Veelgestelde vragen

Het aanmaken van een account doe je hier. Na het aanmaken ontvang je een e-mail van ons. In die e-mail staat een link, waarmee je het account activeert. Tijdens het activeren geef je een wachtwoord en beveiligingsvraag op. Nadat je een account hebt aangemaakt, heb je in de meeste gevallen nog toegang nodig tot onze producten. Deze toegang vraag je voor ieder product apart aan.

Nee, accounts worden op persoonlijk niveau uitgegeven en geregistreerd. Uit beveiligingsoogpunt is het niet toegestaan om met meerdere personen gebruik te maken van 1 account.

Nee. Met een account heb je nog geen toegang tot de producten van Vektis. Je vraagt deze toegang apart aan. Dit doe je per product. Lees hier voor welke producten je met je Vektis-account toegang aan kan vragen, en hoe je dit doet.

Je kan zelf je wachtwoord herstellen in een paar eenvoudige stappen. Dit gaat als volgt:

1. Ga naar de pagina voor het herstellen van je wachtwoord: https://vektis.okta-emea.com/signin/forgot-password

2. Geef je gebruikersnaam op. In de meeste gevallen is dit je e-mailadres. Heb je bij het registreren van je account een AGB-code opgegeven? Dan is je gebruikersnaam je AGB-code.

3. Klik op ‘Resetten via e-mail’.

4. Je ontvangt nu een e-mail van ons.

Hierin staat een link, waarmee je jouw wachtwoord kan herstellen. Geen e-mail ontvangen? Controleer dan je spamfolder.Als je de link in de e-mail opent, wordt er gevraagd om je beveiligingsvraag te beantwoorden. Als je deze goed beantwoordt, kan je een nieuw wachtwoord invoeren.

Als je een aantal maal met een verkeerd wachtwoord inlogt word je account geblokkeerd. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om een nieuwe inlogpoging te doen. Je account wordt na 30 minuten automatisch weer gedeblokkeerd. Weet je jouw wachtwoord niet meer? In de vraag hierboven lees je hoe je jouw wachtwoord herstelt.

Na het aanmaken van een Vektis-account heb je nog geen toegang tot onze producten. Je moet daarna éénmalig toegang aanvragen tot een product. Op deze pagina staat hoe je dat doet.

Heb je een account met de juiste toegang? Dan log je in door simpelweg naar de pagina te gaan van het product waarvoor je toegang hebt. Je kiest op deze pagina voor ‘Inloggen’, geeft je gebruikersnaam en wachtwoord op en je kan gebruik maken van het product.

 Heb je met je account toegang tot meerdere producten? Dan hoef je maar éénmaal bij een product in te loggen. Je kan daarna gebruik maken van de andere producten waar je toegang toe hebt, zonder opnieuw in te loggen.

Heb je een ander e-mailadres, maar staat je Vektis-account nog geregistreerd op je oude e-mailadres? Dan is het belangrijk dat je dit aan ons doorgeeft. Je kan het e-mailadres dat bij je account geregistreerd staat wijzigen door een e-mail te sturen naar accountbeheer@vektis.nl.

Dit is helaas niet mogelijk. Deze persoon vraagt in dat geval zelf een nieuwe account aan. Dit geldt ook wanneer je e-mailadres wijzigt doordat je werkzaam bent voor een nieuwe organisatie. Zie ook de vraag hieronder.

Nee. Als je in dienst treedt van een andere organisatie krijg je ook een nieuw account. Je oude account dient daarom te worden verwijderd. Je doet dit door een e-mail te sturen naar accountbeheer@vektis.nl. Vervolgens vraag je een nieuwe account aan.

Wil je jouw account verwijderen? Stuur hiervoor een e-mail naar accountbeheer@vektis.nl. Geef daarbij aan wat de reden is van het verwijderen van het account.

