.

Hierin staat een link, waarmee je jouw wachtwoord kan herstellen. Geen e-mail ontvangen? Controleer dan je spamfolder.Als je de link in de e-mail opent, wordt er gevraagd om je beveiligingsvraag te beantwoorden. Als je deze goed beantwoordt, kan je een nieuw wachtwoord invoeren.

Als je een aantal maal met een verkeerd wachtwoord inlogt word je account geblokkeerd. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om een nieuwe inlogpoging te doen. Je account wordt na 30 minuten automatisch weer gedeblokkeerd. Weet je jouw wachtwoord niet meer? In de vraag hierboven lees je hoe je jouw wachtwoord herstelt.

Om gebruik te maken van een product vraag je éénmalig toegang aan tot dat product. Op deze pagina staat hoe je dat doet.

Heb je toegang gekregen?

Op deze pagina (hyperlink: https://www.vektis.nl/inloggen-en-producten-aanvragen) vind je een overzicht van alle producten, met per product een link naar de inlogpagina. Je inlognaam is het e-mailadres waarmee je de account hebt geregistreerd. Is je account geregistreerd op een AGB-code? Dan is de inlognaam jouwagbcode@vektis.nl. Bijvoorbeeld: 01234567@vektis.nl.

Heb je met je account toegang tot meerdere producten? Dan hoef je maar 1 keer bij een product in te loggen. Je kan daarna gebruik maken van de andere producten waar je toegang toe hebt, zonder opnieuw in te loggen.

Heb je een ander e-mailadres, maar staat je Vektis-account nog geregistreerd op je oude e-mailadres? Dan is het belangrijk dat je dit aan ons doorgeeft. Je kan het e-mailadres dat bij je account geregistreerd staat wijzigen door een e-mail te sturen naar accountbeheer@vektis.nl.

Dit is helaas niet mogelijk. Deze persoon vraagt in dat geval zelf een nieuwe account aan. Dit geldt ook wanneer je e-mailadres wijzigt doordat je werkzaam bent voor een nieuwe organisatie. Zie ook de vraag hieronder.

Nee. Als je in dienst treedt van een andere organisatie krijg je ook een nieuw account. Je oude account dient daarom te worden verwijderd. Je doet dit door een e-mail te sturen naar accountbeheer@vektis.nl. Vervolgens vraag je een nieuwe account aan.

Wil je jouw account verwijderen? Stuur hiervoor een e-mail naar accountbeheer@vektis.nl. Geef daarbij aan wat de reden is van het verwijderen van het account.

Het kan voorkomen dat de huidige status van je aanvraag, bijvoorbeeld om gebruik te maken van een Vektis product, of te koppelen met een organisatie, niet getoond wordt in je Mijn Vektis account. En dit terwijl de aanvraag wel akkoord is. Om de juiste status te tonen, doorloop je de volgende stappen:

• Log uit
• Sluit de browser
• Start de browser weer
• Log opnieuw in

Je vraagt een AGB-code aan met behulp van een aanvraagformulier. Er zijn 4 verschillende aanvraagformulieren, voor 4 verschillende situaties. Het is belangrijk dat je het formulier gebruik dat op jouw situatie van toepassing is:

• Heb je nog geen persoonlijke AGB-code, maar heeft de onderneming waar je werkt wel een AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
• Heb je nog geen persoonlijke AGB-code en heeft de onderneming waar je werkt ook geen AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
• Heeft de onderneming nog geen AGB-code, maar de zorgverleners die daar werken wel? Gebruik dan dit formulier.
• Wil je een vestiging toevoegen aan een onderneming die al een AGB-code heeft? Gebruik dan dit formulier.

Nadat je het aanvraagformulier hebt ingediend, is je aanvraag nog niet compleet. Meer informatie over het verdere verloop van je aanvraag en de actuele doorlooptijd daarvan vind je hier.

NB Een AGB-code wordt niet zomaar verstrekt. Hiervoor dien je te voldoen aan de vastgestelde criteria voor de gekozen zorgsoort en kwalificatie. Deze criteria noemen we de erkenningen. Per kwalificatie kunnen de vereiste erkenningen verschillen.

De zorgsoort is het type zorg dat geleverd wordt. Een voorbeeld hiervan is fysiotherapie. Binnen de gekozen zorgsoort wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende specialismes. Denk hierbij aan kinderfysiotherapie of manuele therapie. Om je te helpen bij de keuze van de juiste zorgsoort kan je gebruikmaken van het AGB Registratie en Controle. Hierin staat beschreven welke zorgsoorten er zijn, en welke kwalificaties (specialisaties) daarbij horen. Per kwalificatie wordt hierin aangegeven welke erkenning(en) noodzakelijk zijn.

Het is per aanvraag mogelijk om voor één zorgsoort en één kwalificatie tegelijk een AGB-code aan te vragen. Er kunnen niet meerdere zorgsoorten worden toegevoegd aan een AGB-code. Voor iedere zorgsoort wordt een aparte AGB-code uitgegeven. Wil je meerdere kwalificaties toevoegen aan je AGB-registratie? Dat kan nadat je een AGB-code hebt. Het aanvragen van een extra kwalificatie doe je hier.

In het aanvraagformulier wordt altijd gevraagd welke relatie de nieuwe AGB-code heeft met een bestaande onderneming, vestiging of zorgverlener. Een AGB-code staat namelijk nooit op zichzelf. In de AGB Webzoeker kan je de juiste AGB-code vinden voor het leggen van de relatie. Heeft je onderneming geen vestiging?

Voor het aanvragen van de AGB-code is het noodzakelijk om de vestiging bij te schrijven in de Kamer van Koophandel. Dit kan je doen met behulp van het Formulier 9A inschrijving vestiging rechtspersoon van de KvK. Is de vestiging toegevoegd aan de KvK-registratie? Dan kan je alsnog je aanvraag indienen.

In de meeste gevallen komt dit doordat de verplichte velden niet of niet correct zijn ingevuld. Controleer alle verplichte velden, deze herken je aan een *. Soms staan er onnodige spaties in een veld. Loop de velden langs en verwijder deze. Het indienen van het formulier zou nu geen probleem moeten zijn.

In het aanvraagformulier worden alle erkenningen getoond die mogelijk zijn bij de gekozen kwalificatie. Kies de erkenning(en) die minimaal noodzakelijk zijn. Om je te helpen bij deze keuze kan je gebruikmaken van het AGB Registratie en Controle. Hierin staat bij iedere kwalificatie beschreven welke erkenning(en) daarbij horen. Deze beschrijving begint op pagina 76 en eindigt op pagina 125. Voor iedere gekozen erkenning dien je in het aanvraagformulier een registratienummer bij de bijbehorende beroeps- of kwaliteitsregister op te geven. Je vind een overzicht van de door jou gekozen erkenningen in de bijlage van de bevestigingsmail die je na het indienen van je aanvraag ontvangt. Is je registratie niet online te verifiëren bij de gekozen registers? Stuur dan een kopie mee van een bewijs van inschrijving.

Na het indienen van de aanvraag is deze nog niet compleet. Je ontvangt van ons een e-mail met instructies om je aanvraag af te ronden. Wij hebben nog nodig:

1. Een handtekening onder je ingevulde aanvraag. Het ingevulde aanvraagformulier vind je in de bijlage van de instructie e-mail.
2. Iedere erkenning die je hebt opgegeven gaan wij verifiëren. Stuur daarom waar mogelijk een inschrijfbewijs mee van de door jou geselecteerde erkenningen. Een overzicht van de erkenningen die je hebt geselecteerd bij je aanvraag staan op het formulier dat je ondertekent. Is je inschrijving in een online register te verifiëren? Dan hebben wij aan het registratienummer dat je in de aanvraag hebt opgegeven voldoende.
   
   Stuur deze informatie, onder vermelding van een correspondentienummer, naar aanvraag@agbcode.nl. Na ontvangst gaan wij de aanvraag beoordelen.

Om de kwaliteit van het AGB-register te garanderen voeren we regelmatig kwaliteitscontroles- en acties uit. Hiervoor heeft het AGB-register koppelingen met andere registers, zoals het KvK- of het BIG-register. Wijzigingen in deze registers hebben gevolgen voor je AGB-registratie. Om de actualiteit van het register verder te verbeteren, worden er steeds meer koppelingen met kwaliteitsregisters of beroepsorganisaties gelegd.

Ook het uitvoeren van kwaliteitscontroles in onze database kan leiden tot een wijziging in je AGB-registratie. We stellen hiermee vast of je AGB-registratie voldoet aan de vastgestelde criteria, waardoor je bij het gebruik hiervan niet tegen verdere problemen oploopt.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat iemand die hiervoor gemachtigd is een wijziging heeft doorgegeven. Is de wijziging die is doorgevoerd onjuist? Neem dan contact met ons op.

Het AGB-register heeft een directe koppeling met het KvK-register. Een beëindiging van je KvK-registratie leidt daarom ook tot een beëindiging van je AGB-code. Wil je deze weer heropenen? Er zijn er twee mogelijkheden:

1. Is het beëindigde KvK-nummer weer actief?
   Als je het KvK-nummer dat bij je AGB-code geregistreerd staat weer heropent, kunnen wij je huidige AGB-registratie ook heropenen. Je hoeft hiervoor geen nieuwe aanvraag in te dienen. Wij verifiëren hiervoor online of je KvK-registratie weer actief is. Wil je dit? Neem dan per e-mail of telefonisch contact met ons op. Onze contactgegevens vind je hier.
2. Heb je een nieuw KvK-nummer?
   Als je een nieuw KvK-nummer hebt, dan moet je een nieuwe AGB-code aanvragen. Het is helaas niet mogelijk om met je nieuwe KvK-nummer je beëindigde AGB-code te heropenen. Het aanvragen van een AGB-code doe je hier.

Om je AGB-registratie te beëindigen hebben wij een beëindigingsformulier van je nodig. Vul dit formulier in, onderteken het en stuur een kopie van het ondertekende formulier naar info@agbcode.nl. Je ontvangt per e-mail een bevestiging wanneer de AGB-code is beëindigd.

Als je AGB-registratie beëindigt, betekent dit dat je AGB-code(s) een einddatum krijgt. Een AGB-code wordt nooit definitief verwijderd uit het systeem. Je VECOZO-certificaat blijft na beëindiging nog 6 maanden actief.

Je kan tot en met de datum waarop de registratie is beëindigd, nog steeds declaraties indienen met de beëindigde AGB-code.

Je heropent je AGB-registratie door een nieuwe aanvraag in te dienen. Bij het afhandelen van jouw aanvraag controleren wij of je al een AGB-code had. Als je voldoet aan de criteria voor de AGB-code die jij wilt, heropenen we jouw code weer. Dien hier een nieuwe aanvraag in. Daar lees je ook meer over het aanvraagproces, de doorlooptijd en de criteria waar je aan moet te voldoen.

Het AGB-register is hét identificerende register in de zorg, met de AGB-code als unieke sleutel. Met een AGB-code wordt declareren, zorginkoop, het contracteren en het 'gidsen' van zorg (via bijvoorbeeld zorgzoekers) mogelijk gemaakt. 

