Veelgestelde vragen

Op deze pagina staan veelgestelde vragen én de antwoorden daarop. Om te beginnen de vragen die gaan over het aanmaken van een account en het aanvragen van toegang tot een product. Ook de antwoorden op vragen over de AGB-code, standaardisatie en het registeren van de wachttijden ggz lees je hier.

Account aanmaken en toegang aanvragen

AGB code

  • Hoe vraag ik een AGB-code aan?

    Je vraagt een AGB-code aan met behulp van een aanvraagformulier. Er zijn 4 verschillende aanvraagformulieren, voor 4 verschillende situaties. Het is belangrijk dat je het formulier gebruik dat op jouw situatie van toepassing is:

    • Heb je nog geen persoonlijke AGB-code, maar heeft de onderneming waar je werkt wel een AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
    • Heb je nog geen persoonlijke AGB-code en heeft de onderneming waar je werkt ook geen AGB-code? Gebruik dan dit formulier.
    • Heeft de onderneming nog geen AGB-code, maar de zorgverleners die daar werken wel? Gebruik dan dit formulier.
    • Wil je een vestiging toevoegen aan een onderneming die al een AGB-code heeft? Gebruik dan dit formulier.

    Nadat je het aanvraagformulier hebt ingediend, is je aanvraag nog niet compleet. Meer informatie over het verdere verloop van je aanvraag en de actuele doorlooptijd daarvan vind je hier.

    NB Een AGB-code wordt niet zomaar verstrekt. Hiervoor dien je te voldoen aan de vastgestelde criteria voor de gekozen zorgsoort en kwalificatie. Deze criteria noemen we de erkenningen. Per kwalificatie kunnen de vereiste erkenningen verschillen.

  • Welke zorgsoort, kwalificatie en erkenning(en) kies ik op het aanvraagformulier AGB-code?

    De zorgsoort is het type zorg dat geleverd wordt. Een voorbeeld hiervan is fysiotherapie. Binnen de gekozen zorgsoort wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende specialismes. Denk hierbij aan kinderfysiotherapie of manuele therapie. Om je te helpen bij de keuze van de juiste zorgsoort kan je gebruikmaken van het Beheer en onderhoud document. Hierin staat beschreven welke zorgsoorten er zijn, en welke kwalificaties (specialisaties) daarbij horen. Per kwalificatie wordt hierin aangegeven welke erkenning(en) noodzakelijk zijn. Deze beschrijving begint op pagina 76 en eindigt op pagina 125.

  • Kan ik voor meerdere zorgsoorten en kwalificaties tegelijk een AGB-code aanvragen?

    Het is per aanvraag mogelijk om voor één zorgsoort en één kwalificatie tegelijk een AGB-code aan te vragen. Er kunnen niet meerdere zorgsoorten worden toegevoegd aan een AGB-code. Voor iedere zorgsoort wordt een aparte AGB-code uitgegeven. Wil je meerdere kwalificaties toevoegen aan je AGB-registratie? Dat kan nadat je een AGB-code hebt. Het aanvragen van een extra kwalificatie doe je hier.

  • Wat geef ik op bij relatie op het aanvraagformulier AGB?

    In het aanvraagformulier wordt altijd gevraagd welke relatie de nieuwe AGB-code heeft met een bestaande onderneming, vestiging of zorgverlener. Een AGB-code staat namelijk nooit op zichzelf. In de AGB Webzoeker kan je de juiste AGB-code vinden voor het leggen van de relatie. Heeft je onderneming geen vestiging?

    Voor het aanvragen van de AGB-code is het noodzakelijk om de vestiging bij te schrijven in de Kamer van Koophandel. Dit kan je doen met behulp van het Formulier 9A inschrijving vestiging rechtspersoon van de KvK. Is de vestiging toegevoegd aan de KvK-registratie? Dan kan je alsnog je aanvraag indienen.

  • Het lukt mij niet om het aanvraagformulier in te dienen.

    In de meeste gevallen komt dit doordat de verplichte velden niet of niet correct zijn ingevuld. Controleer alle verplichte velden, deze herken je aan een *. Soms staan er onnodige spaties in een veld. Loop de velden langs en verwijder deze. Het indienen van het formulier zou nu geen probleem moeten zijn.