Je vraagt een AGB-code aan met behulp van een aanvraagformulier. Er zijn 4 verschillende aanvraagformulieren, voor 4 verschillende situaties. Het is belangrijk dat je het formulier gebruik dat op jouw situatie van toepassing is:

• Heb je nog geen persoonlijke AGB-code, maar heeft de onderneming waar je werkt wel een AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
• Heb je nog geen persoonlijke AGB-code en heeft de onderneming waar je werkt ook geen AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
• Heeft de onderneming nog geen AGB-code, maar de zorgverleners die daar werken wel? Gebruik dan dit formulier.
• Wil je een vestiging toevoegen aan een onderneming die al een AGB-code heeft? Gebruik dan dit formulier.

Nadat je het aanvraagformulier hebt ingediend, is je aanvraag nog niet compleet. Meer informatie over het verdere verloop van je aanvraag en de actuele doorlooptijd daarvan vind je hier.

NB Een AGB-code wordt niet zomaar verstrekt. Hiervoor dien je te voldoen aan de vastgestelde criteria voor de gekozen zorgsoort en kwalificatie. Deze criteria noemen we de erkenningen. Per kwalificatie kunnen de vereiste erkenningen verschillen.

De zorgsoort is het type zorg dat geleverd wordt. Een voorbeeld hiervan is fysiotherapie. Binnen de gekozen zorgsoort wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende specialismes. Denk hierbij aan kinderfysiotherapie of manuele therapie. Om je te helpen bij de keuze van de juiste zorgsoort kan je gebruikmaken van het Beheer en onderhoud document. Hierin staat beschreven welke zorgsoorten er zijn, en welke kwalificaties (specialisaties) daarbij horen. Per kwalificatie wordt hierin aangegeven welke erkenning(en) noodzakelijk zijn. Deze beschrijving begint op pagina 76 en eindigt op pagina 125.

Het is per aanvraag mogelijk om voor één zorgsoort en één kwalificatie tegelijk een AGB-code aan te vragen. Er kunnen niet meerdere zorgsoorten worden toegevoegd aan een AGB-code. Voor iedere zorgsoort wordt een aparte AGB-code uitgegeven. Wil je meerdere kwalificaties toevoegen aan je AGB-registratie? Dat kan nadat je een AGB-code hebt. Het aanvragen van een extra kwalificatie doe je hier.

In het aanvraagformulier wordt altijd gevraagd welke relatie de nieuwe AGB-code heeft met een bestaande onderneming, vestiging of zorgverlener. Een AGB-code staat namelijk nooit op zichzelf. In de AGB Webzoeker kan je de juiste AGB-code vinden voor het leggen van de relatie. Heeft je onderneming geen vestiging?

Voor het aanvragen van de AGB-code is het noodzakelijk om de vestiging bij te schrijven in de Kamer van Koophandel. Dit kan je doen met behulp van het Formulier 9A inschrijving vestiging rechtspersoon van de KvK. Is de vestiging toegevoegd aan de KvK-registratie? Dan kan je alsnog je aanvraag indienen.

In de meeste gevallen komt dit doordat de verplichte velden niet of niet correct zijn ingevuld. Controleer alle verplichte velden, deze herken je aan een *. Soms staan er onnodige spaties in een veld. Loop de velden langs en verwijder deze. Het indienen van het formulier zou nu geen probleem moeten zijn.

Na het indienen van de aanvraag is deze nog niet compleet. Je ontvangt van ons een e-mail met instructies om je aanvraag af te ronden. Wij hebben nog nodig:

1. Een handtekening onder je ingevulde aanvraag. Het ingevulde aanvraagformulier vind je in de bijlage van de instructie e-mail.
2. Iedere erkenning die je hebt opgegeven gaan wij verifiëren. Stuur daarom waar mogelijk een inschrijfbewijs mee van de door jou geselecteerde erkenningen. Een overzicht van de erkenningen die je hebt geselecteerd bij je aanvraag staan op het formulier dat je ondertekent. Is je inschrijving in een online register te verifiëren? Dan hebben wij aan het registratienummer dat je in de aanvraag hebt opgegeven voldoende.
   