Het AGB-register kent 3 types zorgpartijen: ondernemingen, vestigingen en zorgverleners. Een zorgverlener is in AGB altijd gerelateerd aan één of meerdere vestiging(en) waar hij/zij werkzaam is. Een vestiging is altijd weer gerelateerd aan een onderneming. Via je AGB-code is relevante informatie zichtbaar zoals de bevoegdheid, die aangeeft welke zorg geleverd kan worden.

De kwaliteit en actualiteit van het AGB-register wordt geborgd door koppelingen met bronregisters. Voorbeelden hiervan zijn het KvK-register en het BIG-register. Wijzigingen in de registratie bij deze registers hebben een directe invloed op de gekoppelde AGB-registratie. Ondanks deze koppelingen, blijft de eigenaar van de AGB-code uiteindelijk wel zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de eigen AGB-registratie.

Voor het ontvangen van informatie uit het AGB-register zijn de AGB-services ingericht. Wil je aansluiten op de service Informatie Raadplegen? Meer informatie, zoals een functionele beschrijving en een overeenkomst, vind je hier.

Via de AGB-webzoeker vind je meer informatie over een AGB-registratie. Niet alle informatie is openbaar; privacygevoelige informatie wordt hier niet getoond. Je kan zoeken op AGB-code, naam of adres.

Via de AGB-webzoeker kun je je eigen AGB-registratie inzien. Alle informatie in de AGB webzoeker is openbaar; privacygevoelige informatie wordt hier niet getoond. Je kan zoeken op AGB-code, naam of adres. Om ook de niet-openbare gegevens van je AGB-registratie in te zien, log je in op AGB Wijzigen.

Ben je zorgverlener, dan zijn deze gegevens uit het AGB-register openbaar:

• naam, geslacht, academische titel
• kwalificatie(s),erkenning(en)
• bij welke vestiging(en) de zorgverlener werkt
• bij welke onderneming de zorgverlener in dienst is

Bij de onderneming zijn deze gegevens openbaar:

• naam, KvK nummer, handelsnaam
• correspondentieadres, algemeen e-mailadres, algemeen telefoonnummer, website
• kwalificatie, erkenning(en)
• de vestiging(en) van deze onderneming
• de zorgverleners die bij deze onderneming in dienst zijn

Bij de vestiging zijn deze gegevens openbaar:

• naam, KvK nummer, handelsnaam
• correspondentieadres, bezoekadres, algemeen e-mailadres, algemeen telefoonnummer, website
• kwalificatie, erkenning(en)
• de onderneming die bij de vestiging hoort
• de zorgverleners die bij deze vestiging werken

Iedereen die zoekt in het AGB-register via onze website, kan je AGB registratie met openbare gegevens zien.

Daarnaast kunnen afnemers van de AGB-Raadpleegservice deze openbare gegevens ophalen, bijvoorbeeld voor declaratie-doeleinden en verwijzingen.

De zorgverzekeraars hebben ook de mogelijkheid om gegevens in te zien die niet openbaar zijn.

De ingangsdatum van een AGB-registratie van een zorgverlener leiden we af van de vanaf datum waarop de zorgverlener bevoegd is én de datum waarop de eerste werkrelatie in gaat.

Bijvoorbeeld:

Een fysiotherapeut heeft een BIG-registratie per 1 januari 2020, en gaat bij een onderneming werken per 1 maart 2020. De aanvangsdatum van de AGB-registratie van deze zorgverlener is dan 1 maart 2020.

Voor een AGB-registratie van een onderneming wordt de bevoegdheid in de meeste gevallen bepaald door de ingangsdatum van de KvK-registratie. Ook hiervoor geldt dat de datum aanvang wordt afgeleid van de ingangsdatum van de bevoegdheid én de datum per wanneer de eerste werkrelatie in gaat.

In de meeste gevallen is het verplicht om een actieve werkrelatie te registreren in het AGB-register. De uitzonderingen hierop staan vermeld in AGB Registratie en Controle. Vanuit de zorgverlener is dit verplicht omdat declaraties vanuit een onderneming worden gedaan. Er moet daarvoor dus wel een onderneming gekoppeld zijn aan de betreffende zorgverlener. Als een zorgverlener geen werkrelatie heeft, dan verricht deze zorgverlener dus geen werk voor een bevoegde zorgpartij. Vanuit oogpunt van de onderneming is het een verplichting omdat de persoon die de zorg verleent, in het AGB-register gekoppeld moet zijn aan de onderneming die de declaratie indient.

Voor het wijzigen van het eigenaarschap van een onderneming vragen wij om afschrift van de KvK-inschrijving. Een van onze medewerkers controleert en verwerkt dit in je AGB-registratie.

Erkenning bij een zorgverlener:

Een erkenning krijg je door lid te zijn van een erkende beroepsvereniging of kwaliteitsregister.

In het document AGB Registratie en Controle kun je per zorgsoort nakijken welk criterium is vereist.

Erkenning bij een onderneming/vestiging:

Voor een onderneming/vestiging geldt in ieder geval een inschrijving Handelsregister als criterium.

Voor sommige zorgsoorten zijn er meer criteria, dit kan je ook nakijken in het document AGB Registratie en Controle.

Een kwalificatie is een aanduiding van de beroepsgroep waartoe de zorgpartij behoort, of een indicatie voor de door de zorgpartij geleverde soort zorg.

In het AGB-register wordt een kwalificatie altijd toegekend op basis van 1 of meer erkenningen aan een zorgverlener, onderneming of vestiging.

Wijzig zelf de volgende gegevens in je AGB-registratie via Mijn Vektis:

• Correspondentieadres (alleen bij een persoonlijke AGB-code)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Faxnummer
• Website
• Werkzaam-bij relatie
• Arbeidsrelatierol (met uitzondering van de rol 'eigenaar'. Eigenaarschap moeten wij kunnen controleren bij het Handelsregister)

AGB wijzigen/inzien

Mijn Vektis aanvragen

Let op: geef de volgende wijzigingen op de onderneming éérst door aan de KvK:

• Adres van onderneming en vestiging
• Handelsnamen en statutaire naam van onderneming of vestiging

Bovengenoemde gegevens worden automatisch overgenomen in je AGB-registratie en pas je dus aan in het Handelsregister.

• Nieuwe vestiging, nadat deze is aangemeld bij het KvK kun je het aanvraagformulier voor een nieuwe vestiging indienen
• Wijziging in eigenaarschap, stuur ons een e-mail of wijzigingsformulier met een uittreksel KvK waarop de wijziging in eigenaarschap zichtbaar is
• Wijziging in de rechtsvorm en/of het KvK-nummer: Een nieuw KvK-nummer leidt tot de uitgifte van een nieuwe AGB-code. Stuur bij je aanvraag ook een ingevuld en ondertekend beëindigingsformulier mee voor het beëindigen van uw AGB-code met het oude KvK-nummer.

Overige wijzigingen via het wijzigingsformulier

Op andere wijzigingen voert een Vektismedewerker een controle uit voordat de wijziging wordt doorgevoerd. Voor deze wijzigingen kun je het wijzigingenformulier in Mijn Vektis gebruiken. Vergeet niet het benodigde bewijs mee te sturen.

• Toevoegen of beëindigen van een erkenning. Hierbij is de branche- of beroepsvereniging of het kwaliteitsregister de bron. Stuur dus altijd bewijs van inschrijving mee. Voor een BIG-registratie is het BIG-nummer voldoende
• Toevoegen of beëindigen van een kwalificatie. Een kwalificatie wordt geregistreerd op basis van de erkenningen, bijvoorbeeld, een registratie bij BIG als arts ouderengeneeskunde (erkenning) geeft recht op de kwalificatie 8418 - Specialist ouderengeneeskunde
• Wijzigen van een basisgegeven, zoals je achternaam wanneer je getrouwd bent

Geef de wijziging via het wijzigingsformulier in je Mijn Vektis-account door, zodat wij de belangrijkste gegevens alvast hebben. Of stuur een mail naar info@agbcode.nl. Vergeet dan niet de AGB-codes te vermelden waarop de wijziging betrekking heeft.

Wijzigingen in je AGB-registratie geef je in veel gevallen makkelijk online aan ons door. Een deel van de wijzigingen kan je direct doorvoeren, de overige kan je invullen in het wijzigingsformulier. Op de pagina AGB Wijzigen vind je alle informatie.

Via AGB Wijzigen kan je als zorgverlener je contactgegevens, zoals adres en telefoonnummer, eenvoudig wijzigen. Ook kun je nieuwe werkrelaties opgeven, of oude werkrelaties beëindigen.

Om gebruik te maken van AGB Wijzigen heb je een speciaal account nodig: een Mijn Vektis-account.

Wanneer je een wijziging doorvoert via AGB Wijzigen, is deze in veel gevallen direct zichtbaar voor jou. De volgende dag is de wijziging ook zichtbaar in de AGB-webzoeker. Uiteraard alleen als het gegeven openbaar is.

Vanaf het moment van wijzigen in de AGB database duurt het minimaal 1 werkdag voordat de wijziging zichtbaar is in de webzoeker van het AGB-register. Wijziging(en) worden dagelijks aangeleverd bij de zorgverzekeraar(s). Afhankelijk van wanneer zij deze gegevens bijwerken in hun systemen, is de wijziging na minimaal 1 werkdag ook zichtbaar bij de zorgverzekeraar.

Om de kwaliteit van het AGB-register te garanderen voeren we regelmatig kwaliteitscontroles- en acties uit. Hiervoor heeft het AGB-register koppelingen met andere registers, zoals het KvK- of het BIG-register. Wijzigingen in deze registers hebben gevolgen voor je AGB-registratie. Om de actualiteit van het register verder te verbeteren, worden er steeds meer koppelingen met kwaliteitsregisters of beroepsorganisaties gelegd.

Ook het uitvoeren van kwaliteitscontroles in onze database kan leiden tot een wijziging in je AGB-registratie. We stellen hiermee vast of je AGB-registratie voldoet aan de vastgestelde criteria, waardoor je bij het gebruik hiervan niet tegen verdere problemen oploopt.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat iemand die hiervoor gemachtigd is een wijziging heeft doorgegeven. Is de wijziging die is doorgevoerd onjuist? Neem dan contact met ons op.

Van iedere wijziging in de registratie wordt de AGB-houder op de hoogte gesteld. Dit gebeurt op het e-mailadres dat bij de AGB-code geregistreerd staat. Als er iets wijzigt in je AGB-registratie, ontvang je een totaaloverzicht van je registratie. Hierdoor kan je de actuele stand van zaken bekijken. Wil je weten welk gegeven gewijzigd is? Bij een wijziging wordt een gegeven nooit overschreven. In plaats daarvan wordt het oude gegeven beëindigd, en het nieuwe gegeven opgevoerd. Het oude gegeven blijft daarmee zichtbaar in het overzicht. In het totaaloverzicht kan je zien welke gegevens er zijn beëindigd, en welke er actief zijn. Een gegeven dat niet meer actief is heeft altijd een einddatum in het overzicht.