  • Wat moet ik doen nadat ik het aanvraagformulier heb ingediend?

    Na het indienen van de aanvraag is deze nog niet compleet. Je ontvangt van ons een e-mail met instructies om je aanvraag af te ronden. Wij hebben nog nodig:

    1. Een handtekening onder je ingevulde aanvraag. Het ingevulde aanvraagformulier vind je in de bijlage van de instructie e-mail.
    2. Iedere erkenning die je hebt opgegeven gaan wij verifiëren. Stuur daarom waar mogelijk een inschrijfbewijs mee van de door jou geselecteerde erkenningen. Een overzicht van de erkenningen die je hebt geselecteerd bij je aanvraag staan op het formulier dat je ondertekent. Is je inschrijving in een online register te verifiëren? Dan hebben wij aan het registratienummer dat je in de aanvraag hebt opgegeven voldoende.

      Stuur deze informatie, onder vermelding van een correspondentienummer, naar aanvraag@agbcode.nl. Na ontvangst gaan wij de aanvraag beoordelen. De gemiddelde doorlooptijd voor het afhandelen van een aanvraag vind je hier.
  • Hoe geef ik een wijziging door in mijn AGB-registratie?

    Veel wijzigingen kan je eenvoudig doorgeven via het VECOZO portaal. Hiervoor heb je een VECOZO-certificaat nodig. Heb je deze niet? Dan kan je jouw wijziging ook doorgeven via ons digitale wijzigingsformulier. Op deze pagina lees je hoe je dit doet.

  • Hoe lang duurt het voordat mijn wijziging is verwerkt?

    De actuele doorlooptijd voor het verwerken van een wijziging staat hier.

  • Hoe lang duurt het voordat mijn wijziging zichtbaar is in het zorgveld?

    Vanaf het moment van wijzigen in de AGB database duurt het minimaal 1 werkdag voordat de wijziging zichtbaar is in de webzoeker van het AGB-register. Wijziging(en) worden dagelijks aangeleverd bij de zorgverzekeraar(s). Afhankelijk van wanneer zij deze gegevens bijwerken in hun systemen, is de wijziging na minimaal 1 werkdag ook zichtbaar bij de zorgverzekeraar.

  • Ik heb zelf geen wijziging doorgegeven, en toch heb ik een e-mail ontvangen. Waarom?

    Om de kwaliteit van het AGB-register te garanderen voeren we regelmatig kwaliteitscontroles- en acties uit. Hiervoor heeft het AGB-register koppelingen met andere registers, zoals het KvK- of het BIG-register. Wijzigingen in deze registers hebben gevolgen voor je AGB-registratie. Om de actualiteit van het register verder te verbeteren, worden er steeds meer koppelingen met kwaliteitsregisters of beroepsorganisaties gelegd.

    Ook het uitvoeren van kwaliteitscontroles in onze database kan leiden tot een wijziging in je AGB-registratie. We stellen hiermee vast of je AGB-registratie voldoet aan de vastgestelde criteria, waardoor je bij het gebruik hiervan niet tegen verdere problemen oploopt.

    Het kan natuurlijk ook zo zijn dat iemand die hiervoor gemachtigd is, direct bij Vektis of via het VECOZO-portaal, een wijziging heeft doorgegeven. Is de wijziging die is doorgevoerd onjuist? Neem dan contact met ons op.

  • Ik kan in de e-mail die ik heb ontvangen niet terugvinden wat er gewijzigd is.

    Van iedere wijziging in de registratie wordt de AGB-houder op de hoogte gesteld. Dit gebeurt op het e-mailadres dat bij de AGB-code geregistreerd staat. Als er iets wijzigt in je AGB-registratie, ontvang je een totaaloverzicht van je registratie. Hierdoor kan je de actuele stand van zaken bekijken. Wil je weten welk gegeven gewijzigd is? Bij een wijziging wordt een gegeven nooit overschreven. In plaats daarvan wordt het oude gegeven beëindigd, en het nieuwe gegeven opgevoerd. Het oude gegeven blijft daarmee zichtbaar in het overzicht. In het totaaloverzicht kan je zien welke gegevens er zijn beëindigd, en welke er actief zijn. Een gegeven dat niet meer actief is heeft altijd een einddatum in het overzicht.