   Stuur deze informatie, onder vermelding van een correspondentienummer, naar aanvraag@agbcode.nl. Na ontvangst gaan wij de aanvraag beoordelen. De gemiddelde doorlooptijd voor het afhandelen van een aanvraag vind je hier.

Veel wijzigingen kan je eenvoudig doorgeven via het VECOZO portaal. Hiervoor heb je een VECOZO-certificaat nodig. Heb je deze niet? Dan kan je jouw wijziging ook doorgeven via ons digitale wijzigingsformulier. Op deze pagina lees je hoe je dit doet.

De actuele doorlooptijd voor het verwerken van een wijziging staat hier.

Vanaf het moment van wijzigen in de AGB database duurt het minimaal 1 werkdag voordat de wijziging zichtbaar is in de webzoeker van het AGB-register. Wijziging(en) worden dagelijks aangeleverd bij de zorgverzekeraar(s). Afhankelijk van wanneer zij deze gegevens bijwerken in hun systemen, is de wijziging na minimaal 1 werkdag ook zichtbaar bij de zorgverzekeraar.

Om de kwaliteit van het AGB-register te garanderen voeren we regelmatig kwaliteitscontroles- en acties uit. Hiervoor heeft het AGB-register koppelingen met andere registers, zoals het KvK- of het BIG-register. Wijzigingen in deze registers hebben gevolgen voor je AGB-registratie. Om de actualiteit van het register verder te verbeteren, worden er steeds meer koppelingen met kwaliteitsregisters of beroepsorganisaties gelegd.

Ook het uitvoeren van kwaliteitscontroles in onze database kan leiden tot een wijziging in je AGB-registratie. We stellen hiermee vast of je AGB-registratie voldoet aan de vastgestelde criteria, waardoor je bij het gebruik hiervan niet tegen verdere problemen oploopt.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat iemand die hiervoor gemachtigd is, direct bij Vektis of via het VECOZO-portaal, een wijziging heeft doorgegeven. Is de wijziging die is doorgevoerd onjuist? Neem dan contact met ons op.

Van iedere wijziging in de registratie wordt de AGB-houder op de hoogte gesteld. Dit gebeurt op het e-mailadres dat bij de AGB-code geregistreerd staat. Als er iets wijzigt in je AGB-registratie, ontvang je een totaaloverzicht van je registratie. Hierdoor kan je de actuele stand van zaken bekijken. Wil je weten welk gegeven gewijzigd is? Bij een wijziging wordt een gegeven nooit overschreven. In plaats daarvan wordt het oude gegeven beëindigd, en het nieuwe gegeven opgevoerd. Het oude gegeven blijft daarmee zichtbaar in het overzicht. In het totaaloverzicht kan je zien welke gegevens er zijn beëindigd, en welke er actief zijn. Een gegeven dat niet meer actief is heeft altijd een einddatum in het overzicht.

Het AGB-register heeft een directe koppeling met het KvK-register. Een beëindiging van je KvK-registratie leidt daarom ook tot een beëindiging van je AGB-code. Wil je deze weer heropenen? Er zijn er twee mogelijkheden:

1. Is het beëindigde KvK-nummer weer actief?
   Als je het KvK-nummer dat bij je AGB-code geregistreerd staat weer heropent, kunnen wij je huidige AGB-registratie ook heropenen. Je hoeft hiervoor geen nieuwe aanvraag in te dienen. Wij verifiëren hiervoor online of je KvK-registratie weer actief is. Wil je dit? Neem dan per e-mail of telefonisch contact met ons op. Onze contactgegevens vind je hier.
2. Heb je een nieuw KvK-nummer?
   Als je een nieuw KvK-nummer hebt, dan moet je een nieuwe AGB-code aanvragen. Het is helaas niet mogelijk om met je nieuwe KvK-nummer je beëindigde AGB-code te heropenen. Het aanvragen van een AGB-code doe je hier.