Het AGB-register neemt gegevens zoals het adres en handelsnaam van een onderneming en vestiging automatisch over vanuit het Handelsregister. Wil je het adres of de handelsnaam wijzigen? Geef de adreswijziging dan eerst door aan de Kamer van Koophandel. Daarna wordt het automatisch gewijzigd in het AGB-register. De verwerking van een adreswijziging kan ca. 2 weken duren. Is het na die periode nog niet aangepast in je AGB-registratie, neem dan contact op met onze servicedesk. Adreswijzigingen kunnen alleen verwerkt worden als onze medewerker ze kan controleren in de KvK-registratie.

Ondernemingen die in een buitenlands handelsregister geregistreerd staan moeten de wijzigingen zelf doorgeven, daar is geen automatische koppeling voor beschikbaar.

Voor het wijzigen van een erkenning gaan wij in principe uit van de bron, de branche- of beroepsvereniging. Als je een erkenning wil toevoegen is daarom altijd een bewijs nodig (bijvoorbeeld een bewijs van inschrijving bij een beroepsvereniging). Een van onze medewerkers controleert dit. Je kan erkenningen en kwalificaties doorgeven via het wijzigingsformulier onderaan de pagina in Mijn Vektis. De kwalificaties worden afgeleid aan de hand van de geregistreerde erkenningen.

Voor het wijzigen van het eigenaarschap van een onderneming vragen wij om een afschrift van de KvK-inschrijving. Een van onze medewerkers controleert en verwerkt dit in je AGB-registratie.

Om een nieuwe werkgever toe te voegen volg je de onderstaande stappen:

1. Log in via AGB Wijzigen
2. Kies Mijn AGB-code zorgverlener.
3. Klik onder het kopje ‘relaties’ op ‘Werkzaam-bij-relatie toevoegen’. Selecteer hier een vestiging en het zorgaanbod (de soort zorg die je verleend) en voeg deze toe.

Ben je werkzaam bij meerdere vestigingen, dan herhaal je stap 3 voor elke vestiging.

Om een arbeidsrelatie met een werkgever te beeindigen volg je de onderstaande stappen:

1. Log in via AGB Wijzigen
2. Kies Mijn AGB-code zorgverlener.
3. Bij het kopje ik heb een arbeidsrelatie met, kun je, bij de betreffende onderneming aan het eind van de regel op het stopbord icoon klikken. Vervolgens kun je een einddatum invoeren per wanneer je niet meer werkzaam bent bij die vestiging, deze einddatum is tot en met.

Met een doel geef je aan waarvoor een contactgegeven gebruikt kan worden. Het doel ‘declaraties’ bijvoorbeeld is alleen bedoeld voor vragen over declaraties. Het doel ‘algemeen’ is voor algemene communicatie, en moet daarom altijd aanwezig zijn. De overige doelen zijn optioneel en indien van toepassing. Elke wijziging in de AGB-registratie wordt bevestigd op het bij ons bekende e-mailadres, met het doel algemeen. Deze is dus extra belangrijk om up-to-date te houden.

Wij kunnen u helaas geen informatie geven over uw continuïteitsbijdrage. Daarvoor verwijzen wij u naar de onderstaande bronnen:

Informatie over de inhoud van de continuïteitsbijdrage-regeling vindt u op de website van Zorgverzekeraars Nederland. Ook kunt u contact opnemen met de eigen branche- of beroepsvereniging.

Informatie over het aanvraagproces van de continuïteitsbijdrage vindt u op de website van VECOZO.  

Heeft u een vraag over de afhandeling (zoals toewijzing/afwijzing) van uw aanvraag? Dan kunt u contact opnemen met uw zorgverzekeraar(s). Zij zijn het aanspreekpunt als het over uw continuïteitsbijdrage gaat.

De hoogte van de continuïteitsbijdrage wordt vastgesteld als een percentage van de door zorgverzekeraars in het verleden vergoede zorg. Vektis stelt de omzet uit het verleden vast, op basis van de declaratiegegevens uit de basis- en aanvullende verzekering, over een aaneengesloten periode van 12 maanden die valt tussen 1-1-2018 en 31-12-2019.

Kijk voor meer informatie op de website van Zorgverzekeraars Nederland.

Een huisarts heeft altijd een persoonlijke AGB-code nodig. In het AGB-register leggen we een relatie tussen je persoonlijke AGB-code en de AGB-code van de onderneming waar je als waarnemer / HIDHA / in loondienst aan verbonden en/of eigenaar/maat van bent. Lees hier meer over het AGB-register.

Ja, dat kan als je een KvK nummer hebt.

 Om een AGB-code aan te vragen heb je een KvK inschrijving nodig. Deze kan je al aanvragen als je nog in de voorbereidende fase bent van het opstarten van je eigen praktijk. De KvK inschrijving wordt gedaan op je privéadres en het toekomstige bezoekadres wordt opgenomen in de  bedrijfsomschrijving. Het bezoekadres kan je later bij de KvK aanpassen naar je praktijkadres. Vektis krijgt deze wijziging automatisch door.

Op de site van de KvK vind je meer informatie over de voorbereidingsfase van het opstarten van je eigen praktijk.

Het is niet mogelijk om de AGB-code van de praktijk over te nemen. Degene die de praktijk verkoopt moet de bestaande AGB-code beëindigen. Vraag als nieuwe eigenaar hier een nieuwe AGB-code voor de onderneming aan.

Vraag een AGB-code aan voor je nieuwe onderneming. Wij koppelen je als eigenaar met je persoonlijke AGB-registratie aan de registratie van je onderneming.

Neem je een bestaande praktijk over?

Het is niet mogelijk om de AGB-code van de praktijk over te nemen. Degene die de praktijk verkoopt moet de bestaande AGB-code beëindigen. Vraag als nieuwe eigenaar hier een nieuwe AGB-code voor de onderneming aan.

Treed je toe tot een bestaande maatschap? Geef dan aan ons door tot welke maatschap je toetreedt, dan registeren wij je met je persoonlijke AGB-code als maat bij die maatschap. Stuur hiervoor een mail + de inschrijving bij de Kamer van Koophandel naar info@agbcode.nl.

Wordt de maatschap nieuw opgericht? Dan is een inschrijving bij de Kamer van Koophandel noodzakelijk. Vraag vervolgens een AGB-ondernemingscode aan voor de maatschap. Daarna registeren wij je met je persoonlijke AGB-code als maat bij die maatschap.

Geef dit aan ons door, want het heeft gevolgen voor je AGB-registratie. Wij verbreken de relatie die je had met praktijk A en koppelen je vervolgens als medewerker aan praktijk B. Stuur een mail naar info@agbcode.nl of ga naar pagina AGB Wijzigen

Beëindig de AGB-code van je onderneming. Wij verbreken de relatie tussen je persoonlijke AGB-code en die van je onderneming. Geef aan ons door waar je in dienst gaat of tot welke maatschap je toetreedt. We koppelen je dan met je persoonlijke AGB-code aan de onderneming waar je in dienst gaat / tot toetreedt.

Geef deze wijziging aan ons door via info@agbcode.nl  Wij verbreken de relatie tussen je persoonlijke AGB-code en die van de maatschap. Ga je ergens anders in dienst of treedt je toe tot een andere maatschap? Geef dit aan ons door. We koppelen dan je persoonlijke AGB-code aan de onderneming waar je in dienst gaat / tot toetreedt.

Vektis toont in de AGB-webzoeker alleen het correspondentieadres en bezoekadres van je onderneming. Wij tonen dus nóóit je privé-adres. Deze informatie wordt ook niet gedeeld met onze andere afnemers van AGB-informatie, zoals softwareleveranciers. Hoe Kamer van Koophandel hiermee omgaat, dat lees je hier.

Als u een Vektis account heeft, logt u hier in. Nadat u hier bent ingelogd kunt u bij ‘Uw Praktijkspiegel’ uw eigen Praktijkspiegel downloaden.

De Praktijkspiegel is toegankelijk voor huisartsen die aan uw praktijk verbonden zijn en voor zorgverzekeraars. Om toegang te krijgen heeft u een Vektis account nodig. Een account aanmaken kan hier.

De Praktijkspiegel met regionale spiegelinformatie is nieuw. Hiermee maakt Vektis Intelligence het mogelijk om uw praktijk ook op regionaal niveau te spiegelen. U krijgt hier inzicht in uw cijfers ten opzichte van de gemiddelde cijfers van de huisartspraktijken uit uw regio.

Centrale vastlegging maakt het mogelijk dat alle zorgverzekeraars over deze gegevens beschikken. Bovendien hoef je de informatie niet per zorgverzekeraar afzonderlijk aan te leveren. Dit verlaagt de administratieve lasten en dat scheelt dus tijd. Met deze centrale vragenlijst wordt ook 1 van de knelpunten uit (Ont)regel de Zorg aangepakt, namelijk de verschillende uitvragen van de service-aspecten.

Belangrijk: na 1 juni 2021 is het niet meer mogelijk de vragenlijst Aanvullende gegevens bij Vecozo in te vullen. Op korte termijn komt de vragenlijst bij Vektis beschikbaar. Paramedische zorgaanbieders en huisartsen ontvangen  een e-mail zodra deze vragenlijst op vektis.nl beschikbaar is.

In het AGB-register leggen we algemene informatie vast over je praktijk, zoals NAW-gegevens en de bevoegdheden. Daarnaast is voor een optimale zorginkoop nodig dat zorgverzekeraars over aanvullende informatie beschikken, zoals informatie over de toegankelijkheid en bereikbaarheid van de praktijk, kwalificaties van het personeel enzovoort. Deze informatie is ook van belang voor de vermelding in zorgzoekers en -vinders, zodat patiënten weten hoe en wanneer zij bij de praktijk terecht kunnen.

Belangrijk: na 1 juni 2021 is het niet meer mogelijk de vragenlijst Aanvullende gegevens bij Vecozo in te vullen. Op korte termijn komt de vragenlijst bij Vektis beschikbaar. Paramedische zorgaanbieders en huisartsen ontvangen een e-mail zodra deze vragenlijst op vektis.nl beschikbaar is.

Het niet invullen van de vragenlijst heeft consequenties. Zorgverzekeraars baseren de afspraken die zij met je (willen) maken op de gegevens zoals die in het AGB-register en de aanvullende vragenlijst vermeld staan. Ook zorgzoekers en –vinders maken gebruik van deze informatie, om een zo reëel mogelijk beeld van de praktijk te vermelden. Als zorgaanbieder hoef je deze gegevens via deze vragenlijst maar 1 keer aan te leveren en dus niet bij alle zorgverzekeraars apart op te geven.

Belangrijk: na 1 juni 2021 is het niet meer mogelijk de vragenlijst Aanvullende gegevens bij Vecozo in te vullen. Op korte termijn komt de vragenlijst bij Vektis beschikbaar. Paramedische zorgaanbieders en huisartsen ontvangen een e-mail zodra deze vragenlijst op vektis.nl beschikbaar is.

Om de contractering met zorgverzekeraars op tijd af te kunnen ronden, is het van belang dat je de vragenlijst ieder jaar tijdig controleert/invult. In ieder geval dus voor de contracterings-ronde. Zo zijn je gegevens altijd up-to-date.

Belangrijk: na 1 juni 2021 is het niet meer mogelijk de vragenlijst Aanvullende gegevens bij Vecozo in te vullen. Op korte termijn komt de vragenlijst bij Vektis beschikbaar. Paramedische zorgaanbieders en huisartsen ontvangen een e-mail zodra deze vragenlijst op vektis.nl beschikbaar is.