  • Mijn AGB code is beëindigd door uitschrijving van het KvK-register. Hoe kan ik deze weer activeren?

    Het AGB-register heeft een directe koppeling met het KvK-register. Een beëindiging van je KvK-registratie leidt daarom ook tot een beëindiging van je AGB-code. Wil je deze weer heropenen? Er zijn er twee mogelijkheden:

    1. Is het beëindigde KvK-nummer weer actief?
      Als je het KvK-nummer dat bij je AGB-code geregistreerd staat weer heropent, kunnen wij je huidige AGB-registratie ook heropenen. Je hoeft hiervoor geen nieuwe aanvraag in te dienen. Wij verifiëren hiervoor online of je KvK-registratie weer actief is. Wil je dit? Neem dan per e-mail of telefonisch contact met ons op. Onze contactgegevens vind je hier.
    2. Heb je een nieuw KvK-nummer?
      Als je een nieuw KvK-nummer hebt, dan moet je een nieuwe AGB-code aanvragen. Het is helaas niet mogelijk om met je nieuwe KvK-nummer je beëindigde AGB-code te heropenen. Het aanvragen van een AGB-code doe je hier.
  • Hoe beëindig ik mijn AGB-registratie?

    Om je AGB-registratie te beëindigen hebben wij een beëindigingsformulier van je nodig. Deze dien je in te vullen en te ondertekenen. Een kopie van het ondertekende formulier stuur je naar info@agbcode.nl. De gemiddelde doorlooptijd voor het verwerken van een beëindiging is 5 werkdagen. Je ontvangt per e-mail een bevestiging wanneer de AGB-code is beëindigd.

  • Wat gebeurt er als ik mijn AGB-registratie beëindig?

    Als je AGB-registratie beëindigt, betekent dit dat je AGB-code(s) een einddatum krijgt. Een AGB-code wordt nooit definitief verwijderd uit het systeem. Je VECOZO-certificaat blijft na beëindiging nog 6 maanden actief.

    Je kan tot en met de datum waarop de registratie is beëindigd, nog steeds declaraties indienen met de beëindigde AGB-code.

  • Hoe heropen ik mijn AGB-registratie?

    Je heropent je AGB-registratie door een nieuwe aanvraag in te dienen. Bij het afhandelen van jouw aanvraag controleren wij of je al een AGB-code had. Als je voldoet aan de criteria voor de AGB-code die jij wilt, heropenen we jouw code weer. Dien hier een nieuwe aanvraag in. Daar lees je ook meer over het aanvraagproces, de doorlooptijd en de criteria waar je aan moet te voldoen.

  • Wat is het AGB-register, en wat kan ik met een AGB-code?

    Het AGB-register is hét identificerende register in de zorg, met de AGB-code als unieke sleutel. Met een AGB-code wordt declareren, zorginkoop, het contracteren en het 'gidsen' van zorg (via bijvoorbeeld zorgzoekers) mogelijk gemaakt. 

    Het AGB-register kent 3 types zorgpartijen: ondernemingen, vestigingen en zorgverleners. Een zorgverlener is in AGB altijd gerelateerd aan één of meerdere vestiging(en) waar hij/zij werkzaam is. Een vestiging is altijd weer gerelateerd aan een onderneming. Via je AGB-code is relevante informatie zichtbaar zoals de bevoegdheid, die aangeeft welke zorg geleverd kan worden.

    De kwaliteit en actualiteit van het AGB-register wordt geborgd door koppelingen met bronregisters. Voorbeelden hiervan zijn het KvK-register en het BIG-register. Wijzigingen in de registratie bij deze registers hebben een directe invloed op de gekoppelde AGB-registratie. Ondanks deze koppelingen, blijft de eigenaar van de AGB-code uiteindelijk wel zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de eigen AGB-registratie.

  • Ik wil gegevens uit het AGB-register ontvangen. Hoe doe ik dit?

    Voor het ontvangen van informatie uit het AGB-register zijn de AGB-services ingericht. Bekijk het overzicht van deze services. Wil je aansluiten op de service Informatie Raadplegen? Meer informatie, zoals een functionele beschrijving en een overeenkomst, vind je hier.