Om je AGB-registratie te beëindigen hebben wij een beëindigingsformulier van je nodig. Deze dien je in te vullen en te ondertekenen. Een kopie van het ondertekende formulier stuur je naar info@agbcode.nl. De gemiddelde doorlooptijd voor het verwerken van een beëindiging is 5 werkdagen. Je ontvangt per e-mail een bevestiging wanneer de AGB-code is beëindigd.

Als je AGB-registratie beëindigt, betekent dit dat je AGB-code(s) een einddatum krijgt. Een AGB-code wordt nooit definitief verwijderd uit het systeem. Je VECOZO-certificaat blijft na beëindiging nog 6 maanden actief.

Je kan tot en met de datum waarop de registratie is beëindigd, nog steeds declaraties indienen met de beëindigde AGB-code.

Je heropent je AGB-registratie door een nieuwe aanvraag in te dienen. Bij het afhandelen van jouw aanvraag controleren wij of je al een AGB-code had. Als je voldoet aan de criteria voor de AGB-code die jij wilt, heropenen we jouw code weer. Dien hier een nieuwe aanvraag in. Daar lees je ook meer over het aanvraagproces, de doorlooptijd en de criteria waar je aan moet te voldoen.

Het AGB-register is hét identificerende register in de zorg, met de AGB-code als unieke sleutel. Met een AGB-code wordt declareren, zorginkoop, het contracteren en het 'gidsen' van zorg (via bijvoorbeeld zorgzoekers) mogelijk gemaakt. 

Het AGB-register kent 3 types zorgpartijen: ondernemingen, vestigingen en zorgverleners. Een zorgverlener is in AGB altijd gerelateerd aan één of meerdere vestiging(en) waar hij/zij werkzaam is. Een vestiging is altijd weer gerelateerd aan een onderneming. Via je AGB-code is relevante informatie zichtbaar zoals de bevoegdheid, die aangeeft welke zorg geleverd kan worden.

De kwaliteit en actualiteit van het AGB-register wordt geborgd door koppelingen met bronregisters. Voorbeelden hiervan zijn het KvK-register en het BIG-register. Wijzigingen in de registratie bij deze registers hebben een directe invloed op de gekoppelde AGB-registratie. Ondanks deze koppelingen, blijft de eigenaar van de AGB-code uiteindelijk wel zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de eigen AGB-registratie.

Voor het ontvangen van informatie uit het AGB-register zijn de AGB-services ingericht. Bekijk het overzicht van deze services. Wil je aansluiten op de service Informatie Raadplegen? Meer informatie, zoals een functionele beschrijving en een overeenkomst, vind je hier.

Via de AGB-webzoeker vind je meer informatie over een AGB-registratie. Niet alle informatie is openbaar; privacygevoelige informatie wordt hier niet getoond. Je kan zoeken op AGB-code, naam of adres.

Ga je voor het eerst declareren volgens een EI-standaard van Vektis, dan zijn de volgende aspecten van belang:
1) In jouw software moet de EI-standaard voor de door jou te declareren zorg zijn geïmplementeerd. Als je daar vragen over hebt kun je hiervoor jouw softwareleverancier raadplegen.
2) Elektronisch declaraties worden ingediend via VECOZO. Het indienen van declaraties kan op 2 manieren: handmatig via de website of geautomatiseerd via de webservice.
In het eerste geval levert jouw softwarepakket een bestand als output, waarna je dat bestand in het Elektronisch Declaratieportaal (EDP) van VECOZO kunt uploaden. In het tweede geval dient jouw softwarepakket over de mogelijkheid te beschikken om aan te sluiten op de webservice. Jouw softwareleverancier kan je vertellen welke manier voor jou van toepassing is.
3) Je dient in het bezit te zijn van een VECOZO certificaat. Deze kun je aanvragen op de website van VECOZO.
4) Een elektronische declaratie dien je in bij een zorgverzekeraar, zorgkantoor of een gemeente via het portaal van VECOZO.
Heb je vragen, stuur dan een mail naar standaardisatie@vektis.nl of bel ons: 030-8008300. Je kunt ook contact met VECOZO opnemen.