Met de vragenlijst wordt generieke en niet-concurrentiële informatie opgevraagd over je praktijk. Het kan voorkomen dat een zorgverzekeraar je, in verband met de zorginkoop, nog een aantal specifieke vragen stelt. Het gaat dan om vragen die niet generiek zijn voor alle zorgverzekeraars en die voor een specifieke zorgverzekeraar wel van belang zijn. Zorgverzekeraars doen dit alleen als het echt nodig is.

Belangrijk: na 1 juni 2021 is het niet meer mogelijk de vragenlijst Aanvullende gegevens bij Vecozo in te vullen. Op korte termijn komt de vragenlijst bij Vektis beschikbaar. Paramedische zorgaanbieders en huisartsen ontvangen een e-mail zodra deze vragenlijst op vektis.nl beschikbaar is.

Als u de vragenlijst indient worden de gegevens bij Vektis opgeslagen. U kunt altijd op een later moment de vragenlijst bewerken of aanvullen en deze opnieuw indienen. De laatst ingediende vragenlijst delen wij met de zorgverzekeraars.

Belangrijk: na 1 juni 2021 is het niet meer mogelijk de vragenlijst Aanvullende gegevens bij Vecozo in te vullen. Op korte termijn komt de vragenlijst bij Vektis beschikbaar. Paramedische zorgaanbieders en huisartsen ontvangen een e-mail zodra deze vragenlijst op vektis.nl beschikbaar is.

Je kunt op ieder moment wijzigingen doorgeven. Bijvoorbeeld wanneer de openingstijden zijn gewijzigd of de praktijk verhuisd. Zorgverzekeraars worden automatisch op de hoogte gesteld van wijzigingen die je doorvoert. Dit is handig, bijvoorbeeld wanneer de overeenkomst tussen je praktijk en de zorgverzekeraar tussentijds aangepast wordt. Zo beschikt de zorgverzekeraar altijd over de meest actuele gegevens.

Belangrijk: na 1 juni 2021 is het niet meer mogelijk de vragenlijst Aanvullende gegevens bij Vecozo in te vullen. Op korte termijn komt de vragenlijst bij Vektis beschikbaar. Paramedische zorgaanbieders en huisartsen ontvangen een e-mail zodra deze vragenlijst op vektis.nl beschikbaar is.

Dit is een gezamenlijk initiatief van alle zorgverzekeraars, Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV) en de paramedische beroepsorganisaties (EN, KNGF, NVD, NVH, NVLF en VvOCM, zie ook het Paramedisch Platform Nederland).

In het AGB-register leggen we algemene informatie vast over de praktijk, zoals NAW-gegevens en de bevoegdheden. Daarnaast is voor een optimale zorginkoop nodig dat zorgverzekeraars over aanvullende informatie beschikken, zoals informatie over de toegankelijkheid en bereikbaarheid van de praktijk, kwalificaties van het personeel enzovoort.  Deze informatie is ook van belang voor de vermelding in zorgzoekers en -vinders, zodat patiënten weten hoe en wanneer zij bij je terechtkunnen. Via Vektis worden de gegevens beschikbaar gesteld aan zorgverzekeraars. Zo beschikken deze partijen over dezelfde actuele informatie. Zorgverzekeraars mogen deze gegevens alleen gebruiken ten behoeve van zorginkoop en het informeren van hun verzekerden, zoals contractueel overeengekomen tussen zorgverzekeraars en paramedici.

Om de administratie voor jou te beperken heeft Vektis al veel stappen voorbereid:

• Wij zorgen ervoor dat je AGB-registratie gekoppeld is aan bronnen zoals het BIG-register en de Kamer van Koophandel. Je hoeft je AGB-registratie daardoor alleen te controleren op juistheid en volledigheid. Omdat wij je benaderen via e-mail is het belangrijk dat je een juist e-mailadres opgeeft.
• De overige gegevens vul je aan door het invullen van een vragenlijst. Het controleren en aanvullen van de informatie duurt ongeveer 15 minuten. In volgende jaren hoef je de gegevens alleen nog te controleren en waar nodig bij te werken. Vektis vult alle eerder geregistreerde informatie automatisch in.
• Je ontvangt elk jaar een herinneringsmail van Vektis met de vraag om de gegevens te controleren en zo nodig aan te passen.
  Vektis deelt de gegevens met alle relevante zorgverzekeraars. Je hoeft hiervoor zelf geen actie (meer) te ondernemen.
• Vektis deelt de gegevens met alle relevante zorgverzekeraars. Je hoeft hiervoor zelf geen actie (meer) te ondernemen.

Om de contractering met zorgverzekeraars op tijd af te kunnen ronden, is het van belang dat je de vragenlijst ieder jaar tijdig controleert/invult. In ieder geval dus voor de contracterings-ronde. Op die manier zijn je gegevens altijd up-to-date.

Je kunt op ieder moment wijzigingen doorgeven. Bijvoorbeeld wanneer de openingstijden zijn gewijzigd of de praktijk verhuisd. Zorgverzekeraars worden automatisch op de hoogte gesteld van wijzigingen die je doorvoert. Dit is handig, bijvoorbeeld wanneer de overeenkomst tussen je praktijk en de zorgverzekeraar tussentijds aangepast wordt. Zo beschikt de zorgverzekeraar altijd over de meest actuele gegevens.

Er is standaard nog niemand aangewezen die de vragenlijst in mag vullen. Zodra je een Mijnvektis-account hebt aangemaakt, moet je eenmalig toestemming aanvragen bij de onderneming om de vragenlijst in te mogen vullen. De onderneming ontvangt vervolgens een e-mail, waarin akkoord kan worden gegaan met het verstrekken van de toestemming.

Voor het invullen van de vragenlijst moet je inloggen met een account. Je inlognaam is afhankelijk van de wijze waarop uw account bij ons is geregistreerd.

• Is je account geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  In dat geval log je in met je persoonlijke AGB-code@vektis.nl als gebruikersnaam. Voorbeeld: 01234567@vektis.nl.

• Is je account niet geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  In dat geval is het e-mailadres waarop je account geregistreerd staat je gebruikersnaam.

Bij het registreren van uw account heb je van ons een e-mail ontvangen waarin uw gebruikersnaam staat.

Ben je een BIG-geregistreerde psychiater, dan kun je deze vraag met ‘Nee’ beantwoorden. In jouw BIG-registratie is de visitatie geborgd. Zorgverzekeraars zijn hiervan op de hoogte.

Ben je lid van beroepsvereniging NVPA dan kun je deze vraag met ‘Nee’ beantwoorden. Het is wel belangrijk dat je controleert of er een erkenning van de NVPA is gekoppeld aan je AGB-registratie. Je kunt dit controleren in het AGB-register.

Het kan zijn dat jouw onderneming ten onrechte een e-mail of brief van ons hierover heeft ontvangen. Alleen als jouw onderneming een erkenning heeft van ‘Kwaliteitsstatuut GGZ’ moet je de vragenlijst invullen. Wij hebben onze uitnodigingen hierop aangepast.

Je vult de vragenlijst in voor de hoofdvestiging. Eventuele afwijkende openingstijden bij de andere vestigingen kun je in de vragenlijst aangeven.

Je kunt je UBO registreren door middel van het invullen van dit webformulier.

UBO staat voor Ultimate Benificial Owner en is de uiteindelijke verantwoordelijke persoon (maximaal 4) van een organisatie.

De UBO is een belanghebbend natuurlijk persoon die direct of indirect 25% belang heeft in (het vermogen van) de organisatie. Bijvoorbeeld een direct belang in aandelen of certificaten. Indirect belanghebbenden zijn de personen die het bezit of de controle hebben over 25% of meer van:

• de stemrechten in de algemene vergadering
• een belang als begunstigde van het vermogen
• een bijzondere zeggenschap over het vermogen
• een recht op een aandeel in de gemeenschap
• een recht op een aandeel in de winst
• de stemrechten bij de besluitvorming over het wijzigen van de personenvennootschapsovereenkomst.

Zorgverzekeraars zijn wettelijk verplicht om van alle ondernemingen aan wie zij geld overmaken vast te stellen wie de UBO is of zijn. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

Als de zorgverzekeraar uw UBO niet heeft, dan mogen zij niet uitbetalen. Vul het formulier in op ubo.vektis.nl en werk uw email-adres in het AGB-register bij. Zo kunnen wij u ook in de toekomst goed bereiken.

Banken en verzekeraars zijn verplicht om de UBO vast te stellen. Als zorgverzekeraars niet weten wie de UBO van een organisatie is, dan mogen zij volgens de Sanctiewet 1977 en andere sanctieregelingen geen geld overmaken naar die organisatie. Ook mogen zorgverzekeraars geen geld overmaken aan UBO’s die schuldig zijn bevonden aan het witwassen van geld of financieren van terrorisme en als gevolg daarvan op de Nationale sanctielijst staan. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

Vektis stuurt alleen een mail of brief als de UBO niet bekend is en je deze moet aanleveren. Als je van Vektis geen mail of brief hebt ontvangen, dan is er geen actie nodig.

Zorgverzekeraars hebben Vektis gevraagd namens hen de UBO centraal op te vragen bij zorgorganisaties en door te zetten aan alle zorgverzekeraars. Het voordeel daarvan is dat je de UBO maar 1 keer hoeft aan te leveren en niet bij elke zorgverzekeraar afzonderlijk.

Als je van Vektis geen mail of brief hebt ontvangen is er geen actie nodig. Vektis stuurt alleen een mail als de UBO nodig en/of onbekend is.

Je kunt het hele jaar door je zorgverzekeraar verzocht worden de UBO aan te leveren. Je kunt daarvoor gebruik maken van dit webformulier. Als er gedurende het jaar UBO-gegevens wijzigen, geef dit dan via hetzelfde webformulier aan ons door.

Heb je na het verzenden een bevestiging op je scherm gekregen dat de verklaring is ontvangen? Dan is dit de bevestiging dat het goed is gegaan. Weet je niet zeker of je een bevestiging gezien hebt? Klik dan nogmaals op de link in het formulier. Is de verklaring verstuurd, dan krijg je dit op het scherm te zien. Wij kunnen helaas niet op een andere manier voor je controleren of de UBO verklaring goed ontvangen is.

Wij versturen per AGB-code het verzoek tot het doorgeven van de UBO. Heb je een herinnering ontvangen,  maar heb je in een eerder stadium de UBO al aan ons doorgegeven? Dan heb je waarschijnlijk meerdere AGB-codes waarvoor je de UBO door moet geven. Wij vragen je namelijk om voor iedere AGB-code afzonderlijk de UBO aan ons door te geven.  

Ook wanneer je niet direct met een zorgverzekeraars te maken hebt, kun je wel indirect met ze te maken hebben. Patiënten die je hebt behandeld leveren voor vergoeding van hun factuur een declaratie in bij de zorgverzekeraars. Om deze facturen uit te betalen, controleren zorgverzekeraars wie de UBO is van de onderneming waar de behandeling uitgevoerd is. Is er geen UBO bekend? Dan kan de zorgverzekeraar besluiten niet over te gaan tot betaling.