  • Ik wil informatie over mijn AGB-registratie raadplegen. Waar doe ik dit?

    Via de AGB-webzoeker vind je meer informatie over een AGB-registratie. Niet alle informatie is openbaar; privacygevoelige informatie wordt hier niet getoond. Je kan zoeken op AGB-code, naam of adres.

Standaardisatie

Wachttijden registreren

  • Wat is mijn gebruikersnaam?

    Voor het aanvragen van toegang tot het registreren van de wachttijden en voor het doorgeven van de wachttijden moet u inloggen met een account. Uw inlognaam is afhankelijk van de wijze waarop uw account bij ons is geregistreerd.

    • Is uw account geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?

      In dat geval logt u in met uw persoonlijke AGB-code@vektis.nl als gebruikersnaam. Voorbeeld: 01234567@vektis.nl.

    • Is uw account niet geregistreerd op een persoonlijke AGB-code?
      In dat geval is het e-mailadres waarop uw account geregistreerd staat uw gebruikersnaam.

    Bij het registreren van uw account heeft u van ons een e-mail ontvangen waarin uw gebruikersnaam staat.

  • Ik bied zowel basis ggz als gespecialiseerde ggz aan, kan ik dat allebei invoeren?

    Ja, het formulier biedt de mogelijkheid om beide vormen van zorg te selecteren.

  • Wat betekent ‘actief in’ en ‘gespecialiseerd in’?

    Een ggz-aanbieder kan 'actief zijn in' en dus zorg leveren in 1 of meerdere hoofddiagnosegroepen, maar hoeft daar niet persé in gespecialiseerd te zijn. Als je niet gespecialiseerd bent maar wel zorg levert op 1 of meerdere van de hoofddiagnosegroepen, moet je ook de wachttijd informatie registeren.

  • Ik wil mijn invoer van de vorige maand wijzigen, kan dat?

    Het is niet mogelijk maanden te wijzigen die in het verleden liggen.

  • Ik wil de wachttijden wijzigen die ik eerder deze maand heb ingevoerd, kan dat?

    Zolang de maand die je wilt wijzigen de huidige maand is, kan je de invoer wijzigen. Let op: elke wijziging overschrijft de vorige invoer.

  • : Kan ik de wachttijden van meerdere vestigingen samenvoegen in één wachttijdregistratie?

    Wachttijden dienen in principe per vestiging te worden opgevoerd. Als er in een postcode gebied en binnen een straal van maximaal 10 km meerdere vestigingen gelegen zijn, mag de aanlevering gebundeld geschieden onder één vestiging.

     

  • Ik verwijs cliënten door, waarom moet ik toch wachttijden registreren?

    Als je cliënten doorverwijst betekent dat over het algemeen dat je geen nieuwe cliënten meer aanneemt. In dat geval spreken we van een aanmeldstop. Ook die kun je aangeven in het formulier.

  • Ik lever kinder- en jeugd ggz. Moet ik mijn wachttijden registreren?

    Nee, kinder- en jeugdzorg vallen niet onder de Nadere Regeling Transparantie in de GGZ van de NZa.

  • Moet ik als zzp-er ook mijn wachttijden registreren?

    Elke aanbieder in de ggz, of dat nu een instelling of een vrijgevestigde aanbieder is, dient wachttijden te registreren bij Vektis.nl.

    Wanneer de zzp-er niet zelf ggz-zorg declareert dan ligt de verplichting voor het aanleveren van de wachttijden bij de instelling of praktijk die de zzp’er inhuurt.

    De vrijgevestigde aanbieder hoeft dan zelf geen wachttijden aan te leveren.

  • Kan ik de gegevens over de wachttijden ook uploaden?

    Nee, Vektis biedt geen mogelijkheid om wachttijd gegevens te uploaden.

  • Kan ik mijn zorgsysteem koppelen aan Vektis?

    Via Vektis Streams kunnen aanbieders van geestelijke gezondheidszorg (ggz) hun wachttijdgegevens vanaf 1 maart 2018 geautomatiseerd aanleveren. Hiermee maken we de registratie nog efficiënter.