Afwijscodes of afwijsreden zijn andere namen voor ‘retourcodes’ of ‘foutcodes’. Dit zijn de codes die aangeven waarom een declaratie is afgewezen. Je vindt deze codes in de retourcodelijsten COD954 of COD957. Voor meer informatie over declaratieproces en het retourproces daarbinnen, zie de Retourinformatie pagina.

Snel een retourcode vinden, informatie over het retourproces en de meest voorkomende retourcodes vind je op onze webpagina Retourinformatie.  

Informatie over de criteria op basis waarvan een nieuwe versie en subversie van een EI-standaard wordt uitgegeven vind je hier.

De standaarden van Vektis zijn ’EI-standaarden‘. Deze beschrijven de definitie van elektronisch bericht tussen twee partijen. EI staat voor externe integratie van elektronische systemen: een bericht dat conform een EI-standaard door een computerprogramma is opgesteld kan via VECOZO worden verstuurd naar een andere computer. Op basis van deze standaard spreken beide computers dezelfde taal. De standaard bestaat uit een aantal documenten die in samenhang de definitie bevatten. Onderdeel daarvan zijn de controle- en bedrijfsregels die het bericht op technische en deels functionele inhoud beschrijven.

De standaarden van Vektis ondersteunen vooral het declaratie- en schadelastproces. De declaratiestandaarden ondersteunen het gedigitaliseerd indienen van een declaratie voor geleverde zorg door een zorgverlener bij de betalende instantie. De schadelast standaarden ondersteunen de aanlevering van declaratie-data vanuit zorgverzekeraars en zorgkantoren aan Vektis. Deze data is de brandstof waarop Vektis Intelligence draait; immers zonder data geen inzichten.

Bekijk de infographic en ontdek meer over de rol van de Vektis standaarden in de keten van het elektronische berichtenverkeer.

Bekijk de infographic en ontdek hoe een standaard tot stand komt.

Een wijziging in een standaard of een codelijst vraag je aan via een wijzigingsformulier. Meer informatie hierover lees je hier.

Informatie over gebruik, criteria en procedures codelijsten lees je hier.

Een deel van de Vektis standaarden ondersteunen berichtenverkeer op basis van XML. Daarvoor hanteren wij een aantal ’XML Schema‘ architectuurprincipes.

Bekijk de prestatiecodes in de prestatiecodelijsten op de Vektis TOG website.

Bekijk hier het historisch overzicht met gewijzigde standaarden en codelijsten.

Voor het aanvragen van toegang tot het registreren van de wachttijden en voor het doorgeven van de wachttijden moet u inloggen met een account. Uw inlognaam is afhankelijk van de wijze waarop uw account bij ons is geregistreerd.

• Is uw account geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  
  In dat geval logt u in met uw persoonlijke AGB-code@vektis.nl als gebruikersnaam. Voorbeeld: 01234567@vektis.nl.
  
  
• Is uw account niet geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
  In dat geval is het e-mailadres waarop uw account geregistreerd staat uw gebruikersnaam.

Bij het registreren van uw account heeft u van ons een e-mail ontvangen waarin uw gebruikersnaam staat.

Ja, het formulier biedt de mogelijkheid om beide vormen van zorg te selecteren.

Een ggz-aanbieder kan 'actief zijn in' en dus zorg leveren in 1 of meerdere hoofddiagnosegroepen, maar hoeft daar niet persé in gespecialiseerd te zijn. Als je niet gespecialiseerd bent maar wel zorg levert op 1 of meerdere van de hoofddiagnosegroepen, moet je ook de wachttijd informatie registeren.

Het is niet mogelijk maanden te wijzigen die in het verleden liggen.

Zolang de maand die je wilt wijzigen de huidige maand is of een toekomstige maand van dit kalenderjaar, kan je de invoer wijzigen. Let op: elke wijziging overschrijft de vorige invoer.

De centrale invoer van wachttijden bij Vektis is per vestiging. De wijze waarop je je vestigingen hebt geregistreerd is dus bepalend voor het invoeren van de wachttijden.