Zorgverzekeraars zijn wettelijk verplicht om van alle ondernemingen aan wie zij geld overmaken vast te stellen wie de UBO is of zijn. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

Voor ondernemingen met meer dan 4 UBO’s kun je dit formulier gebruiken. Dit formulier voorziet in het opgeven van meer dan 4 UBO’s. Daarbij hoeven de individuele UBO’s niet te voldoen aan de eis van een minimum van 25%. De som van alle UBO’s samen dient wel 100% te zijn.

Je kunt het ingevulde formulier sturen naar ubo@vektis.nl.

Je kunt het webformulier opnieuw invullen met de juiste gegevens. Wij zullen de aangepaste gegevens delen met de zorgverzekeraars.

Als de onderneming waarvoor we de UBO gegevens opvragen niet meer actief is, beëindig dan ook de AGB-registratie. Daarmee vervalt ook het verzoek voor het registreren van de UBO.

Beëindig je AGB-registratie snel en eenvoudig door het AGB beëindigingsformulier in te vullen en te mailen naar: info@agbcode.nl. Je wordt per e-mail geïnformeerd over de verdere afhandeling van je verzoek.

Ga je voor het eerst declareren volgens een EI-standaard van Vektis, dan zijn de volgende aspecten van belang:
1) In jouw software moet de EI-standaard voor de door jou te declareren zorg zijn geïmplementeerd. Als je daar vragen over hebt kun je hiervoor jouw softwareleverancier raadplegen.
2) Elektronisch declaraties worden ingediend via VECOZO. Het indienen van declaraties kan op 2 manieren: handmatig via de website of geautomatiseerd via de webservice.
In het eerste geval levert jouw softwarepakket een bestand als output, waarna je dat bestand in het Elektronisch Declaratieportaal (EDP) van VECOZO kunt uploaden. In het tweede geval dient jouw softwarepakket over de mogelijkheid te beschikken om aan te sluiten op de webservice. Jouw softwareleverancier kan je vertellen welke manier voor jou van toepassing is.
3) Je dient in het bezit te zijn van een VECOZO certificaat. Deze kun je aanvragen op de website van VECOZO.
4) Een elektronische declaratie dien je in bij een zorgverzekeraar, zorgkantoor of een gemeente via het portaal van VECOZO.
Heb je vragen, stuur dan een mail naar standaardisatie@vektis.nl of bel ons: 030-8008300. Je kunt ook contact met VECOZO opnemen.

Snel een retourcode vinden, informatie over het retourproces en de meest voorkomende retourcodes vind je op onze webpagina Retourinformatie.  

Informatie over de criteria op basis waarvan een nieuwe versie en subversie van een EI-standaard wordt uitgegeven vind je hier.

De standaarden van Vektis zijn ’EI-standaarden‘. Deze beschrijven de definitie van elektronisch bericht tussen twee partijen. EI staat voor externe integratie van elektronische systemen: een bericht dat conform een EI-standaard door een computerprogramma is opgesteld kan via VECOZO worden verstuurd naar een andere computer. Op basis van deze standaard spreken beide computers dezelfde taal. De standaard bestaat uit een aantal documenten die in samenhang de definitie bevatten. Onderdeel daarvan zijn de controle- en bedrijfsregels die het bericht op technische en deels functionele inhoud beschrijven.

De standaarden van Vektis ondersteunen vooral het declaratie- en schadelastproces. De declaratiestandaarden ondersteunen het gedigitaliseerd indienen van een declaratie voor geleverde zorg door een zorgverlener bij de betalende instantie. De schadelast standaarden ondersteunen de aanlevering van declaratie-data vanuit zorgverzekeraars en zorgkantoren aan Vektis. Deze data is de brandstof waarop Vektis Intelligence draait; immers zonder data geen inzichten.

Bekijk de infographic en ontdek meer over de rol van de Vektis standaarden in de keten van het elektronische berichtenverkeer.

Bekijk de infographic en ontdek hoe een standaard tot stand komt.

Een wijziging in een standaard of een codelijst vraag je aan via een wijzigingsformulier. Meer informatie hierover lees je hier.

Informatie over gebruik, criteria en procedures codelijsten lees je hier.

Een deel van de Vektis standaarden ondersteunen berichtenverkeer op basis van XML. Daarvoor hanteren wij een aantal ’XML Schema‘ architectuurprincipes.

Bekijk de prestatiecodes in de prestatiecodelijsten op de Vektis TOG website.

Bekijk hier het historisch overzicht met gewijzigde standaarden en codelijsten.

Afwijscodes of afwijsreden zijn andere namen voor ‘retourcodes’ of ‘foutcodes’. Dit zijn de codes die aangeven waarom een declaratie is afgewezen. Je vindt deze codes in de retourcodelijsten COD954 of COD957. Voor meer informatie over declaratieproces en het retourproces daarbinnen, zie de Retourinformatie pagina.

Een wijziging in een Logische Controle Beschrijving (LCB) vraag je aan via het LCB-wijzigingsformulier. Het aanvragen van een nieuwe retourcode voor gebruikt in een LCB gebeurt via het reguliere Wijzigingenbeheer proces. Meer informatie over beide type wijzigingen en het wijzingsformulier vind je hier.

Door bij Vektis de basisgegevens over jouw instelling te registreren, hebben alle zorgkantoren, het Zorginstituut Nederland en de Patiëntenfederatie Nederland (Zorgkaart Nederland) inzicht in deze gegevens. Zo kunnen zorgkantoren een passende overeenkomst met je sluiten en weten cliënten en verwijzers je goed te vinden.

Je hoeft je gegevens maar op 1centrale plek in te vullen hiervoor, namelijk via de vragenlijst gehandicaptenzorg van Vektis. Vektis deelt de informatie uit de vragenlijst met de partijen waarvoor deze informatie relevant is: de zorgkantoren, het Zorginstituut Nederland en de Patiëntenfederatie Nederland. Doordat je nog maar op 1 plek deze gegevens invult, dragen wij bij aan de administratieve lastenverlichting van jouw instelling. 

Je levert via de vragenlijst gehandicaptenzorg informatie aan over het zorgaanbod, de woonmogelijkheden en de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locaties van de instelling.  

Deze vragenlijst is een aanvulling op de informatie in het AGB-register. In het AGB-register leggen we algemene informatie vast over de instelling, zoals NAW-gegevens en de bevoegdheden.  Hiermee krijgen zorgkantoren een optimaal beeld van jouw instelling om een passende overeenkomst af te sluiten. Ook ben je als instelling goed vindbaar en zichtbaar op Zorgkaart Nederland. 

Het niet invullen van de vragenlijst kan consequenties hebben. Want zorgkantoren beschikken dan niet over de noodzakelijke informatie om de zorginkoop en contractering met jouw instelling goed uit te voeren. Het gevolg hiervan kan zijn dat zorgkantoren je geen of een onvolledig/onjuist contract (kunnen) aanbieden en dat zij hun verzekerden niet (kunnen) informeren over jouw praktijk. Daarnaast is je praktijk niet juist/onvolledig vindbaar en zichtbaar in zorgzoekers en –vinders zoals Zorgkaart Nederland.

Elke vraag in het webformulier is verplicht. Je kunt het formulier dus pas insturen als alle vragen zijn beantwoord.

Je kunt dezelfde vragenlijst steeds opnieuw invullen en verzenden, hier zit geen beperking op. Alleen de laatst ingevulde vragenlijst wordt bewaard. Zodra er zaken wijzigen, is het belangrijk de antwoorden te actualiseren. Je kunt het formulier dus op elk moment aanpassen en opnieuw naar ons verzenden.

We hebben te maken met wet- en regelgeving omtrent privacy, waarin is bepaald dat degene waarvan de gegevens worden vastgelegd en gebruikt, akkoord moeten gaan met het feit dat dit gebeurt. Daarom wordt voor deze aanvullende gegevens ook akkoord gevraagd op algemene voorwaarden. Zonder akkoord kunnen de gegevens niet worden ingediend en hebben de zorgkantoren geen beschikking over de gegevens.

Met de vragenlijst wordt generieke en niet-concurrentiële informatie opgevraagd over jouw instelling. Het kan voorkomen dat een zorgkantoor je, in verband met de zorginkoop, nog een aantal specifieke vragen stelt. Het gaat dan om zaken die niet generiek, maar wel van belang zijn voor dit specifieke zorgkantoor. Zorgkantoren doen dit alleen als het echt nodig is.

We verwerken je gegevens zodra je de vragenlijst hebt ingevuld of bewerkt. Je ziet in het portaal voor de vragenlijst jouw zojuist ingevulde gegevens staan en de zorgkantoren en Zorgkaart Nederland hebben direct toegang tot deze nieuwe gegevens.

Vektis stelt de informatie uit de vragenlijst gehandicaptenzorg beschikbaar aan zorgkantoren, het Zorginstituut Nederland en de Patiëntenfederatie Nederland (Zorgkaart Nederland). Met deze centrale uitvraag kan het zorgkantoor een passende overeenkomst met jouw instelling sluiten en weten cliënten en verwijzers je goed te vinden. We delen altijd alleen de meest actuele ingevulde gegevens van jouw instelling.

Voor elke locatie van jouw instelling vul je 1 keer de vragenlijst in zijn geheel in. Het portaal geeft de mogelijkheid om gegevens tussen vestigingen te kopiëren, mocht dit van toepassing zijn. Na het eenmalig in zijn geheel invullen is het belangrijk de vragenlijst up-to-date te houden. Dit doe je door, als er zaken in uw instelling en de locaties wijzigen, opnieuw de vragenlijst te openen, de aanpassingen te doen en het formulier opnieuw te verzenden. Alleen de laatst opgeslagen en verzonden vragenlijst wordt bewaard.

De vragenlijst kent geen deadline, en je past de antwoorden aan zodra er veranderingen in je organisatie zijn die invloed hebben op de gegeven antwoorden in de vragenlijst. Door het up-to-date houden van de vragenlijst hebben zorgkantoren, het Zorginstituut Nederland en de Patiëntenfederatie Nederland (Zorgkaart Nederland) altijd toegang tot de actuele gegevens van uw instelling.

De vragenlijst gehandicaptenzorg is een gezamenlijk initiatief van de zorgkantoren, het Zorginstituut Nederland (ten behoeve van programma Kik-V) en de Patiëntenfederatie Nederland (Zorgkaart Nederland).

Ja, de dienstverlening is gewaarborgd. Wij doen er alles aan om onze werkzaamheden voort te zetten de producten en diensten te leveren zoals iedereen dat van ons gewend is. We zijn voor onze dienstverlening niet afhankelijk van fysiek contact of het kantoorpand. De IT-infrastructuur is ondergebracht in externe datacenters en de medewerkers beschikken thuis over dezelfde IT-voorzieningen als op kantoor. Alle processen die wij in beheer hebben blijven gewoon operationeel. Ook vanuit huis blijven de medewerkers van Vektis in contact met elkaar en met onze klanten. Wel kan het zijn dat klanten iets langer moeten wachten op een persoonlijke reactie dan normaal.

Vanuit verschillende teams en disciplines monitoren we de ontwikkelingen rondom het coronavirus en houden we contact met de buitenwereld en ons klanten. Vektis heeft een crisisteam dat indien nodig direct met elkaar kan schakelen en we volgen de richtlijnen van de overheid.

