Veelgestelde vragen

Zorgverzekeraars hebben Vektis gevraagd namens hen de UBO centraal op te vragen bij zorgorganisaties en door te zetten aan alle zorgverzekeraars. Het voordeel daarvan is dat je de UBO maar 1 keer hoeft aan te leveren en niet bij elke zorgverzekeraar afzonderlijk. Zorgverzekeraars zijn wettelijk verplicht om van alle ondernemingen aan wie zij geld overmaken vast te stellen wie de UBO is of zijn. De Nederlandsche Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken. Het UBO-register van de KvK is momenteel niet openbaar, daarom draagt Vektis zorg voor de UBO-uitvraag.

Banken en verzekeraars zijn verplicht om de UBO vast te stellen. Als zorgverzekeraars niet weten wie de UBO van een organisatie is, dan mogen zij volgens de Sanctiewet 1977 en andere sanctieregelingen geen geld overmaken naar die organisatie. Ook mogen zorgverzekeraars geen geld overmaken aan UBO’s die schuldig zijn bevonden aan het witwassen van geld of financieren van terrorisme en als gevolg daarvan op de Nationale sanctielijst staan. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

Ook wanneer je niet direct met een zorgverzekeraar te maken hebt, kun je wel indirect met ze te maken hebben. Patiënten die je hebt behandeld leveren voor vergoeding van hun factuur een declaratie in bij de zorgverzekeraars. Om deze facturen uit te betalen, controleren zorgverzekeraars wie de UBO is van de onderneming waar de behandeling uitgevoerd is. Is er geen UBO bekend? Dan kan de zorgverzekeraar besluiten niet over te gaan tot betaling.

Zorgverzekeraars zijn wettelijk verplicht om van alle ondernemingen aan wie zij geld overmaken vast te stellen wie de UBO is of zijn. De Nederlandse Bank (DNB) ziet hierop toe en heeft zorgverzekeraars hierop aangesproken.

Het UBO-register van de KvK is momenteel niet openbaar, naar aanleiding van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie. Het is onbekend of en wanneer deze wel weer openbaar wordt gemaakt. Daarom draagt Vektis zorg voor het uitvragen van de UBO namens de zorgverzekeraars. Het voordeel daarvan is dat u de UBO('s) niet bij elke zorgverzekeraar afzonderlijk hoeft op te geven.

UBO staat voor Ultimate Benificial Owner en is de uiteindelijke verantwoordelijke persoon van een organisatie.

De UBO is een belanghebbend natuurlijk persoon die direct of indirect 25% belang heeft in (het vermogen van) de organisatie. Dit kan gaan om stemrechten of een economisch belang. Wanneer er geen UBO's zijn aan te wijzen met een belang van meer dan 25% (bv. bij een maatschap van 6 personen), dienen de belanghebbenden alsnog te worden opgegeven als UBO.

Van een indirect belang is sprake als de enig aandeelhouder van uw organisatie een rechtspersoon is. Voorbeeld: als de belanghebbende van uw organisatie een holding is, zijn wij op zoek naar de natuurlijke personen die de uiteindelijk belanghebbenden zijn van deze holding. Deze natuurlijke personen hebben dan een indirect belang in uw organisatie. Zijn de natuurlijk personen die de uiteindelijk belanghebbenden zijn, direct aan uw organisatie verbonden? Dan spreken we van een direct belang. Op pagina 38 van dit document van de KvK vind je meer uitleg over deze twee typen belang.

Bij beursnoteerde ondernemingen dient het hoger leidinggevend personeel als Pseudo-UBO te worden aangemerkt. U geeft deze door in het UBO-portaal. 

Wanneer er sprake is van betalingsverkeer met zorgverzekeraars en/of er een contract met een zorgverzekeraar is/wordt afgesloten, dient u de UBO-gegevens bij Vektis in te vullen. De betrokken zorgverzekeraars zullen uw organisatie hierop attenderen. Vektis stuurt jaarlijks een herinnering om de UBO-gegevens te verversen. Zo zijn altijd de meest recente gegevens bij de zorgverzekeraars bekend.  Als er gedurende het jaar UBO-gegevens wijzigen, kunt u dat via MijnVektis ook gemakkelijk doorgeven.

Als de zorgverzekeraar uw UBO niet heeft, dan mogen zij niet uitbetalen. Vul de UBO-gegevens in via de button 'UBO doorgeven' in uw MijnVektis-omgeving. U heeft de e-mail waarschijnlijk niet ontvangen omdat het e-mailadres van uw onderneming verkeerd geregistreerd staat. Controleer en wijzig deze daarom ook via AGB Wijzigen. Zo kunnen wij u ook in de toekomst goed bereiken.

Vektis en/of de zorgverzekeraars sturen alleen een mail of brief als de UBO niet bekend is en je deze moet aanleveren. Als u van Vektis of de zorgverzekeraars geen mail of brief hebt ontvangen, dan is er geen actie nodig.

In veel gevallen is de eigenaar van een eenmanszaak bij Vektis geregistreerd als zorgverlener met een persoonlijke AGB-code. Wanneer dit zo is, kunnen wij de UBO van een eenmanszaak afleiden. Bij sommige zorgsoorten of kwalificaties, bijvoorbeeld bij leveranciers hulpmiddelen (76-code) en bij SCEN-artsen is het registreren van een eigenaar niet mogelijk of niet verplicht. Deze eenmanszaken dienen daarom wel de UBO door te geven.

Een jaar na de laatste aanlevering van de UBO-gegevens, sturen wij een email met het verzoek om nogmaals de UBO-gegevens aan te leveren. Zo hebben zorgverzekeraars de meest recente gegevens. Ook als de UBO-gegevens niet zijn gewijzigd vragen wij de vorig jaar opgegeven gegevens te controleren en opnieuw te bevestigen. Zo weten zorgverzekeraars dat zij met de meest recente gegevens werken. 

U kunt de UBO registreren in uw MijnVektis-omgeving, zie hiervoor de button 'UBO doorgeven'. Meer informatie hierover leest u op de webpagina UBO.

Heeft u na het verzenden een bevestiging op je scherm gekregen dat de gegevens zijn  ontvangen? Dan is dit de bevestiging dat het goed is gegaan. U kunt ook de door u opgegeven UBO's in het portaal 'UBO doorgeven' (in de MijnVektis-omgeving) bekijken ter controle of u de juiste UBO-gegevens heeft opgegeven. Wij leveren dagelijks de UBO-gegevens uit aan de zorgverzekeraars.

U kunt in 'UBO doorgeven' (onderdeel van MijnVektis) te allen tijde een wijziging aanbrengen in de UBO-registratie.

Dit is niet nodig. Wij koppelen automatisch de opgegeven UBO-gegevens bij één onderneming, aan alle andere ondernemingen met hetzelfde KvK-nummer. U hoeft dus per set van AGB-codes met hetzelfde KvK-nummer, maar één keer de UBO-gegevens op te geven. Uiteraard dient u de gegevens jaarlijks te controleren en opnieuw in te dienen.

Let op: we kunnen de koppeling niet maken tussen de UBO's van betekenisvolle vestigingen en ondernemingen die onder dezelfde koepel vallen.