Als je cliënten doorverwijst betekent dat over het algemeen dat je geen nieuwe cliënten meer aanneemt. In dat geval spreken we van een aanmeldstop. Ook die kun je aangeven in het formulier.

Nee, kinder- en jeugdzorg vallen niet onder de Nadere Regeling Transparantie in de GGZ van de NZa.

Elke aanbieder in de ggz, of dat nu een instelling of een vrijgevestigde aanbieder is, dient wachttijden te registreren bij Vektis.nl.

Wanneer de zzp-er niet zelf ggz-zorg declareert dan ligt de verplichting voor het aanleveren van de wachttijden bij de instelling of praktijk die de zzp’er inhuurt.

De vrijgevestigde aanbieder hoeft dan zelf geen wachttijden aan te leveren.

Nee, Vektis biedt geen mogelijkheid om wachttijd gegevens te uploaden.

Via Vektis Streams kunnen aanbieders van geestelijke gezondheidszorg (ggz) hun wachttijdgegevens vanaf 1 maart 2018 geautomatiseerd aanleveren. Hiermee maken we de registratie nog efficiënter.

Zorgaanbieders die hiervan gebruik willen maken moeten enkele aanpassingen doorvoeren in hun software. Zij kunnen hierover contact met ons opnemen via e-mail. Vermeld ‘wachttijden ggz’ in de onderwerpregel, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je de benodigde informatie snel ontvangt.

Op dit moment wel. Bij Vektis moet je de wachttijden invoeren. Vektis werkt aan een oplossing, waarmee je wachttijd informatie kunt publiceren op jouw website. Zodra die code actief is op jouw site, wordt altijd de stand van je wachttijden getoond, automatisch en zonder dat je dat nog eens hoeft te doen op de site. Vektis informeert de aanbieders in de ggz wanneer de oplossing beschikbaar is.

Jouw ggz-instelling of -praktijk kan meerdere vestigingen hebben die nog niet geregistreerd zijn in het AGB-register. Wachttijden moeten per vestiging worden opgevoerd. Zorg dus dat in het AGB-register de vestigingen goed zijn vastgelegd. Kijk hier om te controleren of de vestigingen zijn vermeld. Als vestigingen toegevoegd moeten worden aan het AGB-register, volg dan deze link, zodat je weet welke gegevens nodig zijn.

Vektis communiceert grotendeels via e-mail met haar klanten. Wij zien dat instellingen regelmatig e-mail adressen gebruiken die verwijzen naar algemene mailboxen. Dat kan de bedoeling zijn, maar het kan ook zijn dat deze gegevens ooit zijn ingevoerd en daarna nooit meer bijgewerkt. Dus zorg ervoor dat de e-mailadressen juist zijn ingevoerd zodat je geen belangrijke berichten mist, zoals reminders voor het invullen van de wachttijden. Met een VECOZO-certificaat kan je hier je e-mailgegevens bekijken en wijzigen.

Ggz-instellingen en -praktijken publiceren de wachttijden op hun websites. Informatie is daardoor erg versnipperd beschikbaar. Wanneer mensen beschikbare zorg zoeken, is het zeer lastig om een overzicht te krijgen van beschikbare ggz in bijvoorbeeld de eigen regio. Met de centrale wachttijd registratie bij Vektis zijn zorgverzekeraars, patiëntenorganisaties en zorgaanbieders in staat om cliënten efficiënter aan zorg te helpen.

Vektis verzamelt en registreert de wachttijd informatie. Vervolgens stellen wij het beschikbaar aan diverse partijen in de zorg. Er zijn diverse instellingen, zoals de NZa, de zorgverzekeraars en ook patiëntenorganisaties, die de informatie gebruiken om cliënten sneller naar de juiste zorgaanbieder te begeleiden.

Ja, alle wachttijd informatie die wordt ingevoerd is publieke en openlijk toegankelijke informatie, net als de wachttijd informatie die je op je eigen website publiceert.