Ook voor al onze dienstverlening rond het AGB-register geldt dat alle processen die wij in beheer hebben gewoon operationeel zijn. Het feit dat er als gevolg van het coronavirus mogelijk meer of andere zorg gedeclareerd wordt, verandert daar niets aan.

De beschikbaarheid en beveiliging van onze data en IT-systemen zijn niet afhankelijk van het fysieke kantoorpand. Wij hebben onze fysieke IT-infrastructuur (de hardware met daarop de data) ondergebracht in Nederlandse datacenters. Medewerkers kunnen vanuit de eigen thuisomgeving de performance van de IT-infrastructuur monitoren en hierop acteren indien nodig.

Wij baseren onze onderzoeken op alle declaratiedata in Nederland. De zorg die nu geleverd wordt als gevolg van het coronavirus is nog niet gedeclareerd en wij hebben daar nog geen zicht op. We hebben ook onvoldoende informatie om voorspellingen te doen. Maar onze mensen hebben wel heel veel kennis over en ervaring met data. Daarom inventariseren we of we op een andere manier kunnen bijdragen. Bijvoorbeeld door onze kennis beschikbaar te stellen aan andere organisaties bij het verkrijgen van inzichten rondom het coronavirus. Of door te ondersteunen bij (administratieve) processen als gevolg van het coronavirus

Wij realiseren ons dat veel mensen die werkzaam zijn in de zorg nu andere prioriteiten moeten stellen in verband met het coronavirus. Die mensen willen we nu uiteraard zoveel mogelijk ontzien als het gaat om administratieve handelingen. Waar mogelijk is het wel belangrijk dat de administratieve processen ook aan de zorgkant doorgaan. Zodat de zorg die nu geleverd wordt, straks ook gedeclareerd kan worden. En we zorgprofessionals ook na deze crisis met onze processen kunnen ondersteunen bij het beschikbaar stellen van goede zorg.   

We hebben een risicoanalyse gedaan naar de impact van het coronavirus. Bij geen van de mogelijke risico’s zitten we op dit moment in de gevarenzone. We blijven dit de komende weken zorgvuldig monitoren.

We verzoeken iedereen zoveel mogelijk contact met ons op te nemen via e-mail. Alle medewerkers zijn bereikbaar via hun persoonlijke e-mailadres, zakelijke vaste nummer of mobiele nummer en iedereen kan ook mailen met onze servicedesk (info@agbcode.nl) of ons secretariaat (secretariaat@vektis.nl). Het kantoor op de Sparrenheuvel in Zeist is gesloten voor bezoekers.

Vektis verzamelt en registreert de wachttijd informatie voor de geestelijke gezondheidszorg en casemanagement dementie. Vervolgens stellen wij het beschikbaar aan diverse partijen in de zorg. Er zijn diverse instellingen, zoals de NZa, de zorgverzekeraars en ook patiëntenorganisaties, die de informatie gebruiken om cliënten sneller naar de juiste zorgaanbieder te begeleiden.

Voor het aanvragen van toegang tot het registreren van de wachttijden en voor het doorgeven van de wachttijden moet u inloggen met een account. Uw inlognaam is afhankelijk van de wijze waarop uw account bij ons is geregistreerd.

• Is uw account geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  
  In dat geval logt u in met uw persoonlijke AGB-code@vektis.nl als gebruikersnaam. Voorbeeld: 01234567@vektis.nl.
  
  
• Is uw account niet geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  In dat geval is het e-mailadres waarop uw account geregistreerd staat uw gebruikersnaam.

Bij het registreren van uw account heeft u van ons een e-mail ontvangen waarin uw gebruikersnaam staat.

Het is helaas niet mogelijk maanden te wijzigen die in het verleden liggen.

Zolang de maand die je wilt wijzigen de huidige maand is, kan je de invoer wijzigen. Let op: elke wijziging overschrijft de vorige invoer.

Als je geen nieuwe cliënten meer aanneemt, spreken wij van een aanmeldstop. Vul in dat geval ook het formulier in, je kunt hierin namelijk aangeven dat er een aanmeldstop is. Zo is het voor alle gebruikers van de wachttijdinformatie (onder andere zorgverzekeraars) duidelijk dat jouw onderneming een aanmeldstop heeft.

Elke aanbieder in de ggz of cmd, of dat nu een instelling of een vrijgevestigde aanbieder is, dient wachttijden te registreren bij Vektis.nl. Wanneer de zzp-er niet zelf geestelijke gezondheidszorg of cmd-zorg declareert, dan ligt de verplichting voor het aanleveren van de wachttijden bij de instelling of praktijk die de zzp-er inhuurt. De vrijgevestigde aanbieder hoeft dan zelf geen wachttijden aan te leveren.

Via Vektis kunnen aanbieders van geestelijke gezondheidszorg (ggz) hun wachttijdgegevens geautomatiseerd aanleveren. Hiermee maken we de registratie nog efficiënter.

Wi je hier gebruik van maken, dan moet je enkele aanpassingen doorvoeren in de software. Neem hiervoor contact met ons op. Vermeld in de onderwerpregel ‘wachttijden automatisch leveren’, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je de benodigde informatie snel ontvangt.

Bij Vektis moet je de wachttijden invoeren. Er zijn services beschikbaar om de wachttijdinformatie te koppelen met je website. Wil je hier meer informatie over, stuur ons dan een mail met als onderwerp ‘wachttijden raadplegen’.

Vektis communiceert grotendeels via e-mail met haar klanten. Wij zien dat instellingen regelmatig e-mailadressen gebruiken die verwijzen naar algemene mailboxen. Dit kan een reden zijn, maar het kan ook zijn dat deze gegevens ooit zijn ingevoerd en daarna nooit meer bijgewerkt. Dus zorg ervoor dat de e-mailadressen juist zijn ingevoerd zodat je geen belangrijke berichten mist, zoals herinneringen voor het invullen van de wachttijden.

Je kunt in onze webzoeker je AGB-registratie bekijken. Mocht hier iets niet juist zijn, geef dit dan aan ons door.

Ja, alle wachttijd informatie die wordt ingevoerd is publieke en openlijk toegankelijke informatie, net als de wachttijd informatie die je op je eigen website publiceert.

Voor de aanmeldings- en behandelingswachttijd kun je nu ook NVT invullen. NVT betekent dat je in de afgelopen 2 maanden geen patiënten op intake heeft gehad of in behandeling heeft genomen.

Als je cliënten doorverwijst betekent dat over het algemeen dat je geen nieuwe cliënten meer aanneemt. In dat geval spreken we van een aanmeldstop. Ook die kun je aangeven in het formulier.

Ja, dat is mogelijk door een e-mail te sturen aan afmeldingwti@vektis.nl. Vermeld duidelijk of het hier gaat om een afmelding van de verplichting (en een korte reden) of alleen een afmelding voor de e-mailherinneringen.

Stuur ons een e-mail hierover en wij sturen je de informatie toe.

Vanaf 1 februari is het portaal aangepast aan de aangepaste Transparantieregeling zorgaanbieders ggz.

Je kunt bij de vragen hieronder lezen welke aanpassingen je in het portaal kunt verwachten.

In verband met de aangepaste Transparantieregeling zijn er vanaf eind januari 2021 enkele aanpassingen in het portaal te zien. Je kunt bij jouw onderneming aangeven of er meer dan 10 zorgverleners werkzaam zijn. Bij het opgeven van wachttijdinformatie voor de vestiging(en), is het mogelijk zelf te bepalen of je de wachttijden retrospectief of actueel berekent. Meer uitleg hierover vind je bij onderstaande vraag ‘Hoe bepaal ik mijn wachttijden?’.

Daarnaast verandert er voor zorgaanbieders in de gespecialiseerde ggz nog het volgende: autisme en trauma zijn vanaf 2021 zelfstandige hoofdiagnosegroepen geworden, en behoren in het portaal daarom niet meer tot respectievelijk de pervasieve stoornissen en de angststoornissen.

In verband met de aangepaste Transparantieregeling zijn er vanaf eind januari 2021 enkele aanpassingen in het portaal te zien. Je kunt in het portaal bij jouw onderneming aangeven of er meer dan 10 zorgverleners werkzaam zijn. Indien dit het geval is, vragen wij op ondernemingsniveau de volgende gegevens uit: actueel aantal wachtenden aanmelden (binnen en buiten de treeknorm) en het actueel aantal wachtenden behandelen (binnen en buiten de treeknorm).

Bij het opgeven van wachttijdinformatie voor de vestiging(en) is het mogelijk zelf te bepalen of je de wachttijden retrospectief of actueel berekent. Meer uitleg hierover vind je bij onderstaande vraag ‘Hoe bepaal ik mijn wachttijden?’.

Wij vragen op vestigingsniveau ook uit hoeveel intakes en behandelingen er in de afgelopen 2 maanden zijn gestart (verdeeld in binnen en buiten de treeknorm). Zorgaanbieders in de gespecialiseerde ggz dienen deze informatie per hoofddiagnosegroep, per vestiging, apart op te geven. Daarnaast geldt voor zorgaanbieders in de gespecialiseerde ggz dat autisme en trauma vanaf 2021 zelfstandige hoofdiagnosegroepen zijn geworden. Deze behoren daarom niet meer tot de pervasieve stoornissen en de angststoornissen.

Je mag zelf bepalen of je de wachttijd retrospectief (R) of actueel (A) berekent. Je hoeft niet op te geven welke methode je gebruikt. Wel is het wenselijk dat je iedere maand dezelfde methode toepast.

Aanmeldwachttijd in weken:

• Retrospectief: bereken de individuele werkelijke wachttijd van alle cliënten die in de afgelopen 2 maanden een intake kregen (dus waarvan de aanmeldwachttijd is beëindigd). Neem van deze individuele wachttijden het gemiddelde in weken en rondt dit naar boven af.
• Actueel: Neem de derde beschikbare mogelijkheid in de agenda voor het maken van een afspraak voor een intake (afgerond naar boven op hele weken).

Behandelwachttijd in weken:

• Retrospectief: bereken de individuele werkelijke wachttijd van alle cliënten waarvan in de afgelopen 2 maanden de behandeling is gestart (dus waarvan de behandelwachttijd is beëindigd). Neem van deze individuele wachttijden het gemiddelde in weken en rondt dit naar boven af.
• Actueel: Neem de derde beschikbare mogelijkheid in de agenda voor het maken van een afspraak voor een behandeling (afgerond naar boven op hele weken).

Ggz-instellingen en -praktijken publiceren de wachttijden op hun websites. Informatie is daardoor erg versnipperd beschikbaar. Wanneer mensen beschikbare zorg zoeken, is het zeer lastig om een overzicht te krijgen van beschikbare ggz in bijvoorbeeld de eigen regio. Met de centrale wachttijd registratie bij Vektis zijn zorgverzekeraars, patiëntenorganisaties en zorgaanbieders in staat om cliënten efficiënter aan zorg te helpen.

Ja, het formulier biedt de mogelijkheid om beide vormen van zorg te selecteren.