    Zorgaanbieders die hiervan gebruik willen maken moeten enkele aanpassingen doorvoeren in hun software. Zij kunnen hierover contact met ons opnemen via e-mail. Vermeld ‘wachttijden ggz’ in de onderwerpregel, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je de benodigde informatie snel ontvangt.

  • Moet ik elke maand op mijn website én bij Vektis de wachttijden invoeren?

    Op dit moment wel. Bij Vektis moet je de wachttijden invoeren. Vektis werkt aan een oplossing, waarmee je wachttijd informatie kunt publiceren op jouw website. Zodra die code actief is op jouw site, wordt altijd de stand van je wachttijden getoond, automatisch en zonder dat je dat nog eens hoeft te doen op de site. Vektis informeert de aanbieders in de ggz wanneer de oplossing beschikbaar is.

  • Mijn vestiging staat er niet bij. Wat moet ik doen?

    Jouw ggz-instelling of -praktijk kan meerdere vestigingen hebben die nog niet geregistreerd zijn in het AGB-register. Wachttijden moeten per vestiging worden opgevoerd. Zorg dus dat in het AGB-register de vestigingen goed zijn vastgelegd. Kijk hier om te controleren of de vestigingen zijn vermeld. Als vestigingen toegevoegd moeten worden aan het AGB-register, volg dan deze link, zodat je weet welke gegevens nodig zijn.

  • Ik heb geen e-mail herinnering ontvangen, hoe kan dit?

    Vektis communiceert grotendeels via e-mail met haar klanten. Wij zien dat instellingen regelmatig e-mail adressen gebruiken die verwijzen naar algemene mailboxen. Dat kan de bedoeling zijn, maar het kan ook zijn dat deze gegevens ooit zijn ingevoerd en daarna nooit meer bijgewerkt. Dus zorg ervoor dat de e-mailadressen juist zijn ingevoerd zodat je geen belangrijke berichten mist, zoals reminders voor het invullen van de wachttijden. Met een VECOZO-certificaat kan je hier je e-mailgegevens bekijken en wijzigen.

  • Waarom moeten ggz-instellingen en -praktijken nu ook wachttijden aanleveren bij Vektis?

    Ggz-instellingen en -praktijken publiceren de wachttijden op hun websites. Informatie is daardoor erg versnipperd beschikbaar. Wanneer mensen beschikbare zorg zoeken, is het zeer lastig om een overzicht te krijgen van beschikbare ggz in bijvoorbeeld de eigen regio. Met de centrale wachttijd registratie bij Vektis zijn zorgverzekeraars, patiëntenorganisaties en zorgaanbieders in staat om cliënten efficiënter aan zorg te helpen.

  • Wat gebeurt er met de wachttijd informatie?

    Vektis verzamelt en registreert de wachttijd informatie. Vervolgens stellen wij het beschikbaar aan diverse partijen in de zorg. Er zijn diverse instellingen, zoals de NZa, de zorgverzekeraars en ook patiëntenorganisaties, die de informatie gebruiken om cliënten sneller naar de juiste zorgaanbieder te begeleiden.

  • Is mijn wachttijd informatie publiek?

    Ja, alle wachttijd informatie die wordt ingevoerd is publieke en openlijk toegankelijke informatie, net als de wachttijd informatie die je op je eigen website publiceert.

  • Ik heb de afgelopen 2 maanden geen patiënten op intake gehad of in behandeling genomen. Moet ik toch wachttijden registreren?

    Voor de aanmeldings- en behandelingswachttijd kunt u nu ook NVT invullen. NVT betekent dat u in de afgelopen 2 maanden geen patiënten op intake heeft gehad of in behandeling heeft genomen.

  • Ik heb een aanmeldstop. Hoe registreer ik de wachttijdinformatie?

    Wanneer u een aanmeldstop heeft kan het voorkomen dat u in de afgelopen 2 maanden wel patiënten op intake heeft gehad of in behandeling heeft genomen. De wachttijden van deze patiënten levert u op de normale manier aan, ondanks dat u een aanmeldstop heeft. Heeft u geen patiënten op intake gehad of in behandeling genomen, dan vult u NVT in voor de hoofddiagnosegroepen of generalistische basis-ggz waarin u actief bent.