Een ggz-aanbieder kan 'actief zijn in' en dus zorg leveren in 1 of meerdere hoofddiagnosegroepen, maar hoeft daar niet persé in gespecialiseerd te zijn. Als je niet gespecialiseerd bent maar wel zorg levert op 1 of meerdere van de hoofddiagnosegroepen, moet je ook de wachttijd informatie registeren.

Nee, kinder- en jeugdzorg vallen niet onder de Nadere Regeling Transparantie in de GGZ van de NZa.

Wachttijden dienen in principe per vestiging te worden opgevoerd. Als er in een postcode gebied en binnen een straal van maximaal 10 km meerdere vestigingen gelegen zijn, mag de aanlevering gebundeld geschieden onder één vestiging.

Jouw ggz-instelling of -praktijk kan meerdere vestigingen hebben die nog niet geregistreerd zijn in het AGB-register. Wachttijden moeten per vestiging worden opgevoerd. Zorg dus dat in het AGB-register de vestigingen goed zijn vastgelegd. Controleer in het AGB-resister of de vestigingen zijn vermeld. Als vestigingen toegevoegd moeten worden aan het AGB-register, volg dan deze link, zodat je weet welke gegevens nodig zijn.

Heb je een inhoudelijke vraag over het invullen van de wachttijden, lees dan de FAQ van de Landelijke stuurgroep wachttijden of neem contact op met de NZa. Als je lid bent van De Nederlandse ggz dan kun je je vraag ook daar stellen.

Heb je functionele vragen over het portaal zelf? Stuur dan een e-mail naar referentieproducten@vektis.nl.

De aanleververplichting komt voort uit de Regeling transparantie zorgaanbieders casemanagement dementie (NR/REG-1827). Deze is te vinden op de website van de NZa.

De verplichting ligt bij de zorgaanbieders. Het is mogelijk om de wachttijden via een dementie netwerk aan te leveren.

Het primaire doel van het registreren van wachttijden is om potentiële cliënten te informeren over mogelijke wachttijden (ook wel 'zorggidsen' genoemd).

De Regeling transparantie zorgaanbieders casemanagement dementie (NR/REG-1827) is te vinden op de website van de NZa.

De wachttijden moeten aangeleverd worden voor de 20e van iedere maand. Zie voor meer details de website van Nza.

De wachttijden worden aangeleverd over de voorgaande kalendermaand, dus in december registreert u de wachttijden over november. Registreer dus in december het aantal wachtenden op de laatste dag van november.

Er zijn dementie-netwerken die de coördinatie op zich nemen van het aanleveren van wachttijden. Zie de lijst met netwerken op onze website of neem contact hierover op met je netwerk.

Je blijft zelf, als zorgaanbieder, verantwoordelijk voor de aanlevering.

NB Je bent niet verplicht om de aanlevering te laten lopen via een dementie-netwerk.

In de Gemeentezorgspiegel combineren we betrouwbare informatie van zorgkosten en zorggebruik vanuit de Wet langdurige zorg (Wlz), Zorgverzekeringswet (Zvw), Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet (Jw) op landelijk, gemeente-, wijk- en buurtniveau. De Gemeentezorgspiegel is een besloten digitale omgeving voor gemeenten en zorgverzekeraars met interactieve dashboards. 
  
Met de Gemeentezorgspiegel kun je: 

• Zorgplannen en inkoopbeleid inrichten op basis van data. 
•  Afstemmen op de lokale zorgvraag op basis van integrale inzichten, lokale trends en ontwikkelingen over tijd. 
• De samenwerking met zorgverzekeraars, zorgkantoren en andere partners bevorderen door het delen van zorginzichten over de gemeente (tot op wijk- en buurtniveau). 

In de Gemeentezorgspiegel tonen we via interactieve dashboards en rapportages inzichten over de zorg in gemeenten. De Gemeentezorgspiegel is onderverdeeld in 6 onderwerpen:

1. Zorggebruik in de gemeente/wijk 
   Integraal inzicht in het zorggebruik en de zorgkosten in de gemeente (tot op wijk- en buurtniveau) en gespiegeld aan landelijke informatie. Verschillende domeinen (Wlz, Zvw, Wmo en Jeugdwet) geven we afzonderlijke weer.
2. Verdeelmodel Farmaceutische Kosten Groepen (FKG's) 
   Inzicht in het aantal inwoners met medicatie voor een chronische aandoening of een psychische aandoening per gemeente en per wijk. De verdeling van Wmo-gelden aan gemeenten gebeurt mede op basis van de FKG's. 
3. Wachttijden geestelijke gezondheidszorg (ggz)  
   Inzicht in de aanmeld- en behandelwachttijden binnen de ggz. We geven de wachttijden weer per regio, gemeente, zorgaanbieder en aandoening.
4. Monitor EPA (ernstige psychiatrische aandoeningen) 
   Inzicht in de prevalentie en de zorgkosten voor volwassenen met een ernstige psychiatrische aandoening (EPA). We geven inzicht op gemeente- en wijkniveau.
5. Monitor Crisis ggz
   Inzicht in het aantal crisisbehandelingen en het aantal verblijfsdagen per crisis-patiënt. We geven inzicht op het niveau van gemeente gespiegeld aan een andere gemeente of de landelijke cijfers.
6. Monitor Dementie 
   Inzicht in de aantallen, het zorggebruik en de zorgkosten van thuiswonende mensen met dementie. We geven de informatie op landelijk, gemeente- en wijkniveau.  

In de Gemeentezorgspiegel combineren we informatie vanuit het sociaal domein met informatie vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de Wet langdurige zorg (Wlz). De informatie is beschikbaar in de Gemeentezorgspiegel op landelijk, gemeente-, wijk- en buurtniveau. Voor de geografische indeling van buurten, wijken en gemeenten gebruiken we de indeling van het CBS.

Gemeenten leveren lokale gegevens uit het sociaal domein (Wmo en Jeugdwet). Zorgverzekeraars leveren informatie vanuit de Zvw. Zorgkantoren leveren informatie vanuit de Wlz. 

De eigen gemeente en de zorgverzekeraar hebben toegang tot de gegevens uit de Gemeentezorgspiegel.

Gegevens die een gemeente aanlevert, verwerken we in de Gemeentezorgspiegel van de betreffende gemeente. Andere gemeenten hebben hierin geen inzage. Gemeenten kunnen naast de eigen medewerkers desgewenst andere partijen toestemming geven voor gebruikersaccounts op de Gemeentezorgspiegel.

Voor het beheer en doorontwikkeling van de Gemeentezorgspiegel vragen we een jaarlijkse bijdrage in de kosten. De basis voor de Gemeentezorgspiegel is gefinancierd door zorgverzekeraars en zorgkantoren. Met de doorontwikkeling van de Gemeentezorgspiegel willen we aan te sluiten op de informatiebehoefte van gemeenten. 
 
De hoogte van de jaarlijkse bijdrage is afhankelijk van het aantal inwoners binnen een gemeente. In onderstaande tabel staat de bijdrage.

De Gemeentezorgspiegel is een besloten digitale omgeving met interactieve dashboards en downloadbare rapporten. Download de flyer die meer informatie geeft over de vormgeving van de Gemeentezorgspiegel.

Het is mogelijk een demonstratie van de Gemeentezorgspiegel te krijgen. Zonder de Wmo- en Jeugdwetgegevens, maar mét de specifieke zorgkosten en het zorggebruik van de Zvw en Wlz van jouw gemeente. Zo krijg je een heel duidelijk en aansprekend beeld van wat de Gemeentezorgspiegel voor jou kan betekenen. Neem contact op voor een afspraak via Gemeentezorgspiegel@vektis.nl.

Ja. In de Gemeentezorgspiegel zijn rapportages, figuren en detailrapporten te downloaden. De figuren in de Gemeentezorgspiegel kan je met de rechtermuisknop downloaden. Bij verschillende dashboards kun je detailrapporten downloaden door op de kop 'detailrapport' te klikken.

Graag! Ons doel is dat de Gemeentezorgspiegel zo goed mogelijk aansluit bij de wensen en behoeftes van gebruikers.

Meerdere keren per jaar wordt een gebruikersoverleg georganiseerd. Tijdens dit overleg stellen we gebruikers op de hoogte van ontwikkelingen en halen wij wensen en behoeftes op voor doorontwikkeling van de Gemeentezorgspiegel. Opgeven kan via Gemeentezorgspiegel@vektis.nl.

Een andere mogelijkheid is feedback. We plannen graag een afspraak om feedback te bespreken. Schriftelijke feedback kun je naar ons mailadres sturen.

Via onze nieuwsbrief houden we geïnteresseerden op de hoogte van ontwikkelingen.
Meld je aan op de nieuwsbrief van de Gemeentezorgspiegel.

Als je vraag er niet tussen staat of behoefte hebt aan meer informatie, kijk op de webpagina van de Gemeentezorgspiegel, mail naar Gemeentezorgspiegel@vektis.nl of bel naar 030-8008405.

Als jouw gemeente gebruik wil maken van de Gemeentezorgspiegel, stuur ons een mail naar Gemeentezorgspiegel@vektis.nl of bel naar 030-8008405.

Bij de aanmelding voor de Gemeentezorgspiegel hoort een aantal formele documenten. Als de overeenkomsten en formulieren zijn ondertekend, krijgt jouw gemeente toegang tot de Gemeentezorgspiegel en het Dataportaal voor het aanleveren van informatie.

De eigen gemeente en de zorgverzekeraar hebben toegang tot de gegevens uit de Gemeentezorgspiegel.

Gegevens die een gemeente aanlevert, verwerken we in de Gemeentezorgspiegel van de betreffende gemeente. Andere gemeenten hebben hierin geen inzage. Gemeenten kunnen naast de eigen medewerkers desgewenst andere partijen toestemming geven voor gebruikersaccounts op de Gemeentezorgspiegel

Met een gebruikersaccount kunnen gebruikers van de Gemeentezorgspiegel  inloggen op het portaal waar de Gemeentezorgspiegel staat: Zorgprisma. Gebruikersaccounts zijn bestemd voor personen die gebruik mogen maken van de informatie van de Gemeentezorgspiegel. 

Bij elke gemeente hebben wij een contactpersoon die bepaalt wie binnen de eigen gemeente toegang mag hebben tot de Gemeentezorgsspiegel. Wij noemen deze persoon 'contactpersoon Toegang'. Deze persoon heeft bijvoobrbeeld de functie van applicatiebeheerder, functioneel beheerder of teamleider.

Daarnaast hebben wij ook graag een contactpersoon voor inhoudelijke zaken, zoals uitnodigingen voor het gebruikersoverleg en belangrijke updates. Wij noemen deze persoon 'contactpersoon Inhoud'. Vaak is dit een medewerker die betrokken is bij het gemeentelijke beleid.

Ten slotte hebben we bij elke gemeente een contactpersoon voor het aanleveren van gegevens over Wmo en Jeugdwet. Wij noemen deze persoon 'contactpersoon Aanleveren'. Vaak is dit een data-analist.

Wil je wijzigingen in contactpersonen doorgeven? Mail naar Gemeentezorgspiegel@vektis.nl

Via Gemeentezorgspiegel@vektis.nl geef je de wijzigingen door.  
 

Gemeenten die zijn aangesloten op de Gemeentezorgspiegel hebben binnen de eigen gemeente een specifiek contactpersoon die toestemming geeft om de Gemeentezorgspiegel te gebruiken.  
 
Als je een account wilt voor de Gemeentezorgspiegel, zijn er twee mogelijkheden: 

1. De contactpersoon van de gemeente vraagt ons een gebruikersaccount voor jou aan te maken.
2. Via Gemeentezorgspiegel@vektis.nl vraag je een gebruikersaccount aan. Vervolgens nemen wij contact op met de contactpersoon van je gemeente. 

Aangesloten gemeenten hebben een contactpersoon aangewezen die toegang heeft tot ons Dataportaal. Alleen deze persoon heeft toegang tot het Dataportaal. Deze persoon kan gewijzigd worden. Via Gemeentezorgspiegel@vektis.nl kun je hiervoor een formulier aanvragen.

Nee, alleen als een gemeente jou expliciet toestemming geeft voor een gebruikersacount, krijg je toegang tot de informatie van de betreffende gemeente. 
 
Gemeenten die zijn aangesloten op de Gemeentezorgspiegel hebben hiervoor een speciaal contactpersoon aangewezen (de zogenaamde 'Contactpersoon Toegang') binnen de eigen organisatie. Deze contactpersoon kan anderen toestemming geven om de Gemeentezorgspiegel te gebruiken.  
 
Als je een account wilt voor de Gemeentezorgspiegel, zijn er twee mogelijkheden:

1. De contactpersoon van de gemeente vraagt ons een gebruikersaccount aan te maken.  
2. Via Gemeentezorgspiegel@vektis.nl vraag je een gebruikersaccount aan. Vervolgens nemen wij contact op met de contactpersoon binnen de gemeente.

Bij de registratie van een account ontvang je van ons een e-mail waarin de gebruikersnaam staat. Ben je jouw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten, neem dan contact met ons op via Gemeentezorgspiegel@vektis.nl of bel naar 030-8008405.

Let op: deze contactgegevens zijn enkel beschikbaar voor zaken met betrekking tot de Gemeentezorgspiegel. Voor andere diensten van Vektis, bel onze centrale servicedesk via 030-8008380.

Wanneer een gemeente gebruik maakt van de Gemeentezorgspiegel, verwacht Vektis dat de gemeente gegevens over het sociaal domein aan Vektis beschikbaar stelt. De gegevens over de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Zorgverzekeringswet (Zvw) komen van zorgkantoren en zorgverzekeraars. Met het totaal aan gegevens stellen wij een integraal beeld over de zorg in de gemeente beschikbaar. 

Voor de aanlevering van gegevens over de Wmo hebben we een standaard ontwikkeld (QSD301v1.0). In deze standaard staan specificaties voor uniforme aanlevering van Wmo-gegevens. De informatie die wij opvragen komt in grote lijnen overeen met de gegevens die gemeenten aanleveren bij het CBS. Wij vragen om het aantal personen dat gebruik maakt van de Wmo en de kosten hiervan. Op geaggregeerd niveau (in verband met privacygevoeligheid) naar wijk, productcategorie, leeftijdscategorie en geslacht.

Het is mogelijk dat in de toekomst aanvullende gegevens nodig zijn om de gewenste inzichten aan te bieden. Zo verwachten we op termijn gegevens vanuit de Jeugdwet op te vragen.

Voor de aanlevering van gegevens over de Wmo hebben we een standaard ontwikkeld (QSD301v1.0). In deze standaard staan specificaties voor uniforme aanlevering van Wmo-gegevens. Voor gegevensaanlevering over de Jeugdwet werken we in samenwerking met gemeenten aan een aanleverstandaard.  
 
Per prestatiejaar doet een gemeente tweemaal een bestandsaanlevering: éénmaal over de eerste helft van het prestatiejaar (peildatum 30 juni) en éénmaal over het gehele prestatiejaar (peildatum 31 december). Het jaarbestand is cumulatief en overschrijft het volledige halfjaarbestand.  
 
Voor het halfjaarbestand is de uiterlijke aanleverdatum 15 september. Voor het volledige jaarbestand is de uiterlijke aanleverdatum 15 februari.  
 
We bieden ondersteuning aan bij gegevensaanleveringen, bijvoorbeeld door het aanbieden van een SQL-voorbeeldscript. Mail als je hulp nodig hebt naar Gemeentezorgspiegel@vektis.nl. 

Voor de veiligheid van gegevens hebben we meerdere maatregelen genomen: 

• Voor het uitwisselen van data gebruiken we een veilig en besloten platform: het Dataportaal.  
• Gegevens staan opgeslagen in een besloten omgeving voor gebruikers van de Gemeentezorgspiegel.  
• Gebruikersaccounts maken we alleen aan met toestemming van de bevoegde contactpersoon van de eigen gemeente.  
• Voorwaarden met betrekking tot data-aanlevering en het gebruik van de Gemeentezorgspiegel leggen we contractueel vast. 
• Onze werkwijze voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG-wetgeving). 
• In de verschillende rapportages en inzichten worden aantallen

Meer informatie over de veiligheidsnormen van Vektis staat op www.vektis.nl/over-vektis/compliance. 

Voor de aanlevering van gegevens over de Wmo hebben we een standaard ontwikkeld (QSD301v1.0). In deze standaard staan specificaties voor uniforme aanlevering van Wmo-gegevens. In de Gemeentezorgspiegel gebruiken we Wmo-categorieën die goed aansluiten op de iWmo-standaarden. Voor gegevensaanlevering over de Jeugdwet werken we in samenwerking met gemeenten aan een aanleverstandaard.

Bij het bepalen van de productcategorieën in de QSD301-standaard is de iWmo-standaard gevolgd. In de QSD301-standaard vragen wij gemeenten om op wijkniveau geaggregeerde Wmo-informatie aan te leveren, zoals het aantal cliënten dat zorg gebruikt en de kosten hiervan.

De QSD301 is door Vektis ontwikkeld om gestandaardiseerd Wmo-gegevens uit te wisselen tussen gemeenten en Vektis voor de Gemeentezorgspiegel. De iWmo-standaard van Zorginstituut Nederland is ontwikkeld om op cliëntniveau gegevens uit te wisselen tussen bijvoorbeeld zorgaanbieders en gemeenten.  

Als wij in de communicatie spreken over een indicatiesteller bedoelen wij een HBO-verpleegkundige of een verpleegkundig specialist (minimaal niveau 5). Deze verpleegkundige indiceert de zorg voor de cliënten en is betrokken bij het bewaken, opstellen en evalueren van de zorg.

In het V&VN normenkader (punt 2) staat dat de indicatie en monitoring van zorg gedaan dient te worden door een HBO-verpleegkundige of een verpleegkundig specialist (minimaal niveau 5). Op verzoek van Zorgverzekeraars Nederland (ZN) en de zorgverzekeraars dienen zzp’ers in de wijkverpleging in AGB vast te leggen welke verpleegkundige met minimaal niveau 5 de door hen geleverde zorg indiceert en monitort.

Door deze relatie in het AGB-register vast te leggen, is deze relatie voor alle zorgverzekeraars zichtbaar.

De relatie tussen de zzp’er in de wijkverpleging en de indicatiesteller wordt als een nieuwe relatie in AGB geregistreerd. De relatie wordt gelegd tussen de AGB-code van de onderneming van de zzp’er in de wijkverpleging en de AGB-code van de verpleegkundige niveau 5. De rol van de zzp’er heet in deze relatie indicatievrager. De rol van de verpleegkundige niveau 5 heet indicatiesteller.

Er kan per zzp’er in de wijkverpleging maar 1 indicatiesteller geregistreerd worden. Een verpleegkundige niveau 5 kan wel bij meerdere zzp’ers als indicatiesteller geregistreerd worden.

Omdat het portaal nu alleen de mogelijkheid biedt om 1 indicatiesteller op te geven, is het advies om er dan toch 1 uit te kiezen om aan ons door te geven. Zorgverzekeraars zijn er van op te hoogte dat er in de praktijk meerdere indicatiestellers per zzp’er kunnen voorkomen.

Als je alleen PGB-zorg levert is het voor jou niet van toepassing om een indicatiesteller door te geven. Mogelijk sta je niet juist geregistreerd in het AGB-register waardoor je toch een mail hebt ontvangen met het verzoek uw indicatiesteller door te geven. Neem contact op met Vektis zodat we samen met jou de AGB-registratie kunnen controleren.

Het doorgeven van de indicatiesteller is geen verplichting voor een AGB-code. Echter kan de zorgverzekeraar van jouw cliënt wel vragen om deze relatie bij Vektis door te geven. De mogelijkheid bestaat namelijk dat zorgverzekeraars de door jou geleverde zorg niet meer vergoeden, als je geen indicatiesteller bij Vektis opgeeft. Je kunt hier het beste navraag over doen bij de zorgverzekeraars van jouw cliënt(en).

De verpleegkundige niveau 5 kan een AGB-code aanvragen via www.agbcode.nl.

Zodra een aanvraag voor het doorgeven van een relatie wordt gedaan, ontvangt de verpleegkundige niveau 5 een email. In deze mail wordt gevraagd om de aanvraag te beoordelen. Hiervoor heeft de verpleegkundige niveau 5 een week de tijd. Keurt deze de aanvraag goed? Dan wordt de relatie vastgelegd in het AGB-register. Keurt deze de aanvraag af? Dan zal de relatie niet worden vastgelegd.

In beide gevallen zal de zzp’er een terugkoppeling krijgen.

Een autorisatiebeheerder is de persoon in jouw organisatie die verantwoordelijk is voor het toegang geven tot de producten van Vektis.

De producten van Vektis bevatten vaak vertrouwelijke informatie. Niet iedereen kan en mag daar zomaar gebruik van maken. Wil je een account aanmaken of toegang tot een product? Dan checken we altijd binnen jouw organisatie of we jou die toegang mogen geven. Zo houden we zicht op de gebruikers van onze producten en blijven de gegevens veilig.

Wanneer een organisatie voor het eerst van onze producten gebruik maakt, vragen we altijd wie binnen de organisatie de autorisatiebeheerder voor Vektis is. Meestal is dit ook de persoon in de organisatie die het contact met Vektis onderhoudt. Weet je niet wie deze persoon is? Neem dan contact op met onze servicedesk. Mail of bel 030 800 83 80.

Wanneer een organisatie voor het eerst van onze producten gebruik maakt, vragen we altijd wie binnen de organisatie de autorisatiebeheerder voor Vektis is. Meestal is dit ook de persoon in de organisatie die het contact met Vektis onderhoudt. De huidige autorisatiebeheerder kan de naam van een nieuwe autorisatiebeheerder doorgeven aan onze servicedesk. Mail of bel 030 800 83 80.

De huidige autorisatiebeheerder kan de naam van een nieuwe autorisatiebeheerder doorgeven aan onze servicedesk. Mail of bel 030 800 83 80.

Wij vragen altijd om de autorisatiebeheerder, ongeacht de grootte of de vorm van de organisatie. Dit doen we om te voorkomen dat iemand onterecht gebruik maakt van de producten van Vektis namens de organisatie. Ben je eigenaar van de onderneming, dan is het verstandig om zelf autorisatiebeheerder te zijn. Neem hierover contact op met onze servicedesk. Mail of bel 030 800 83 80.